Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса
Шрифт:
Если у вас только два или три десятка подобных дел, то можно хранить напоминания о них в одном списке под названием «Первоочередные действия», к которому вы будете обращаться, как только появится свободная минутка. Впрочем, для большинства из нас их количество колеблется между 50 и 150. В таком случае имеет смысл разбить ваш список «Первоочередных действий» на такие категории, как «Звонки», которые необходимо совершить, или «Ключевые вопросы по проекту», которые нужно задать на еженедельной планерке.
Все нужно упрощать до предела,
Как и в случае задач, которые требуют активного решения, вам понадобятся хорошо организованные, отдельные системы для хранения вопросов, не предполагающих активных действий с вашей стороны. Такие системы делятся на три категории: мусор, отложенные дела и помеченные материалы.
Мусор
Слово мусор говорит само за себя. Выбросьте все, в связи с чем вы ничего не будете предпринимать и к чему не будете обращаться. Если вы будете оставлять эти проблемы среди других категорий, они серьезно повредят вашей системе.
Отложенные дела
Есть две группы проблем, кроме мусора, которые не требуют срочных действий, но должны храниться в вашей системе. Еще раз обратим внимание на то, что крайне важно отделить проблемы, которые требуют активных действий, от проблем, не предполагающих никаких срочных шагов с вашей стороны. Если вы этого не сделаете, то остановитесь в нерешительности перед ворохом бумаг, стопками папок и списков, не зная, что делать и с чего начать.
Допустим, вы обнаружили что-то интересное в служебном письме или электронном сообщении, где изложена идея проекта, который вы, возможно, захотите осуществить, не сегодня, а когда-нибудь. Может быть, вы захотите вернуться к этой идее позже, чтобы пересмотреть возможность принятия определенных мер по ее реализации. Например, у вас в корзине «Входящие» оказывается брошюра, рассказывающая о следующем сезоне в местном зале симфонической музыки. Бегло просмотрев брошюру, вы замечаете, что концерт, который вам действительно интересен, состоится только через четыре месяца — слишком долгий срок, чтобы загадывать (вы не знаете, каким будет ваш график командировок на это время), но сейчас вы дома и хотели бы пойти на предстоящий концерт. Как следует поступить с этой брошюрой?
Есть два типа систем «отложенных дел», которые позволяют организовать информацию этого рода: списки «Когда-нибудь/может быть» и упорядоченные напоминания.
«Когда-нибудь/может быть». Ведение постоянного списка дел, которые вы хотите сделать когда-нибудь, но не сейчас, может быть полезным и приятным занятием. Такой список является «стоянкой» для проектов, которые сегодня никак нельзя сдвинуть с места, но и напрочь забывать о них вы тоже не хотите. Вы хотите, чтобы вам регулярно напоминали об этих возможностях.
Типичный список «Когда-нибудь/может быть»:
Купить лодку для ловли окуней
Выучить
Пойти на занятия по акварельной живописи
Купить сервант на кухню
Построить маленький бассейн
Купить Кэтрин самокат
Покататься на воздушном шаре
Попутешествовать по штату Монтана
Изучить возможности программы Photoshop
Учредить некоммерческую организацию
Записать сотрудников на видео для рекламного ролика
Найти Стаффорда Лайонса
Купить цифровую видеокамеру
Посетить северную Италию
Пойти в подмастерья к своему плотнику
Сделать подсветку для статуй во дворе
Построить японский пруд
Перевести старые фотографии в цифровой формат
Установить дома удаленный доступ к сети
Возможно, вы разделите свой список «Когда-нибудь/может быть» на подгруппы, такие как:
• Компакт-диски, которые я хочу купить.
• Видеокассеты, которые я хочу взять на прокат.
• Книги, которые я хочу прочесть.
• Вина, которые я хочу попробовать.
• Места, которые я хочу посетить в выходные.
• Развлечения, которые я хочу устроить детям.
• Семинары, которые я хочу посетить.
Вы должны периодически просматривать этот список, если собираетесь извлечь из него максимальную пользу. Я предлагаю вам включить просмотр списка в еженедельный пересмотр дел (об этом ниже).
Упорядоченные напоминания. Самый лучший способ хранить напоминания — заносить их в специальный блокнот, который иногда еще называют списком «висящих» или «последующих» задач. Это — система, позволяющая вам писать самому себе послания, которые вы можете получить в определенный день в будущем.
Ваш календарь также может выполнять эту функцию. Например, вы можете поместить в календаре напоминание о том, что 15 марта нужно платить за коммунальные услуги за месяц, а 12 сентября в зале Civic Auditorium будет постановка «Лебединого озера» в исполнении Большого театра.
Более подробно мы остановимся на этом в главе 7.
Многие материалы, которые попадаются вам на глаза, не требуют активных действий, но содержат ценную информацию. У вас возникает желание сохранить эти сведения, чтобы обратиться к ним по мере необходимости. Их можно хранить в бумажном или цифровом формате.