HR #digital #бренд #аналитика #маркетинг

Осовицкая Нина А.

Для эффективного управления проектами был создан уникальный программный продукт – repka.biocad.ru. Это онлайн-платформа, разработанная как единый сервис для работы с задачами проектного планирования, управления ресурсами и улучшения взаимодействия между подразделениями. Интерфейс системы очень прост и интуитивно понятен даже новичкам. Каждое подразделение или кросс-функциональная команда, работающая над проектом, имеет собственную доску задач, на которой отображаются все сотрудники. Каждая задача расположена в колонке в соответствии с ее статусом («Очередь» – > «К исполнению» – > «В работе» – > «Готово»). Сотрудники могут назначать задачи коллегам или целым подразделениям прямо в системе.

Количество команд в REPKA на сегодняшний

день значительно превышает количество подразделений. Это говорит о том, что компания переходит от иерархической организационной структуры к комбинированной.

Таким образом, система REPKA интегрирует необходимые функции и позволяет:

• наглядно структурировать сложные процессы;

• увидеть задачу в разрезе ее выполнения кросс-функциональными подразделениями, что важно для объективной оценки деятельности коллег;

• проанализировать нагрузку сотрудников и планировать деятельность с опорой на текущие результаты, оценить риски;

• упростить и стандартизировать рабочий процесс;

• в рамках единой системы планирования управлять как отдельным продуктовым проектом, так и всем портфелем проектов в целом.

Основные этапы проекта

Этап I: подготовка проекта

 Проведение сравнительного анализа существующих на рынке систем проектного управления (Redmine, «Мегаплан», Planner, MsProject, Taiga, Jira).

 Консультации международных экспертов, встречи с сертифицированным KANBAN-тренером Алексеем Жегловым.

 Анализ бизнес-процессов в компании, проведение интервью с руководителями о специфике работы подразделений.

Этап II: проектирование архитектуры системы

 Написание UseCases, создание прототипа.

 Подготовка технического задания.

 Поиск команды-исполнителя для разработки отдельных модулей системы.

Этап III: реализация

 Проектирование интерфейса системы.

 Прописывание всех бизнес-процессов для гибкой настройки системы под процессы каждого подразделения.

 Загрузка данных в систему.

 Интеграция с корпоративными сервисами компании.

 Разработка программы очного тренинга, настольной игры и дистанционного курса. Очный тренинг длится 8 часов и состоит из настольной бизнес-симуляции управления биотехнологической компанией, теории KANBAN, группового упражнения, теста и консультации по использованию системы в работе.

Этап IV: внедрение

 Обучение сотрудников компании правилам пользования системой:

• однодневный 8-часовой тренинг «KANBAN. Переход к вытягивающим системам». Тренинг начинается с элемента геймификации – настольный игры KANBAN; команда победителей в рамках тренинга получала 1000 баллов, которые можно было обменять на деньги и призы;

• дистанционный курс «Философия KANBAN» на сайте корпоративного университета CUB;

• обучающий блог о нововведениях системы на корпоративном портале.

 Разработка и принятие политики по контролю выполнения задач в электронной системе REPKA.

 Внутреннее продвижение в компании: статьи в корпоративном журнале, проведение интервью с создателями системы, запуск блога, подготовка рассылок, подготовка роликов о преимуществах системы на корпоративном ТВ.

 Разработка принципов нематериальной мотивации сотрудников: конкурс на самого активного пользователя системы [11] ; победителям начислялось 100 «пряников» в разделе «Геймификация» на портале «Пряничная лавка» [12] .

11

Оценка активности по количеству поставленных и выполненных задач.

12

«Пряники» – корпоративная валюта, на которую сотрудники могут купить книги по саморазвитию, сувенирную продукцию, сертификаты на разные активности.

Результаты

Как правило, системы, базирующиеся на философии KANBAN, активно используются ИТ-компаниями. BIOCAD удалость разработать систему, которая удовлетворяет запросы абсолютно всех подразделений, в том числе ученых и исследователей из R&D-департамента.

Поставленная задача № 1: создать единую систему управления проектами.

Достигнутый результат:

 Перевод всех проектов в REPKA: сегодня [13] в системе 308 562 задачи (на ноябрь 2017 года – 39 139 задач).

13

Здесь и далее: данные на октябрь 2018 года.

 Все проекты и задачи, над которыми работают сотрудники, переведены в систему управления проектами REPKA.

Поставленная задача № 2: развитие комбинированной системы управления персоналом и инновационной среды.

Достигнутый результат:

 Выявление 253 неформальных лидеров и менторов.

Система помогает идентифицировать новых лидеров, задействованных во многих кросс-функциональных проектах. Официально количество руководителей в компании – 220 человек. В системе на данный момент выделено 473 лидера. Соответственно, 253 человека – сотрудники, являющиеся ключевыми звеньями стратегических проектов.

 Улучшение кросс-функционального взаимодействия.

В системе отсутствует категория «подразделение», есть только команды, которые работают над общими проектами. На данный момент система насчитывает 130 168 кросс-функциональных взаимодействий. Эти задачи не поднимаются на уровень высшего руководства, а решаются в рамках работы кросс-функциональных групп.

Поставленная задача № 3: обеспечить прозрачность бизнес-процессов.

Достигнутый результат: выгрузка аналитики происходит в режиме реального времени. Метрики, связанные со временем выполнения задач, используемым оборудованием, трудозатратами, задействованными подразделениями/сотрудниками можно выгрузить из системы в режиме реального времени. Данная опция доступна всем сотрудникам компании.

Поставленная задача № 4: наладить взаимодействие между сотрудниками разных подразделений, сократить срок выполнения проектов.

Достигнутый результат:

 В среднем по компании сроки выполнения проектов снизились в 5 раз [14] .

 На 30 % сокращено время вывода на рынок новых препаратов в будущем.

Разработка и вывод нового препарата на рынок занимает порядка 5 лет. Системе REPKA 2 года. Основание для таких прогнозов дает статистика по сокращению сроков выполнения задач в R&D-подразделении. Так, наработка белка (необходимый процесс при разработке препарата, проводится 25 раз в месяц) за 1 месяц теперь занимает 340 рабочих часов. Полгода назад на этот процесс тратилось 680 рабочих часов. Время на проведение синтеза олигонуклеотидов сократилось в течение года на 45 %.

14

Сравнивали данные при старте запуска REPKA, когда все сотрудники перенесли текущие результаты работы, с данными на октябрь 2018 года.