Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

Захаркина Ольга Ивановна

Кроме того, предприятие имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать их, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено только изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (включая код и номер формы, наименование документа и т. п.).

При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов.

Руководителям

предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не является частной собственностью предприятия, и не может уничтожаться произвольным образом без соблюдения требований законодательства.

1.1.2. Правила оформления кадровых документов

При составлении любого документа необходимо руководствоваться некоторыми правилами. Вначале уточняется цельсоставления документа и вопросы, которые необходимо решить. Соответственно этому выбирается вид документа, форма, которая предполагается определенный стиль и характер изложения текста. Кроме того, изучаются законодательные и нормативные акты, которые регулируют порядок решения вопросов, поставленных в документе. Это позволит обеспечить соответствие содержания документа компетенции адресата и решение грамотно поставленных вопросов. Также необходимо провести сбор имеющейся информации по существу поставленных вопросов. Для этого могут потребоваться справки, докладные и объяснительные записки, письма, акты, заявления и т. п.

После этого составляется проект документа с использованием унифицированных форм или трафаретных текстов и стандартных выражений. Унифицированные формы фактически не составляются, а заполняются, что очень облегчает работу. Трафаретные тексты кадровой службой используются, например, в справках с подтверждением места и стажа работы.

После прохождения процедур редактирования и согласования документ окончательно оформляется и подписывается (утверждается).

К тексту служебного документа предъявляется ряд требований, например:

• достоверность;

• объективность;

• логичность и аргументированность выводов и фактов, приводимых в документах;

• максимальная краткость при полноте информации;

• ясность изложения и однозначность понимания документа;

• продуманность формулировок, тщательный подбор слов.

Деловой стиль предполагает применение устойчивых языковых оборотов, стандартных фраз, использование которых в отдельных документах обязательно (например, при заполнении трудовых книжек, составлении актов, справок). Кроме того, устойчивые словосочетания обеспечивают однозначность понимания документа и сокращают время на его составление. Использование профессиональных терминов должно быть ограничено. Сокращение слов и словосочетаний допускается лишь в общепонятном варианте при первичной расшифровке в скобках.

В зависимости от количества поставленных вопросов документы бывают простые и сложные. Документы, содержащие лишь один вопрос (простые) легче в обработке и направлении на исполнение. Со сложных документов приходится снимать копии и устанавливать очередность исполнения, т. к. чаще всего исполнение таких документов предполагает участие нескольких работников. Также усложняется процесс контроля исполнения документа и возникает вопрос о помещении документа в определенное дело. Поэтому при составлении многочисленных информационно-справочных документов рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы, приказы, постановления обычно предполагают сложную структуру, и формируются в отдельные дела, на обложках которых указан лишь вид документа без раскрытия его содержания.

Для облегчения восприятия сути документа рекомендуется начинать его с изложения существа вопроса с последующим его обоснованием. Также возможно составление документа без мотивировки и обоснования, например, заявление о приеме на работу. Каждая новая мысль документа должна начинаться с нового абзаца, состоящего из двух-трех предложений. Сложные и объемные документы разделяются на части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) с нумерацией арабскими цифрами.

После составления текста документа формулируется его заголовок. Это – обязательный реквизит независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чем?», «о ком?», согласуется с названием вида документа и имеет вид отглагольного существительного («О предоставлении»; «Об открытии»). В протоколах, инструкциях, актах, правилах заголовок отвечает на вопрос «кого?», «чего?» («Правила внутреннего трудового распорядка»). В объемных документах допускается появление подзаголовков. Наличие заголовка дает представление о содержании документа и облегчает его регистрацию, обработку, поиск, организацию контроля исполнения и архивацию.

Если документ предполагает наличие приложения (приложений), в его тексте должна быть отметка об этом. В качестве приложений могут выступать любые документы (инструкции, правила, поясняющие или дополняющие документы и т. д.) В правом верхнем углу документа—приложения обязательна отметка о том, приложением к какому документу они являются (вид, дата и регистрационный номер основного документа).

Документы могут быть изготовлены как на чистом листе бумаге, так и на бланке предприятия с угловым или продольным расположением реквизитов. Кроме того, могут быть использованы и бланки конкретных видов документов (приказ, акт и др.). Название службы кадров указывается обычно на внутренних документах (протоколах, докладных, объяснительных записках).

Обязательным реквизитом любого документа является дата. Дат может быть несколько – составления, согласования, подписания или утверждения, исполнения и др. Основной датой считается дата подписания (утверждения) документа (для большинства кадровых документов) или дата зафиксированного в документе события. Для утверждаемых документов (инструкций, планов) датой документа является дата, проставленная в грифе утверждения документа. В информационно-справочных документах и унифицированных формах дата оформляется арабскими цифрами (02.10.2005), в нормативных – допускается использование словесно-цифрового способа (05 марта 2005 г.).

Рядом с датой в бланке документа обычно предусмотрено место для регистрационного номера, представляющего из себя цифровое или буквенно-цифровое обозначение (Приказ № 8 л/с). Кроме того, регистрационный номер может быть дополнен индексом структурного подразделения, классификатора вопросов, места хранения документов, номера дела по номенклатуре, куда подшит документ и т. д.

Проекты документов, предусматривающих согласование с соответствующими должностными лицами, имеют визы согласования. Виза согласования документа состоит из указания должности визирующего, его подписи и расшифровки, даты: