Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет
Шрифт:
Повествование от третьего лица – демонстрация деловому партнеру объективной точки зрения. Такой прием позволяет автору письма оставаться над ситуацией или над проблемой, занимая нейтральную позицию отстраненного наблюдателя действия, констатирующего исключительно факты, а не его заинтересованной стороной и активным участником. Письма, написанные в третьем лице, носят более официальный тон, что, во-первых, соответствует характеру и этике деловой переписки, а во-вторых, особенно важно при ведении переписки по негативным моментам сотрудничества, например, рекламациям и претензионной работе с поставщиками и подрядчиками.
Таким образом, логичнее при написании деловых писем выбирать точку зрения от третьего лица, когда уполномоченный
Выбранный тон при написании делового письма отражает отношение авторов документа к происходящему и должен быть уместен для различного вида событий и ситуаций.
Так, например, тон претензионного письма должен быть серьезным и официальным, ответа на рекламационное письмо – вежливым и понимающим, письменного выговора подчиненному – жестким и безапелляционным, а вот тон приглашения коллег на фуршет в честь дня рождения должен быть веселым и легким.
Определившись с нужным тоном, придерживаться его необходимо на протяжении всего делового письма. Внезапные перепады тона, как и настроения, дезориентируют адресата, создавая впечатление, что автор письма сам не определился в своем отношении к происходящему или не уверен в том, о чем он пишет.
1. Настоящим сообщаем Вам, что…
2. Обращаем Ваше внимание на то, что…
3. Доводим до Вашего сведения…
4. Во избежание… просим Вас…
5. Просим Вас предоставить информацию о… (для…)…
6. Предлагаем Вам рассмотреть возможность…
Время в деловом письме показывает, когда происходит действие, событие, сложилась ситуация или возникла проблема: в настоящем, прошлом или будущем.
Как известно, для убедительности делового письма необходимо использовать больше фактов, в том числе и временных, т. е. указывать конкретные даты и время и ссылаться на них. Таким образом, вместо написания в претензионном письме формулировки «В ТМЦ, поставленных Вами на стройплощадку на прошлой неделе, выявлено отклонение по качеству, а именно…», лучше писать так: «В поставке ТМЦ от 25.07.2021 года, доставленных на стройплощадку в 11 часов 30 минут 25.07.2021 г. по ТТН № 558 от 25.07.2021 г., выявлено существенное отклонение по качеству, а именно…».
Если в письме от делового партнера нет точного указания времени и даты, например: «Мы получили ваш сломанный компьютер вчера, и он будет починен на следующей неделе», то следует выбирать и вести отчет от того времени, когда был составлен документ либо когда он был получен.
Стандартные для ведения деловой переписки гарнитуры и их размеры также регламентированы ГОСТом Р 7.0.97–2016.
Основными двумя, которые имеются на каждом компьютере, считаются шрифт Times New Roman № 13 и 14 с засечками или рубленый шрифт Arial № 12 и 13. Если в
В зарубежной практике стандартными для ведения деловой переписки являются Times New Roman и Cambria № 12. На Западе считается, что именно эти шрифты смотрятся наиболее профессионально и читабельно по сравнению с более рублеными шрифтами типа Verdana, Arial, Eras, Franklin.
Шрифт текста письма должен обязательно сочетаться, но не обязательно совпадать со шрифтом и размером шрифта шапки фирменного бланка компании, а также ее логотипом.
Пример из личного опыта авторов. В одной креативной российской компании в качестве корпоративного шрифта, используемого в шапке фирменного бланка компании, был выбран нетрадиционный Albertus Extra Bold, который отлично сочетался с логотипом компании.
В другой компании, занимающейся цветочным бизнесом, в качестве корпоративного шрифта при написании писем и сопроводительных записок к букетам был выбран необычный French Script, который очень похож на рукописный в лучших традициях старомодных личных деловых писем.
Еще в одной компании, работающей с американскими партнерами и поставляющими российскую мебель из натурального дерева в США, использовался Californian FB в качестве подчеркнутого уважения к иностранным партнерам.
Поля каждого листа делового письма должны быть одинаковыми применительно ко всему документу и его приложениям.
Стандартные размеры полей при написании делового письма считаются следующие:
– левое поле – 20 мм;
– правое поле – 10 мм;
– верхнее поле – 20 мм;
– нижнее поле – 20 мм.
Для написания делового письма обычно используется стандартный формат бумаги: белая, А4, размером 210 мм x 297 мм. Подобная бумага выпускается несколькими производителями, самые распространенные марки – SvetoCopy Classic, «Снегурочка», Ballet A4 Classic и Nota. Она продается в пачках по 500 листов в любых магазинах канцелярских товаров и книжных.
Всем известно, что деловое письмо, как и человека, встречают по одежке, поэтому при их написании нельзя пренебрегать качеством бумаги, в частности, ее белизной. Бумага, предназначенная для записей и имеющая серый цвет категорически не подходит для написания деловых писем.
Плотность бумаги также является одним из показателей ее качества. Обычно, этот показатель указывается на упаковке. Для формата А4 он колеблется от 60 до 250 г/м2. Для офисной бумаги, которая будет использоваться для написания деловых писем, лучше выбирать белую офисную бумагу с плотностью не менее 80 г/м2, но лучше использовать бумагу плотностью 100 г/м2.
Глава 2. Электронное деловое письмо
В деловой среде электронная почта на сегодня является одним из самых распространенных официальных каналов связи. Ежедневно на всех предприятиях, начиная от малых и средних, заканчивая крупными корпорациями, происходит отправка и получение огромного количества электронных писем от коллег, руководства и деловых партнеров.
Электронная почта является более живой, динамичной и менее формализованной формой общения по сравнению с деловыми письмами на бумажном носителе на фирменном бланке организации. Тем не менее существует ряд правил, которые при их соблюдении относят электронное послание к разряду деловой электронной переписки, которая имеет юридическую силу даже при рассмотрении споров между предприятиями в арбитражном суде.