FYI. Книга для Вашего Развития
Шрифт:
Подготовленные им документы достигают поставленной цели и производят желаемое впечатление
ИЗБЫТОК
Сотрудник может тратить на тщательную подготовку документов слишком много времени
Часто без особой необходимости пытается довести документ до совершенства
Может слишком критично относиться к написанному другими
Выберите 1-3 компетенции из перечисленных ниже для компенсации избыточно используемой компетенции
КОМПЕНСАТОРЫ: 1, 2, 3, 12, 15, 17, 27, 32, 38, 44, 46, 48, 50, 51, 53, 57, 62
НЕКОТОРЫЕ ПРИЧИНЫ
Неумелость
Чрезмерная занятость
Многословие; затянутость
Трудности в донесении основной мысли
Неорганизованность
Трудности с грамматикой/ употреблением слов
Документы не адаптированы на аудиторию
ФАКТОРЫ И ГРУППЫ ФАКТОРОВ из «Архитектора лидерства»
Эта компетенция относится к Фактору V: Навыки позиционирования себя в организации; принадлежит Группа L: Эффективное общение (вместе с 49). При желании можете ознакомиться с рекомендациями, относящимися к другим компетенциям этой группы.
КАРТА
ВЫ есть то, что вы пишете. Хороший текст – это такой текст, который эффективно и убедительно доносит до читателей вашу точку зрения и основные мысли. Не больше. Не меньше. Он уважительно относится к времени читателя, к его интеллекту. Научитесь писать так, как если бы в вашем распоряжении было лишь три минуты на то, чтобы изложить свои доводы аудитории, мнение которой важно для вас. Если бы вас остановил пограничный патруль, наставил на вас оружие и спросил, как вы здесь оказались. Что бы вы сделали? Вероятно, вы бы постарались говорить на их языке, четко изложить, что вы хотите, использовать как можно меньше слов, вызвать жалость и сделать акцент на основные моменты, говорящие в вашу пользу. Вы бы не стали мямлить, ожидать, что они сами поймут ваши аргументы; или же прибегать к размытым формулировкам или жаргону, способным сбить их с толку. То же – с хорошим текстом. Используйте как можно меньше слов для выражения своей мысли.
НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
Прежде чем начать писать, подготовьте план. Слишком многие пишут, не имея в плана. Пройдите по списку. Какова ваша цель? Каковы основные мысли? Организуйте основные мысли в виде логического обоснования своей цели. По каждой основной мысли – каковы пять пунктов, которые вам хотелось бы донести до читателя? При составлении текста, если предложение не имеет прямого отношения к цели, или к основным мыслям, его не нужно включать в текст. Что бы сказал ваш идеальный читатель через 15 минут после того как прочитал текст? Кто ваша аудитория? Какова их степень осведомленности в этом вопросе, чтобы вам не повторяться? Насколько вам нужно описывать предысторию вопроса? Какие вопросы возникнут у ваших читателей? Есть ли ответы на них в вашем тексте? Какое время нужно потратить на чтение? Выберите один из текстов, составленных вами за последнее время и проверьте его. Присутствует ли в нем основная тема? В каждом ли абзаце есть главное, тематическое предложение? Если вы употребляете одно предложение на абзац, насколько выстроены логически эти тезисы? Дополнительная помощь? – См. № 47 Планирование.
Составление текста. Придерживайтесь составленного плана. Изложите главную мысль или цель во вступительной части, в одном-двух предложениях. Читатель должен сразу понять зачем ему читать этот текст. Затем выделите от трех до пяти смысловых «кусков». Если их будет больше, читатели упустят мысль. Что во введении захватит внимание читателя и заинтересует его в вашем тексте? История, факт, сравнение, цитата, фотография, анимация? Какими пятью техниками вы воспользуетесь, чтобы завладеть вниманием читателей? Какой стиль будет наиболее уместным? Какие мысли являются приоритетными и как бы вы их пояснили? Некоторые мысли лучше пояснять на примерах, для других требуется логическая аргументация, для третьих – факты и истории. Необходимо варьировать приемы, поскольку таким образом можно «достучаться» до большего числа людей.
Тексты для разных аудиторий. К сожалению, один и тот же документ не может восприниматься одинаково разными аудиториями. Во многих случаях вам придется менять длину, интонацию, ритм, стиль и даже смысл и форму изложения. Если одно и то же содержание вам требуется донести до различных аудиторий, всегда спрашивайте себя, чем различаются эти аудитории. И делайте необходимые корректировки. Пишете для высшего руководства? Выберите форму краткого отчета. В одну страницу.
Не посвящайте читателя в те детали, которые ему не пригодятся. Упоминание деталей уместно только в том случае, если это помогает понять вашу основную мысль или аргументацию. Какие пять фактов могли бы помочь раскрыть вашу мысль? Даже если речь идет о достаточно длинном отчете, эти пять фактов должны быть обозначены в одном-двух абзацах, а не скрыты в тексте. Читатели забудут, почему они читают о каждой проблеме, поскольку проблемы обычно имеют более одной причины, и внимание их будет отвлечено на другие предметы. Немногие люди готовы читать альманахи. Если ваша аргументация строится на числовых данных, оставьте лишь самую малую часть. Остальное вынесите в приложения.
Снабдите текст заголовками и аннотациями, как это делается в газетах. Если информация располагается более чем на двух-трех страницах, разбейте ее на части и присвойте каждой части свой заголовок: «Проблема с закупками», «Почему нет стройной системы закупок», «Альтернативы закупок», «Вопросы, требующие решения» и т.д.
Не теряйте читателей из-за неправильного употребления слов. Устраните все слова с сильной эмоциональной окраской такие как «очень», «огромный», «великолепно» и т.п. Большинство прилагательных и наречий вызывают у читателя паузу, или же выглядят как преувеличения. Аргументы излагаются при помощи логики и фактов, без «потоков речи». Избегайте употребления словосочетаний, состоящих из абстрактных слов (обычно – существительных), таких как «оптимизация процессов взаимодействия персонала». Найдите эквивалент подобным словосочетаниям. Словосочетание, приведенное выше, на самом деле означает «лучший способ для людей общаться друг с другом». Поскольку в любой программе, работающей с текстами, имеются словари синонимов, вы можете ими воспользоваться, если столкнетесь с затруднениями. Для проверки правописания также используйте соответствующую функцию. Труднее выявить неправильное употребление слов. Пожалуй, в этом случае, самое простое – это попросить кого-либо проверить грамматику. Другой, более трудный, но рассчитанный на долгосрочную перспективу, способ – это обзавестись руководством по языковому стилю.
Живость языка. Оживите свой текст. Используйте слова, вызывающие в воображении картинки, где только возможно. Яркие, «видимые» аргументы лучше запоминаются. (Можете ли вы заставить читателя увидеть «проблемы с закупками»? Коробки заполнили все пространство до потолка, перекрыв два прохода). Варьируйте длину и типы предложений. Слишком многие из «писателей» попадают в такую ловушку как «Проворная рыжая лисица перепрыгнула через спину ленивого пса» - простых коротких предложений, выстроенных в длинные, со множеством «виньеток». Превращение глаголов в существительные делает текст скучным. Лучше сказать «Х организовал…», чем «организация была осуществлена Х…». Используйте слова, описывающие действия, активность. Избегайте использования двойного отрицания («не плохо») или скрытых оскорблений («не очень хорошо»). Высказывайте свою мысль, употребляя «активные» слова. Если сложное предложение содержит много запятых, или много простых предложений, оно может выглядеть слишком длинным. Длинные, запутанные предложения получаются обычно в результате превращения подлежащего в сказуемое. В предложении «Сотрудников мотивируют X, Y и Z» сотрудники выступают в роли пассивных объектов получения мотивации. Решите, что мотивирует сотрудников, и вынесите это в начало.
Если вы склонны повторяться, то обычно поясняющие или уточняющие предложения получаются более удачно. Часто, написав что-либо, мы решаем, что требуется пояснение и добавляем еще пару предложений, объясняющих первое. Перечитывая свой текст, мы это замечаем и вычеркиваем последние предложения, что только ухудшает ситуацию. Сначала, прочитайте последние предложения и проверьте, возможно, они написаны более удачно. Если нет, то объедините предложения в одно.