Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет
Шрифт:
Объем современного делового письма, особенно электронного, отличается своей лаконичностью и, как правило, для удобства восприятия не должен превышать одной страницы.
Существуют несколько способов оптимизации этого объема. Первый из них пришел в деловое письмо из договоров, а именно: «Между ООО “Заказчик” и ООО “Исполнитель” (далее по тексту “Стороны”) заключен договор на оказание клининговых услуг № 155 от 21.04.2022 г. (далее по тексту “Договор”). Согласно п. 6 вышеуказанного Договора, Стороны обязались…».
Таким образом, конкретика по договору (его наименование, номер и дата заключения) в письме упоминается только один раз в самом начале, а далее по тексту используются слова «договор» и «стороны». При этом и отправителю, и адресату четко понятно, о каком именно договоре и сторонах идет речь в письме.
Вторым способом сокращения объема делового письма является
В подтверждение вышесказанного о сокращениях, приведем расхожую в наше время шутку: «Люди, пишущие „спс“ вместо „спасибо“, что вы делаете с кучей освободившегося времени?»
Главное предназначение электронной почты – это обмен информацией и данными, поэтому большинство электронных писем отправляются с вложением. В деловом этикете для подобных писем существует целый ряд правил, а именно:
– информация должна быть оформлена в виде отдельного файла с вложением и прикреплена соответствующим образом к электронному письму;
– само письмо должно содержать краткий сопроводительный текст относительно этого вложения;
– информационные данные большого объема необходимо предварительно архивировать – сжимать с помощью специальных программ-архиваторов, в результате чего происходит уменьшение размера файла. Самый популярный формат архивирования файлов – zip. Программ-архиваторов существует несколько, какие-то установлены на компьютерах по умолчанию, какие-то необходимо покупать: WinZip, WinRAR, PeaZip, Bandizip, 7-Zip;
– форматы специальных программ, объемы и размеры передаваемой информации предварительно лучше согласовывать с получателем, особенно при пересылке большого вложения, превышающего 1 мегабайт;
– файлы, прикрепленные к электронному письму в виде вложения, лучше называть так, чтобы получателю не приходилось их переименовывать при сохранении. Если во вложении необходимо направить коммерческое предложение, то для удобства своего партнера логично в названии файла указать, что это коммерческое предложение, название поставщика. Например, КП ООО «Искра». При отправке отчета в адрес вышестоящего руководства называть файл нужно не просто словом «отчет», но и указывать тему отчета и фамилию исполнителя. Например, «Годовой отчет о проведении тендеров, К. В. Звягиной».
Как только деловое письмо написано, оно становится черновиком, и его ни в коем случае нельзя отправлять сразу, без проверки.
Письмо должно быть перечитано как минимум один, а лучше пару-тройку раз и лучше вслух для проверки стилистики, логической последовательности, а также грамматики, орфографии и пунктуации. Мельчайшая ошибка, на которую обязательно обратит внимание адресат, может отвлечь его внимание от сути вопроса, испортить впечатление о компании в целом или об уровне профессионализма ее сотрудника.
Если деловое письмо носит официальный характер и адресовано важному для компании партнеру, лучше попросить коллегу или коллег посмотреть документ, что называется, свежим взглядом, не забывая при этом об ответной услуге, когда потребуется аналогичная помощь.
Также перед отправкой электронного письма при помощи функции вложения необходимо прикрепить к нему все приложения, на которые идут ссылки по тексту письма.
Если время позволяет, а возможности показать письмо коллеге нет, рекомендуется дать письму отлежаться, т. е. не отправлять его сразу после написания и проверки, а оставить на полчаса-час. Как показывает опыт, именно после вышеуказанного времени его качественно улучшают.
Грамотно подготовленное и оформленное деловое письмо во много раз увеличивает вероятность положительного разрешения ситуации.
Пример из личной практики авторов. В одной строительной компании все закупки свыше 600 тысяч рублей проводились с помощью использования одного их передовых инструментов закупочной деятельности – электронной торговой площадки B2B, ссылка: https://www.b2b-center.ru/.
При
– разъяснений по каждому запросу участников;
– решений организатора о выборе победителя тендера с обоснованием этого выбора;
– обоснований отмены той или иной конкурентной процедуры.
Поскольку подобного рода письма являются для каждой компании ее имиджевой составляющей, прежде чем отправлять документы в мир, автор книги, работавшая тогда в компании директором службы закупок и снабжения, лично проверяла каждый черновик каждого делового письма, размещаемого на ЭТП, зачастую исправляя и дополняя его, что давало развернутый ответ поставщикам и подрядчикам, исключая лишние звонки с требованием пояснений.
Между отправкой письма и получением ответа на него существует некое время ожидания. Так же, как и в живом диалоге, в переписке существует понятие комфортного и дискомфортного времени ожидания ответа.
В деловой среде эти понятия индивидуальны для каждой конкретной ситуации. Например, при проведении закупки одним из самых динамичных способов – переторжки, которая порой проводится по электронной почте или с помощью мессенджера, время ожидания ответа от поставщика длительностью даже полчаса-час будет дискомфортным как для самого заказчика, так и для других участников закупки по причине отсутствия необходимой динамики, требуемой при проведении данной конкурентной процедуры.
В другом случае, например при запросе коммерческого предложения на разработку проекта, ожидание ответа от потенциальных партнеров-проектантов даже в две-три рабочих недели будет абсолютно комфортным для заказчика.
Примеры из практики авторов.
Переторжка – одна из эффективных и часто встречающаяся закупочных процедур, представляющая собой аукцион на понижение, при котором потенциальные поставщики добровольно снижают стоимость своего ценового предложения на поставку товаров, выполнение работ или оказание услуг.
Процедура переторжки требует высокой динамики и происходит либо за круглым столом с личным присутствием представителей поставщиков или подрядчиков, либо на торгах электронных торговых площадок (ЭТП) в режиме реального времени с определенным шагом аукциона и установленным временем ожидания между шагами.
Политикой о закупочной деятельности одного из производственных предприятий ярославской области с целью повышения конкурентной борьбы между поставщиками и экономией рабочего времени сотрудников отдела закупок предусматривалась процедура переторжки посредством использования электронной почты.
Надо отметить, что выбранный предприятием формат процедуры проведения переторжки применяется на практике довольно редко по причине того, что ожидание ответа от поставщика длительностью даже в один час будет дискомфортным для заказчика.
Как показывает закупочная практика, подобное ожидание по длительности снижает азарт других игроков рынка, что грозит снижением динамики хода торгов и понижением эффективности данной закупки для заказчика.
В одной небольшой, но динамично развивающейся воронежской строительной компании в ходе проводимых на предприятии закрытых тендеров процедура переторжки по регламенту могла проводиться любым удобным способом. Выбор способа оставался на усмотрение сотрудника, проводящего закупочную процедуру, при согласовании с директором по закупкам и снабжению.
Зачастую переторжка проводилась в мессенджере, при этом участникам процедуры разрешалось подавать свое улучшенное ценовое предложение, просто написав новую цифру в мессенджере, не оформляя дополнительных коммерческих предложений на фирменном бланке с синей печатью и подписью генерального директора.
При проведении переторжки подобным способом закупщик всего за несколько часов рабочего времени мог провести конкурентную процедуру, получить окончательные ценовые предложения всех участников, на основании которых подготовить сводную таблицу предложений и выложить ее в группу того же мессенджера «Тендерный комитет» для коллективного подведения итогов тендера.
Подобный, либеральный подход в компании повышал динамику проведения каждой конкретной закупочной процедуры. Помимо этого, отсутствие в компании заформализованности подходов и процессов, в том числе и закупочной деятельности, позволяли компании достигать оперативности в работе.