Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013
Шрифт:
Отводите на жесткие встречи и плавающие задачи не более 60 % рабочего дня. Не менее 40 % должно оставаться на различные непредвиденные обстоятельства – и внутренние, и внешние.
Если вы часто покидаете рабочее место, необходимо побеспокоиться о «мобильной версии» календаря. Настройте синхронизацию Outlook с календарем вашего мобильного телефона – сейчас это умеют делать большинство приличных моделей телефонов, не говоря уже о смартфонах и коммуникаторах.
Другой вариант – распечатывайте расписание из Outlook на лист бумаги формата А4 или А5. Outlook позволяет достаточно гибко настраивать вид распечатываемого
Как называть встречи
Создавая встречи и «плавающие» задачи, придерживайтесь строго определенной системы обозначений. Outlook – чрезвычайно аккуратный и исполнительный секретарь-референт. Но при одном условии: если разговаривать с ним на языке, который он способен понимать.
Все формулировки должны начинаться с определенного ключевого слова, всегда в именительном падеже. Ключевое слово отделяется двоеточием; после двоеточия можно добавить подробности, связанные с запланированной встречей. Например, так.
Такая система нужна для поиска по ключевым словам. Например, вы хотите узнать, сколько времени вы тратите на общение с подчиненным Петровым. Или в случае какого-то спора вам нужно восстановить историю взаимоотношений. В окне поиска в «Календаре» вы вводите ключевое слово «Петров:» и получаете выборку всех встреч, которые были с этим человеком связаны.
Обратите внимание на двоеточие в ключевых словах – оно нужно, чтобы поиск выдавал только те встречи, где слово «Петров:» использовано как ключевое, а не те, в которых просто присутствуют слова «Петров», «Петровский», «Петровка» и т. п.
Аналогично вы можете получить картину всех прошлых и будущих встреч по проекту «Феникс:», клиенту «Бета-лизинг:», по вашей личной ключевой области «Здоровье:» или «Семья:», «Хобби:» и др. Одно из самых важных преимуществ электронного планирования перед бумажным: вы получаете огромный массив данных для анализа и точного понимания, на что реально тратится ваше время.
Для того чтобы найти в календаре встречи по ключевому слову, в Outlook 2013 нужно просто ввести нужное слово в соответствующее поле и нажать изображение лупы справа.
Полезности для руководителя
Главное преимущество при переходе с бумаги на Microsoft Outlook для командной работы – более высокая управляемость при меньших затратах сил. Например, с помощью календарей в Microsoft Outlook 2013
– совмещать на одном экране календари нескольких ваших сотрудников. Это удобно для планирования и сравнения их реальной загрузки, а еще – для сравнения плана с фактом;
– автоматически, с помощью специально настроенного пользовательского представления, отобрать все встречи сотрудника по какому-либо проекту, направлению, области деятельности. Скопировать эти встречи в Excel и проанализировать количественно: например, узнать, сколько времени менеджеры по продажам тратят на общение с клиентами, а сколько – на бумажную работу;
– видеть календари друг друга (если в компании есть Exchange-сервер), автоматически планировать совещания, в том числе с учетом ресурсов (переговорных, мультимедиа-проекторов и т. п.).
Краткие итоги
1. Разделите задачи на гибкие, жесткие, бюджетируемые.
2. Используйте повторяющиеся встречи и многодневные события.
3. Вносите жесткие и бюджетируемые задачи в календарь, гибкие – в панель задач справа от календаря.
4. Жесткие выделяйте синим цветом, бюджетируемые – зеленым.
5. Оставляйте после планирования и бюджетирования не менее 40 % времени в резерве.
6. Заглядывайте в календарь несколько раз в день, корректируя планы в зависимости от обстоятельств.
7. При работе вне офиса синхронизируйте календарь с мобильным телефоном или распечатывайте его на листе А4 или А5.
8. Создавая встречи, используйте точно определенные ключевые слова для каждого проекта и направления.
Чтобы каждый день был вершиной, не терялся в череде простых будней, не оставался черной дырой в истории вашей жизни – над этим днем нужно тщательно работать. Подобно скульптору над глыбой мрамора, удалять все лишнее, проявляя единственно важное.
2. Высшая точка жизни
Обустройте ваш день с помощью раздела «Задачи»
Средоточие нашей жизни, то «пространство», в котором она реально протекает, – это наш день. Просыпаясь утром, мы не знаем: будет ли этот день самым обычным, заурядным? А может быть, именно сегодняшний день окажется самым главным в нашей жизни?
Древние греки писали на могилах не две даты, рождения и смерти, как мы, а одну. Дату высшей точки жизни человека, день его высшего достижения. Для полководца это, возможно, день его величайшей битвы; для поэта – день первой постановки его лучшей трагедии. У этой точки было специальное название – «акме», в буквальном значении «вершина».
Встретите ли вы в наступающем дне главного для вас человека? Увидите ли главную в вашей жизни улыбку? Услышите ли самую-самую лучшую в вашей жизни музыку?
Это зависит только от вас. Чтобы каждый день был вершиной, не терялся в череде простых будней, не оставался черной дырой в истории вашей жизни – над этим днем нужно тщательно работать. Подобно скульптору над глыбой мрамора, удалять все лишнее, проявляя единственно важное.
Перейти Рубикон…