Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

Захаркина Ольга Ивановна

Анкета не заверяется ни печатью, ни подписью работника отдела кадров. Однако если в конце документа приведена фраза «Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого соответствуют документам, удостоверяющим личность, записям в трудовой книжке, документам об образовании, воинской службе», (обычно используется при оформлении личного листка по учету кадров), необходимо предусмотреть место для подписи, фамилии работника кадровой службы, а также для печати.

Анкета становится документом личного дела только в том случае, если соискатель принят на работу. Анкеты кандидатов, не ставших работниками, помещаются в отдельное

дело, которое может вновь использоваться при повторном подборе персонала.

Согласно ст. 86–89 ТК РФ работодатель не имеет права получать сведения, а, следовательно, спрашивать работника:

• о его политических, религиозных и иных убеждениях;

• о его частной жизни (такие сведения могут быть получены только с его письменного согласия);

• о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности (исключение составляют случаи, предусмотренные федеральным законом).

Вопросы анкеты для подбора персонала должны быть согласованы с юристами, т. к. ответы на некоторые из них могут повлечь для нанимателя (даже еще не работодателя) неблагоприятные последствия. Например, вопросы о языке, имущественном, социальном или должностном положении, месте жительства, детях есть в каждой анкете. Если соискатель, убежденный в том, что его деловые качества полностью соответствуют требуемым, получил отказ в заключение трудового договора, он может опротестовать принятое решение работодателя. Если соискатель убежден, что ему отказали по причине, например, что он очень далеко живет от места работы, или не имеет собственного жилья, работодателя могут ожидать неприятности. Согласно части пятой ст. 64 ТК РФ на требование соискателя, которому отказано в заключение трудового договора, работодатель обязан в письменной форме сообщить о причине отказа. Но отказ может быть обжалован в судебном порядке, и не исключено, что предметом судебного исследования и изучения как раз и будет анкета, и вполне допустимо, что представителю работодателя в суде придется объяснять, с какой целью задавались те или иные вопросы.

Рекомендуется включать в текст анкеты защитные оговорки: «работник согласен», «работник не возражает». Также целесообразно предусмотреть в анкете отметку работника напротив оговорки «Подтверждаю верность информации, изложенной выше» или «Мне известно, что представление заведомо ложных сведений при оформлении приема на работу может служить основанием для расторжения трудового договора». Они помогут в случае представления работником подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора и увольнении работника на этом основании (ст. 81 ТК РФ).

Вместо анкеты на предприятии может использоваться личный листок по учету кадров. Требования, предъявляемые к заполнению данного документа, аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению анкеты. Этот вид документа не имеет официально установленной единой формы и может варьироваться предприятием, исходя из его требований к кадрам.

В процессе трудовой деятельности работника кадровая служба предприятия оформляет еще один документ – дополнение к личному листку по учету кадров, который содержит:

• данные о работе после заполнения личного листа;

• данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка (награждения, взыскания, дополнительное образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках, и т. д.)

Характеристика – это официальный документ, который при необходимости выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. По направленности пользования характеристики делятся на внутренние и внешние. Характеристика составляется отделом кадров или руководителем структурного подразделения, в котором осуществляет свою деятельность работник. Она также может быть подготовлена совместно со службой безопасности предприятия (при наличии таковой). Инициаторами составления характеристики могут быть:

• руководство предприятия;

• сам работник;

• сторонние организации;

• судебные и иные государственные органы власти.

Составление характеристики для внутреннего пользования может потребоваться с целью изучения личности работника на предмет:

• поручения какой-либо работы;

• повышения в должности;

• отправки в командировку;

• поиска мотивации сотрудника;

• определения степени доверия для допуска к тайне, или передачи материальных средств);

• совместимости с коллективом;

• прогнозирования поведения в неадекватных ситуациях.

По инициативе работника характеристика составляется по его запросу при переводе на другую работу, поступлении в учебное заведение, поездки за границу. При получении официального запроса судебных и иных государственные органов о представлении характеристики для разрешения вопросов, связанных с личностью работника, необходимо представить данный документ в указанные сроки. Такие характеристики предназначены для внешнего пользования и подлежат обязательному заверению печатью предприятия и подписью его руководителя. В тексте обязательно должно быть указание «Характеристика выдана для представления в ________________…».

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеетследующие реквизиты:

• название вида документа (характеристика);

• указание должности лица, которому выдается характеристика;

• наименование организации, выдающей характеристику;

• имя, отчество и фамилия сотрудника;

• текст;

• подписи, печать.

Текст характеристики излагается от третьего лица. В нем можно выделить следующие составные части.

Первая – это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника.

Вторая часть текста характеристики – данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т. п.).

Третья часть – собственно характеристика, оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника:

• его отношения к работе;

• творческого потенциала;

• работоспособности;

• дисциплинированности;

• уровня профессиональной пригодности;

• степени контактности и коммуникабельности;

• поведения в быту;

• субъективные выводы о способностях работника;

• рекомендации по использованию выявленных качеств;

• приблизительный «психологический портрет»;

• вероятностный прогноз поведения;

• иные факты и выводы, заслуживающие внимания заинтересованных лиц.

Четвертая часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.