Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства
Шрифт:
В разделе, посвящённом составу реквизитов документов, расписаны данные по группам: первая группа реквизитов 01-08 содержит в себе герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, название подразделения организации, должности авторов документа, данные организации справочного характера. Вторая группа реквизитов 09-16 включает: наименование, дату, ссылку на регистрационный номер, место составления, уровень доступа, адресата, гриф подтверждения утверждения. В третьей группе реквизитов документа 17-18 описываются характеристики и требования к заголовкам текста документа и самого текста. Четвёртая группа реквизитов 19-30
По поводу бланков также существуют утверждённые государство требования. ГОСТ определяет форматы для простых документов, для резолюций, мест для печатей, указывает размеры для полей, места расположения реквизитов, виды используемой бумаги.
В приложениях к ГОСТу приводятся схемы расположения реквизитов документа на титульном листе, образцы фирменных бланков документов организации с расположением на них реквизитов.
Самое важное в оформление документа это его: шрифты, наличие герба, реквизиты (ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, справочные данные документа), отметка об ограничении доступа к содержащейся в документе информации, обращение к адресату, печать организации (если таковая используется в документообороте организации), подпись.
Специалисту по кадровому делопроизводству необходимо знать, что такое оформление документа и как оно осуществляется. Что руководствоваться в данном процессе следует ГОСТ Р №7.0.97-2016, который является обязательным документом федерального уровня. Что на основе этого документа разрабатываются все внутренние локальные акты имеющие отношение к документообороту в компании. И, что за ошибки в оформлении документов может наступить ответственность не только перед непосредственным начальником.
Ведение документов по персоналу – это неотъемлемая часть кадрового делопроизводства. В кадровое делопроизводство входят вопросы разработки и ведения документации в отношении управления персоналом, движения кадров и кадрового учёта, учёта рабочего времени, расчёта с персоналом.
Кадровый учёт завязан на формировании правовых отношений работодателя и работника в оформлении различных документов, предназначенных отражать информацию по работнику или по всей организации, создание внутренних правил регулирующих работу в компании более конкретно по сравнению с общими обязательными регламентами.
Ведение кадровых документов в рамках кадрового учёта, это:
формирование личных дел сотрудников;
расчёт и начисление заработной платы, премий и иных выплат;
составление расписания штата;
учёт рабочего времени;
оформление справок, заявлений и больничных листов;
сдачу периодической отчётности в органы налоговой инспекции, статистики и ПФР;
составление графика отпусков и контроль за их исполнением;
подготовку кадровых приказов;
ведение документации по найму новых работников;
аттестацию и оценку сотрудников;
соблюдение правила защиты личных данных работников;
ведение
В зависимости от масштабов организации каждый из пунктов может быть представлен целым отделом с несколькими работниками в каждом, а может весь список быть исполняться единственным работником. Часто в маленьких фирмах, кадровым учётом занимается главный бухгалтер, так как обладает необходимыми знаниями по ведению первичной документации. От количества работников и сложности бизнес-процессов зависит объём обрабатываемых документов, так как существует два их вида: обязательные документы в организации и необязательные.
Само ведение документа – это работа с ним на протяжении всего его «жизненного цикла»: от создания (получения) документа, до его списания в архив (уничтожение по завершению срока хранения). С одними документами срок работы достаточно короткий, например приказ разрабатывается, согласовывается, утверждается, доводится до сведения, списывается в архив. А у других фаза активного взаимодействия с кадровиком достаточно интенсивна и продолжительна. К таким документам относятся, в том числе, всевозможные журналы и книги учёта, контроля и тому подобные:
Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности;
Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу сроком хранения 75 лет;
Журнал учёта листков сообщений и корешков к ним;
Книга по учёту бланков специального воинского учёта;
Книга учёта передачи бланков специального воинского учёта, военных билетов и личных карточек;
Журнал регистрации работников, выбывающих в командировку;
Журнал регистрации уведомлений;
Журнал регистрации заявлений;
Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу сроком хранения 5 лет;
Журнал регистрации записок, представлений;
Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек;
Книга учёта движения трудовых книжек;
Журнал регистрации актов;
Журнал регистрации справок;
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
Журнал проверок состояния воинского учёта и бронирования граждан, пребывающих в запасе;
Журнал регистрации направлений на медосмотр.
Количество журналов учёта и регистраций чего-либо может быть неограниченное количество. Не всегда на первый взгляд бюрократия в организации отвечает принципу целесообразности. Но если рассмотреть ситуацию пристальнее, становятся понятны мотивы руководства введение в документооборот какого-то журнала. Обычно это сигнализирует о некачественной формализации и отработке бизнес-процессов в компании, следствием чего и является введение дополнительной промежуточной точки контроля. Грамотное переформатирование трудовых функций позволяет устранить избыточные процедуры и повысить эффективность бизнес-процессов в целом.