HR #digital #бренд #аналитика #маркетинг
Шрифт:
Для эффективного управления проектами был создан уникальный программный продукт – repka.biocad.ru. Это онлайн-платформа, разработанная как единый сервис для работы с задачами проектного планирования, управления ресурсами и улучшения взаимодействия между подразделениями. Интерфейс системы очень прост и интуитивно понятен даже новичкам. Каждое подразделение или кросс-функциональная команда, работающая над проектом, имеет собственную доску задач, на которой отображаются все сотрудники. Каждая задача расположена в колонке в соответствии с ее статусом («Очередь» – > «К исполнению» – > «В работе» – > «Готово»). Сотрудники могут назначать задачи коллегам или целым подразделениям прямо в системе.
Количество команд в REPKA на сегодняшний
Таким образом, система REPKA интегрирует необходимые функции и позволяет:
• наглядно структурировать сложные процессы;
• увидеть задачу в разрезе ее выполнения кросс-функциональными подразделениями, что важно для объективной оценки деятельности коллег;
• проанализировать нагрузку сотрудников и планировать деятельность с опорой на текущие результаты, оценить риски;
• упростить и стандартизировать рабочий процесс;
• в рамках единой системы планирования управлять как отдельным продуктовым проектом, так и всем портфелем проектов в целом.
Основные этапы проекта
Этап I: подготовка проекта
Проведение сравнительного анализа существующих на рынке систем проектного управления (Redmine, «Мегаплан», Planner, MsProject, Taiga, Jira).
Консультации международных экспертов, встречи с сертифицированным KANBAN-тренером Алексеем Жегловым.
Анализ бизнес-процессов в компании, проведение интервью с руководителями о специфике работы подразделений.
Этап II: проектирование архитектуры системы
Написание UseCases, создание прототипа.
Подготовка технического задания.
Поиск команды-исполнителя для разработки отдельных модулей системы.
Этап III: реализация
Проектирование интерфейса системы.
Прописывание всех бизнес-процессов для гибкой настройки системы под процессы каждого подразделения.
Загрузка данных в систему.
Интеграция с корпоративными сервисами компании.
Разработка программы очного тренинга, настольной игры и дистанционного курса. Очный тренинг длится 8 часов и состоит из настольной бизнес-симуляции управления биотехнологической компанией, теории KANBAN, группового упражнения, теста и консультации по использованию системы в работе.
Этап IV: внедрение
Обучение сотрудников компании правилам пользования системой:
• однодневный 8-часовой тренинг «KANBAN. Переход к вытягивающим системам». Тренинг начинается с элемента геймификации – настольный игры KANBAN; команда победителей в рамках тренинга получала 1000 баллов, которые можно было обменять на деньги и призы;
• дистанционный курс «Философия KANBAN» на сайте корпоративного университета CUB;
• обучающий блог о нововведениях системы на корпоративном портале.
Разработка и принятие политики по контролю выполнения задач в электронной системе REPKA.
Внутреннее продвижение в компании: статьи в корпоративном журнале, проведение интервью с создателями системы, запуск блога, подготовка рассылок, подготовка роликов о преимуществах системы на корпоративном ТВ.
Разработка принципов нематериальной мотивации сотрудников: конкурс на самого активного пользователя системы [11] ; победителям начислялось 100 «пряников» в разделе «Геймификация» на портале «Пряничная лавка» [12] .
11
Оценка активности по количеству поставленных и выполненных задач.
12
«Пряники» – корпоративная валюта, на которую сотрудники могут купить книги по саморазвитию, сувенирную продукцию, сертификаты на разные активности.
Результаты
Как правило, системы, базирующиеся на философии KANBAN, активно используются ИТ-компаниями. BIOCAD удалость разработать систему, которая удовлетворяет запросы абсолютно всех подразделений, в том числе ученых и исследователей из R&D-департамента.
Поставленная задача № 1: создать единую систему управления проектами.
Достигнутый результат:
Перевод всех проектов в REPKA: сегодня [13] в системе 308 562 задачи (на ноябрь 2017 года – 39 139 задач).
13
Здесь и далее: данные на октябрь 2018 года.
Все проекты и задачи, над которыми работают сотрудники, переведены в систему управления проектами REPKA.
Поставленная задача № 2: развитие комбинированной системы управления персоналом и инновационной среды.
Достигнутый результат:
Выявление 253 неформальных лидеров и менторов.
Система помогает идентифицировать новых лидеров, задействованных во многих кросс-функциональных проектах. Официально количество руководителей в компании – 220 человек. В системе на данный момент выделено 473 лидера. Соответственно, 253 человека – сотрудники, являющиеся ключевыми звеньями стратегических проектов.
Улучшение кросс-функционального взаимодействия.
В системе отсутствует категория «подразделение», есть только команды, которые работают над общими проектами. На данный момент система насчитывает 130 168 кросс-функциональных взаимодействий. Эти задачи не поднимаются на уровень высшего руководства, а решаются в рамках работы кросс-функциональных групп.
Поставленная задача № 3: обеспечить прозрачность бизнес-процессов.
Достигнутый результат: выгрузка аналитики происходит в режиме реального времени. Метрики, связанные со временем выполнения задач, используемым оборудованием, трудозатратами, задействованными подразделениями/сотрудниками можно выгрузить из системы в режиме реального времени. Данная опция доступна всем сотрудникам компании.
Поставленная задача № 4: наладить взаимодействие между сотрудниками разных подразделений, сократить срок выполнения проектов.
Достигнутый результат:
В среднем по компании сроки выполнения проектов снизились в 5 раз [14] .
На 30 % сокращено время вывода на рынок новых препаратов в будущем.
Разработка и вывод нового препарата на рынок занимает порядка 5 лет. Системе REPKA 2 года. Основание для таких прогнозов дает статистика по сокращению сроков выполнения задач в R&D-подразделении. Так, наработка белка (необходимый процесс при разработке препарата, проводится 25 раз в месяц) за 1 месяц теперь занимает 340 рабочих часов. Полгода назад на этот процесс тратилось 680 рабочих часов. Время на проведение синтеза олигонуклеотидов сократилось в течение года на 45 %.
14
Сравнивали данные при старте запуска REPKA, когда все сотрудники перенесли текущие результаты работы, с данными на октябрь 2018 года.