Кадровая служба без кадровика
Шрифт:
Кроме того, существует два варианта ознакомления работников с должностной инструкцией. Первый вариант предусматривает создание должностной инструкции отдельно для каждого работника, в том числе занимающих одинаковые должности. В этом случае должностная инструкция предусматривает только одну подпись – именно этого работника. Преимуществом этого варианта является то, что в случае необходимости внесения каких-либо изменений в должностную инструкцию при приеме нового работника, нет необходимости заново знакомить всех остальных работников той же должности с новой должностной инструкцией. Во втором варианте каждой должности соответствует одна должностная инструкция, в которой поочередно расписываются после ознакомления все работники занимающие эту должность. Такой вариант удобен тем, что позволяет экономить время и исключает накопление дополнительных документов, как в первом случае. В любом случае право выбора за наиболее удобным вариантом – у организации.
2. Положение об оплате и
Как правило, Положение об оплате и стимулировании труда работников также состоит из нескольких разделов, в качестве примерной структуры может быть названа следующая:
а) Общие положения (в данной части определяется система оплаты труда, указываются цели установления именно такой системы оплаты труда, в качестве которых могут быть, например, названы, повышение мотивации к труду работников, обеспечение материальной заинтересованности работников в улучшении качественных и количественных результатов труда, стимулирование творческого и ответственного отношения к работе.
б) Характеристика системы оплаты труда (в данном разделе необходимо изложить основные условия и принципы выбранной системы оплаты труда, указать конкретный расчет, привести необходимые коэффициенты и ставки)
в) Надбавки (указываются случаи, при которых работнику может быть назначена надбавка, может быть также указано, что надбавка устанавливается в твердой денежной сумме или в процентном отношении к месячному (должностному) окладу на определенный срок или на срок действия трудового договора и т. п.)
г) Премирование (указываются виды и размеры премий, которые предусмотрены на данном предприятии, случаи премирования работников может быть также указаны определенные даты, к которым приурочивается выплата премия или достижение определенных периодов работы, например, по итогам года и т. д.).
3. Штатное расписание. Форма указанного документа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05. 01. 2004 г. – унифицированная форма № Т-3. В соответствии с разъяснениями, изложенными в вышеназванном Постановлении, штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.
В графах 6–8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).
При невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы санного двумя сторонами – руководителем предприятия и работником заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.)
Штатное
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.
4. Соглашение о неразглашении коммерческой тайны организации. Составление данного документа является исключительной инициативой работодателя и не носит обязательного характера. Однако наличие указанного соглашения актуально в том случае если работник в процессе работы имеет доступ к определенным сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия. Этот документ оформляется в виде соглашения и подписывается обеими сторонами. К коммерческой тайне организации в частности могут относиться: сведения (информация) содержащиеся в каталогах, прайс-листах, входящих и исходящих документах организации; сведения о поставщиках организации, в том числе: адрес места жительства, номер телефона менеджера, дилерская цена, условия и порядок расчетов, условия поставок, тексты договоров, инструкций, правил и положений о продаже и поставке, количество заключенных договоров и т. п.; сведения (информация) о партнерах – юридических лицах организации, в том числе: финансовые взаимоотношения с заказчиками, исполнителями, продавцами и покупателями, порядок и форма расчетов, банковские и иные реквизиты; сведения (информация) о партнерах физических лицах организации, в том числе: фамилия, имя, отчество, паспортные данные, адрес места жительства, номер телефона, место работы, номенклатура и объем закупок, форма и порядок взаиморасчетов; результаты финансово-хозяйственной деятельности организации в том числе: объем закупок и продаж, оборот предприятия; состояние склада, объем товарных запасов и др. Указанные сведения (информация) являются собственностью организации и не подлежат разглашению (передачи или использованию), в том числе в виде копий документов, третьим (юридическим и физическим) лицам без письменного согласия руководителя Организации.
В указанном документе также могут быть указаны сведения, которые в соответствии с действующим законодательством не могут являться коммерческой тайной.
5. Положение о порядке обработки персональных данных работников, их правах и обязанностях в этой области. Порядок создания указанного документа, его утверждение, а также содержание практически не установлены законодателем. В ТК РФ лишь имеется ссылка на то, что с указанным документом под роспись должны быть ознакомлены все работники предприятия. Из этого можно сделать однозначный вывод об обязательности присутствия данного положения в кадровом учете любого предприятия. Утверждается данный документ, как и вышеперечисленные локальные нормативные акты руководителем предприятия, после чего предъявляется для ознакомления работникам. В указанном документе должна быть зафиксирована вся процедура получения персональных данных от работника, их использования и хранения. Должен быть определен конкретный перечень документов (их копий), который предприятие получает от работника при его поступлении, какие документы должны быть представлены работником впоследствии. Должен быть также отражен порядок хранения указанных данных в связи с изменением своих паспортных данных, составе семьи т. п. Кроме того, могут быть указаны также права и обязанности работодателя в связи с заключением данного договора. Обязательным условием вышеназванного положения является ответственность сторон и третьих лиц, виновных в нарушении трудового законодательства, локальных нормативных актов предприятия в области использования и защиты персональных данных работника.
1.5. Журналы по кадровому учету (журнал учета работников, журнал учета трудовых договоров, журнал приказов и т. п.)
С целью систематизации информации по кадровому учет на предприятии рекомендуется ведение журналов по кадровому учету, среди которых можно назвать следующие:
а) журнал учета работников. Удобство данного журнала состоит в том, что в нем, при условии его систематического ведения отражается вся информация о действующем составе работников, должностях, которые они занимают. С помощью учета работников, который отражается в данном журнале присваиваются табельные номера работникам. Данный журнал представляет собой совокупность определенных граф, которая может быть изменена по усмотрению предприятия в связи с его спецификой. Ниже приводится примерный перечень таких граф: порядковый, номер, фамилия, имя, отчество работника табельный номер работника, дата его приема на работу, должность работника, реквизиты приказа о приеме и трудового договора, дата увольнения, реквизиты приказа об увольнении, примечание. В случае изменений каких-либо сведений содержащихся в журнале работник обязан своевременно заявить об этом лицу, ответственному за кадровый учет и представить копии соответствующих документов. На основании таких документов вносятся соответствующие исправления в данные о работнике. В случае, если изменение сведений о работнике явилось инициативой работодателя (например, перевод на другую работу, изменении должности и т. д.) измененные сведения вносятся на основании соответствующих приказов.