Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база
Шрифт:
• функции одного структурного подразделения не должны дублировать функции другого структурного подразделения;
• функции структурного подразделения должны быть увязаны с функциями тех подразделений, с которыми у подразделения существуют функциональные связи;
• функции должны поддаваться структурированию (т. е. разделению на должностные обязанности работников подразделения);
• функции должны быть сформулированы таким образом, чтобы была возможность оценить результаты деятельности подразделения;
• функции не должны выходить за пределы
Данный раздел Положения может разрабатываться не только как «генеральный план» работы структурного подразделения, но и как инструкция (когда наряду с конкретными действиями указываются способы их совершения).
Когда перед структурным подразделением поставлено несколько задач, то функции желательно группировать в соответствии с задачами.
Если подразделение не структурировано на более мелкие единицы, но вместе с тем его функции четко распределены между работниками, то в Положении можно отразить данное распределение. Это поможет впоследствии составить должностные инструкции на работников подразделения.
Функции структурного подразделения могут быть представлены в виде текста или таблицы (что более удобно).
Этот способ изложения более нагляден и позволяет быстро подвести итоги работы структурного подразделения.
«Права». Для выполнения функций подразделениям предоставляются определенные права. Но необходимо понимать различие понятий «права» и «полномочия», т. к. в данном разделе находят отражение и те, и другие.
Под правом понимается свобода субъекта совершать определенные действия или воздерживаться от их совершения по своей воле и по своему усмотрению, при наличии конкретных условий или вне зависимости от каких-либо условий. Например, подразделение может принять к исполнению документы, а может не принять, если в них найдены какие-либо изъяны (несоответствие законодательству, отсутствие соответствующего распоряжения руководителя организации и подразделения и др.).
Предписать же работникам выполнение определенных действий можно путем определения их полномочий, т. е. закрепления и возможности, и обязательности совершать конкретные действия при вполне конкретных условиях.
При формулировании прав и полномочий необходимо соблюдать определенные правила:
• право и полномочие должны соотноситься с определенной функцией или группой функций, т. к. они предоставляются подразделению для надлежащего выполнения стоящих перед ним задач;
• право должно быть сформулировано таким образом, чтобы оно отражало возможность совершения определенных действий, а полномочие – и возможность, и обязанность предпринимать определенные действия;
• если для реализации прав и полномочий рядовыми работниками структурного подразделения необходимо разрешение руководителя подразделения, то порядок его получения должен быть описан в Положении;
• при составлении данного раздела сначала нужно перечислить полномочия, затем – права, а внутри этих блоков – вначале основные полномочия (права), а потом второстепенные;
• если отделить право от полномочия сложно, то лучше закрепить это действие как право.
Права подразделяются на:
• распорядительные (право использовать имеющиеся у подразделения ресурсы – информационные и материальные, запрашивать в других структурных подразделениях необходимые документы и информацию и др.);
• организационные (право проводить совещания по вопросам работы подразделения, знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися подразделения и др.).
Полномочия обычно носят распорядительный характер, например:
• представлять интересы предприятия и структурного подразделения во взаимоотношениях с государственными органами и органами местного самоуправления, сторонними организациями;
• по согласованию с руководством предприятия привлекать внешних специалистов и консультантов для реализации согласованных с руководством проектов и др.
Необходимо, чтобы данный раздел Положения о структурном подразделении ориентировался как на подразделение в целом (общий для всего подразделения перечень прав), так и на конкретных работников. В отдельный блок можно выделить права и полномочия руководителя подразделения, которые он может делегировать своим подчиненным. Соответственно, должен быть определен порядок передачи прав и наделения полномочиями рядовых сотрудников подразделения.
Если на предприятии существуют должностные инструкции, то в данном разделе формулируются, в первую очередь, функциональные права, а не трудовые, предусмотренные ст. 21 ТК РФ.
«Взаимодействие». В процессе решения задач, поставленных перед структурным подразделением, выполнения возложенных на него функций и реализации, предоставленных ему прав, оно взаимодействует с другими структурными подразделениями организации.
Как правило, связи между структурными подразделениями выражаются в совершении определенных действий, имеющих различные характеристики.
Совместные действия. Например, проект общего локального нормативного акта может разрабатываться совместно несколькими подразделениями (рабочей группой, созданной из работников этих подразделений).
Согласованные действия. В данном случае под согласованностью понимается и одновременное выполнение определенных действий несколькими подразделениями для достижения конечного результата, и поочередное (поэтапное) выполнение действий несколькими подразделениями (сначала одно структурное подразделение совершает действие, затем второе и т. д.).