Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007
Шрифт:
Почту я стараюсь скачивать не чаще 3-4 раз в день (внеочередной позыв скачать почту – верный признак нежелания делать что-то по-настоящему важное) и тратить в день на ее разбор от 30 до 60 минут в общей сложности, лучше – меньше. Входящие быстро просматриваются, на что можно ответить сразу и быстро – получает свой ответ, и письмо вручную скидывается в одну из архивных папок (структуру папок можно увидеть на скриншоте ниже).
Важное и срочное, но требующее некоторого
Вся наша корпоративная работа построена на общих папках контактов на Exchange-сервере, которые дублируются в мой Outlook. Есть также небольшая личная папка для контактов VIP-персон и друзей, которые нет смысла хранить на корпоративном сервере. В контактах достаточно подробно вносятся обстоятельства знакомства и существенные этапы развития отношений, большие совместные проекты и другая полезная информация. В контактах я использую корпоративную систему категорий (у нас они для отличия от категорий задач начинаются с тройки, например 3КЛИЕНТЫ, 3СМИ), с добавлением пары своих, например 3ДРУЗЬЯ.
Заметками пользуюсь сравнительно редко, в основном при подготовке новых книг. Все мысли, относящиеся к проектам, попадают в их оболочечные задачи, а все стратегические мысли – в бумажный стратегический блокнот.
Outlook я синхронизирую со смартфоном, но исключительно в части раздела «Контакты» – это удобно при звонках. Все остальное мне в смартфоне не нужно, поскольку легкий ноутбук является основным рабочим компьютером, который практически всегда со мной. Кстати, в офисе я иногда подключаю его к стационарному монитору, растягиваю рабочий стол на два экрана, на одном помещаю окна приложений, на другом – открытый календарь Outlook.
Мои личные календари, задачи и контакты хранятся в файлах данных .pst. Раз в год в начале января создается новый файл данных, причем я переношу запланированные встречи в новый год полностью, а вот запланированные задачи стараюсь существенно проредить (обычно многое по зрелом размышлении отпадает и в новый год не переносится). Естественно, раз в неделю делается резервное копирование (pst-файлы у меня лежат в папке «Мои документы» и копируются вместе с ней). Когда я подключаю Outlook к корпоративному серверу (это я могу сделать из любой точки мира, где есть Интернет), кроме личных файлов данных я вижу корпоративные папки контактов, календари и т.п.
Пользовательскими представлениями, как видно из вышесказанного, я пользуюсь
На тренингах часто задают вопрос: сколько времени занимает ведение системы? По моим наблюдениям, порядка 5 минут утром при планировании дня и еще порядка 5-7 минут в общей сложности в ходе дня. Плюс 10—20 минут для просмотра более долгосрочных разделов раз в неделю. Благодаря тому, что все автоматизировано, многие функции взаимоподдерживаются (например, хронометраж получается практически без дополнительных усилий из планирования; задачи – из e-mail), что экономит массу времени. То есть ведение системы занимает столько же времени, сколько записи в бумажном ежедневнике, а вот количество контролируемых задач и встреч, колоссальные возможности аналитики, и, что немаловажно, внешняя привлекательность и аккуратность несравнимы ни с одним бумажным носителем.
Памятка руководителю
Раздел «Календарь» позволяет:
– совмещать на одном экране календари нескольких ваших сотрудников;
– автоматически, с помощью специально настроенного пользовательского представления, отбирать все встречи сотрудника по какому-либо проекту, направлению, области деятельности, копировать их в Excel и анализировать количественно;
– видеть календари друг друга, автоматически планировать совещания.
1. Разделите задачи на гибкие, жесткие, бюджетируемые.
2. Используйте повторяющиеся встречи и многодневные события.
3. Вносите жесткие и бюджетируемые задачи в календарь, гибкие – в панель задач. Жесткие выделяйте синим цветом, бюджетируемые – зеленым.
4. Оставляйте не менее 40% времени в резерве.
5. Корректируйте планы в зависимости от обстоятельств.
Для работы вне офиса синхронизируйте календарь с мобильным телефоном или распечатайте его.
6. Используйте точно определенные ключевые слова для каждого проекта и направления.
Раздел «Задачи» позволяет:
– автоматически получать информацию о прогрессе в выполнении задач;
– видеть задачи сгруппированными по различным признакам: людям, проектам, направлениям, срокам, а также распечатывать эти списки задач к нужным событиям;
– автоматизировать отчетность по исполнению;
– анализировать все выполненные задачи.
1. Определите 5—7 ваших основных контекстов.
2. Сгруппируйте задачи в панели задач по контекстам с помощью категорий.
3. Настройте автоматическое выделение приоритетных задач красным цветом.
4. Гибкие задачи на сегодня относите к категории «1-День», на неделю – «1-Неделя».
5. Просматривайте категорию «1-Неделя» раз в день, наиболее актуальные задачи переносите в категорию «1-День».
6. Используйте оповещение для немногих задач, требующих напоминания о себе в строго определенный момент.
7. Настройте автоматическое удаление выполненных задач из панели задач с целью их дальнейшего анализа.