Избавь свою жизнь от хлама!

Меллен Эндрю

Обретя уверенность, что на базе общих методов вы разработали логичную для себя систему, отправляйтесь в свой кабинет, чтобы разработать, сформировать и переименовать папки.

Возможно, использование скоросшивателей и дыроколов вас утомляет или отбирает слишком много времени. Но благодаря этой системе вам никогда не придется вытряхивать содержимое папки на пол и перебирать все бумаги. Документ, который вы положили в папку X, больше не найдется случайно в папке Y. Я сэкономил клиентам тысячи долларов и много времени, поскольку всегда настаивал на папках-скоросшивателях.

Во-первых, ничего не потеряется, а дополнительное время, посвященное созданию системы регистрации, гарантирует, что вы никогда случайно не засунете документ в неправильную папку.

Если я вас еще не убедил, просто используйте обычные папки с файлами и будьте очень внимательны в процессе архивации. Эта не та работа, которую можно с чем-то совмещать. Хотя она и однообразна, но требует предельной концентрации, чтобы избежать самых простых ошибок. Мне будет не очень-то приятно закончить словами «я же говорил», если в конечном счете невнимательная регистрация повлечет за собой негативные результаты.

Структурные элементы офиса

Мебель

• Письменный стол.

• Офисное кресло.

• Дополнительные стулья и другие сиденья.

• Шкаф-картотека (офисный шкаф).

• Книжные полки.

• Доска объявлений (маркерная доска).

• Держатель для журналов (стеллаж).

• Несгораемый сейф или шкаф.

• Другое.

Папки с файлами

• Картонные простые папки.

• Папки с бумагодержателями.

• Скоросшиватели и папки-регистраторы (мои любимые).

• Другое.

Бумага: белая, формат А4

• Линованная с тремя отверстиями для подшивки.

• Линованная без отверстий.

• Нелинованная с тремя отверстиями для подшивки.

• Нелинованная без отверстий.

• Нелинованная без отверстий цветная.

• Нелинованная без отверстий других размеров.

• Другое.

Канцтовары

• Регистрационный журнал.

• Календарь.

• Лотки для писем (коробки, корзины для сортировки).

• Брошюровщики.

• Обложки для отчетов.

• Ручки (карандаши).

• Маркеры (фломастеры).

• Стикеры или любые листочки для заметок.

• Учетные карточки.

• Скрепки.

• Зажимы для бумаги.

• Пружины для переплета.

• Яркая тесьма.

• Клей-карандаш (ПВА, резиновый клей, жидкий клей).

• Корректор.

Резиновые кольца для бумаг

• Кнопки чертежные и канцелярские.

• Другое.

Печатные материалы

• Книги.

• Журналы.

• Газеты.

• Каталоги.

• Другие необходимые материалы (источники).

• Другое.

Освещение

• Общее

освещение.

• Местное освещение.

• Другое.

Оборудование и техника

• Шредер (измельчитель бумаги).

• Компьютер.

• Принтер или многофункциональное устройство (принтер, факс, сканер).

• Интернет (высокоскоростной, беспроводной, «позаимствованный» у соседей).

• Другое.

Коммуникации

• Внутренняя сеть.

• USB.

• FireWire.

• Удлинители.

• Предохранитель (аварийный аккумулятор).

• Другое.

Носители информации

• CD.

• DVD.

• Дискеты.

• Накопители.

• Другое.

Внешние накопители

• FireWire.

• USB.

• FireWire/USB combo.

• SATA.

• NAS.

• Другое.

Переносное оборудование

• Трехдырный дырокол.

• Двухдырный дырокол.

• Степлер.

• Антистеплер.

• Ножницы.

• Держатель для клейкой ленты.

• Ручки, карандаши (в подставках).

• Точилка.

• Линейка.

• Конвертовскрывающая машина.

• Бумагодержатели (кнопки в коробках).

• Калькулятор.

• Телефон (наушники).

• Электронный органайзер.

• Пресс-папье.

• Батарейки (AA, AAA, C, D, 9-вольтные и др.).

• Другое.

Перед вами подробный, но не окончательный список вещей, которые могут пригодиться в домашнем офисе. Конечно, вам не обязательно иметь все вышеперечисленное.

Теперь осмотрите свой офис. Используйте этот список как руководство и подумайте, какие вещи вы бы использовали, но не имеете, имеете и не используете (с ними можно быстро разобраться – отправляйте их в контейнер для благотворительных целей), имеете и используете. Пометьте каждый пункт, который есть в вашем офисе. Используйте этот список и принцип «подобное к подобному», чтобы определить, где каждый предмет (группа предметов) будет жить.

От делового офиса к домашнему

Чем больше людей трудятся дома, тем важнее сделать переход от делового офиса к домашнему как можно более безболезненным. Ведь даже работая дома, вы хотите выполнять свои обязанности профессионально.

Если раньше у вас был штат сотрудников, вас может расстроить, что утренний кофе придется пить в одиночестве. Но пусть вас утешит то, что теперь это можно делать в пижаме. Хотя друзья и коллеги, успевшие ее поносить, сошлись на том, что одежда для работы обязательна. По их словам, они более продуктивны и сосредоточены, когда носят брюки и рубашку, а не шорты или спортивные брюки. Верю им на слово.