Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база
Шрифт:
В целом же ответственность работников структурного подразделения можно описать одним предложением, например: «Работники отдела за неправомерные решения, действия или бездействие несут дисциплинарную, административную и иную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации».
В Положении о структурном подразделении могут быть разделы, посвященные вопросам, связанным с организацией деятельности подразделения.
«Условия работы подразделения». Данный раздел необходим, если режим работы (рабочее время, время отдыха) в структурном подразделении отличается от установленного
«Оценка деятельности подразделения». Этому вопросу может быть посвящен отдельный раздел Положения. В нем определяются объекты оценки и ее критерии. В первую очередь оценивается продуктивность деятельности подразделения. Она определяется через показатели объема произведенных работ, показатели качества этих работ. Во вторую очередь оценивается эффективность деятельности подразделения, под которой понимается соотношение затрат к конечным результатам деятельности, т. е. фактически к продуктивности. В заключении оценивается активность деятельности подразделения, которая отражает динамику изменения результатов деятельности подразделения за определенный период времени.
В этом же разделе указывается, кто оценивает результаты деятельности подразделения, и как используются итоги такой оценки. Если в организации введены системы стимулирования труда персонала, то этот раздел должен быть согласован с локальными нормативными актами, определяющими виды и порядок применения стимулов (с Положением об оплате труда, Положением о мотивации, Положением о стимулировании или иными актами организации).
«Контроль и проверка деятельности подразделения». В этом разделе Положения определяется, кто контролирует деятельность подразделения (должностное лицо, постоянно или специально создаваемая комиссия, пр.), как осуществляются проверки (периодичность, инициатива и т. д.), какие меры принимаются по итогам проверок, как они оформляются и другие вопросы. Такой раздел включается в Положение о структурном подразделении, наделенном значительной свободой принятия решений, в том числе и в отношении выделенных подразделению материальных и финансовых ресурсов.
«Имущество подразделения». Данные раздел в положении может быть в том случае, если в ведение подразделения передается дорогостоящее имущество. В остальных случаях достаточно сделать отсылку к документам, в которых перечисляется состав имущества, переданного подразделению для выполнения возложенных на него функций.
В разделе «Делопроизводство и отчетность подразделения» решаются вопросы об использовании бланков документов организации, о порядке подготовки документов (общих или специальных правилах делопроизводства), о правилах использования печати структурного подразделения (если таковая есть) и различных штампов. При определении порядка предоставления отчетов о деятельности подразделения, уточняется, в какой форме готовятся отчеты, кто, в какие сроки и с какой регулярностью представляет их руководству организации.
Раздел «Заключительные положения» включается в Положение о структурном подразделении тогда, когда некоторые вопросы остались неурегулированными, и они не могут быть включены ни в один из рассмотренных выше разделов. Например, здесь можно:
• определить порядок внесения изменений в Положение о структурном подразделении (если он не определен в инструкции по делопроизводству в организации);
• установить запрет на возложение на работников подразделения функций, не предусмотренных Положением;
• определить дату введения Положения, если в акте об утверждении Положения (например, в приказе) определена дата, отличная от даты акта об утверждении;
• решить иные вопросы.
Все сотрудники подразделения должны быть ознакомлены Положением о структурном подразделении под роспись. Для этого на последней странице Положения приводится специальная таблица, в которой работники подразделения в порядке старшинства и по мере поступления проставляют соответствующие отметки. Положение о структурном подразделении действует до его отмены или замены его новым.
В процессе деятельности предприятия может появиться необходимость пересмотра и изменения существующих положений. Обычно это происходит в случае переподчинения подразделения, расширения его функций, изменения внутренней структуры. Следует учитывать, что внесение изменений в положение о структурном подразделении может, а в отдельных случаях должно повлечь пересмотр должностных инструкций работников этого подразделения.
Основанием для внесения изменений в положение о структурном подразделении является приказ руководителя организации. Порядок и способы его оформления аналогичны порядку оформления приказа о внесении изменений в должностную инструкцию.
2.2.2. Положение об оплате труда и премировании
Положение об оплате труда и премировании является локальным нормативным актом на предприятиях, где не заключается коллективный договор. Если коллективный договор в организации есть, то положение об оплате труда может быть приложением к коллективному договору. Положение об оплате труда и премировании является основным документом, в соответствии с которым рассчитывается зарплата на предприятии.
Положение об оплате труда и премировании работников является документом, регламентирующим:
• принципы формирования системы оплаты труда;
• порядок расчета денежного вознаграждения за труд;
• критерии и процедуру оценки труда.
В первой части «Основные положения» формулируются цели, задачи и принципы документа.
Положение об оплате труда и премировании вводится на предприятии в целях повышения эффективности производства, усовершенствования системы организации оплаты труда, рационального использования фонда оплаты труда и т. п.
Задачами положения являются:
• повышение эффективности и качества работы персонала;
• введение гибкой системы материального стимулирования;
• повышение эффективности контроля и учёта планирования работ и выполнения заданий;
• стимулирование инициативы и творчества сотрудников;
• раскрытие кадрового потенциала и т. п.
При разработке условий оплаты работодатель руководствуется следующими принципами:
• равная оплата за равный труд, недопущение дискриминации в оплате труда;