Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

Захаркина Ольга Ивановна

Полноценная работа кадровой службы возможна при наличии:

• поддержки высшего руководства;

• авторитета кадровых служб и их руководителей;

• подготовленности работников кадровых служб и руководителей, задействованных в системе работы с резервом кадров.

Отсутствие или слабость даже одного из перечисленных факторов значительно снижает эффективность системы работы кадровой службы, либо вообще делает недостижимыми ее цели.

1.2.1. Кадровый резерв

Для того, чтобы на предприятии не возникало проблем из-за отсутствия

специалистов, кадровая служба изучает потребности отделов и подразделений в кадрах. На основе такого анализа ведется работа по формированию кадрового резерва предприятия, т. е. определяются:

• подразделения, направления, отделы, нуждающиеся в кадровом резерве;

• должности, для которых целесообразно готовить кадровый резерв.

Эта работа предполагает:

• определение критериев для кандидатов в резерв;

• предварительное формирование списка (беседа с руководителями отделов, наблюдение, анализ имеющейся информации и документов);

• проведение оценки кандидатов для зачисления в кадровый резерв;

• корректировка и утверждение списка;

• реализация программы кадрового резерва.

Кадровый резерв может быть как внешний, так и внутренний. Внутренний резерв составляют сотрудники предприятия. Он делится на оперативный и перспективный. Оперативный резерв – это сотрудники, которые уже замещают вышестоящих руководителей и готовы без какого-либо дополнительного обучения занять вышестоящие должности. Перспективный резерв – это сотрудники, имеющие высокий потенциал, но нуждающиеся в дополнительном обучении.

Внешний резерв может формироваться по желанию администрации, т. е. предприятие на вакантные позиции будет сознательно привлекать кандидатов со стороны. Кроме того, внешний резерв может формироваться вынужденно, если на предприятии по каким-либо причинам высока текучесть кадров.

Формирование кадрового резерва предприятия способствует выявлению потенциала персонала, а также помогает в случае экстренной необходимости закрыть кадровые «дыры». Какой именно резерв будет формироваться на предприятии: внешний, внутренний или оба – решает руководство предприятия. При этом необходимо учитывать следующие правило: работники пре переводе на новую должность дают выработку 80 %, а вновь принятые на первоначальном этапе только 20 % (процесс адаптации, знакомство с предприятием, его культурой, правилами, коллективом и т. д.). Кроме того, нельзя упускать из поля зрения факторы влияния внешнего рынка, представляющие интерес для сотрудников предприятия, особенно находящихся на ключевых позициях:

• востребованность конкретных специалистов на рынке труда;

• уровень заработных плат;

• кадровая политика предприятий—конкурентов;

• развитие технологий, оптимизация бизнес—процессов и т. д.

Определяющим моментом в работе кадровой службы является ориентированность на потребности предприятия, запросы и нужды руководства и сотрудников. Кроме того, в процессе формирования внутреннего кадрового резерва персонал проходит оценку по определенным критериям.

Например:

• Качество работы:

– ота выполняется без ошибок (с небольшими погрешностями), аккуратно и тщательно, не требует дополнительной проверки, практически без помощи руководителя;

– большое количество ошибок в работе, аккуратность и точность, четкое выполнение инструкций, незначительная помощь руководителя;

– чество работы соответствует предъявляемым требованиям;

– бывают ошибки, небрежное выполнение работы, требуются периодические проверки со стороны руководителя;

– низкое качество работы, постоянные ошибки, требуются постоянные проверки и исправления.

• Объем (количество) работы:

– быстрый и энергичный работник, постоянно с легкостью выполняющий гораздо больший объем работы, чем запланировано;

– быстро выполняющий большой объем работы сотрудник;

– стабильно работающий и выполняющий плановые показатели работник;

– медленно работающий, требующий постоянного подталкивания сотрудник;

– сотрудник, работающий медленно, теряющий много времени впустую, не справляющийся с запланированным объемом работ.

• Присутствие на работе (дисциплина):

– чрезвычайно надежный человек, который всегда на работе и вовремя;

– надежный, редко (по уважительной причине) отсутствующий работник, предупреждающий заранее о своем отсутствии;

– случается отсутствие на работе по уважительной причине, не имеющее серьезных негативных последствий для работы. О своем отсутствии такой работник предупреждает заранее;

– ненадежный, непунктуальный, не предупреждающий о своем отсутствии сотрудник;

– часто отсутствующий или опаздывающий без предупреждения, крайне ненадежный человек.

• Уровень лояльности к предприятию:

– хорошо знающий предприятие и преданный ему сотрудник, который на первое место ставит интересы организации. Не допускающий негативных отзывов о предприятии ни в какой ситуации, позитивно отзывающийся о руководстве, коллегах, как на работе, так и за ее пределами. Такой человек искренне гордится своим предприятием;

– позитивно воспринимающий предприятие, не допускающий неконструктивной критики работник, довольный своей работой;

– работник, удовлетворенный своей работой на данном предприятии, избегающий публично выражать недовольство организацией, коллегами, начальником;

– не ощущающий себя частью организации человек, иногда не сдерживающий негативные эмоции по отношению к предприятию;

– крайне негативно относящийся к организации работы, преследующий свои личные цели.

При работе с кадрами, тем более при формировании кадрового резерва, необходимо помнить следующее: наивысшую ценность представляют не те, кто обладает уникальными знаниями, а те, кто способен постоянно обучаться новому и применять свои знания на практике. Кроме того, уникальные специалисты часто замыкают весь процесс на себе, и в случае, если им приходится покинуть организацию, работа существенно осложняет. Поэтому нельзя строить работу в расчете на конкретного специалиста, иначе есть опасность стать его заложником.