Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса
Шрифт:
Печатные материалы — все, что угодно: от меню местного индийского ресторана с доставкой блюд на дом, до планов, схем и информации об инвесторе ландшафтного проекта — лучше всего хранить в эффективных системах, предполагающих физический доступ к данным. Их диапазон весьма широк: от страниц в отрывных блокнотах или записных книжках, если речь идет о списке любимых ресторанов или телефонных номеров родительского комитета, до целых выдвижных шкафов с папками аккуратно собранных материалов о слиянии корпораций.
Электронные хранилища также могут иметь различный вид: от базы данных, доступ к которой обеспечивает вся локальная сеть, до целевых справочных материалов и архивных папок, хранящихся
Самый важный аспект, о котором следует помнить: ссылка должна быть конкретной, обращение к информации должно, в случае необходимости, осуществляться без проблем. Системы помеченной информации обычно создаются в одной из двух форм: (1) хранилище материалов по темам и предметам и (2) общее хранилище помеченных материалов. Первый тип обычно определяется способом хранения материалов: например, шкаф с материалами, рассортированными по разным контрактам или датам; ящик, содержащий исключительно конфиденциальные данные об оплате труда сотрудников; или ряд шкафов с закрытыми судебными делами, к которым нужно обращаться во время последующих процессов.
Общее хранилище помеченных материалов. Второй тип системы хранения информации для обращения должен быть под рукой у каждого, кому нужно где-то держать специализированные сведения, не относящиеся ни к одной из конкретных категорий. Нужно где-то хранить инструкцию для пользования вашим мобильным телефоном, заметки с заседания по проекту Смита и те несколько иен, которые вы не успели поменять во время последней поездки в Токио (и хотите потратить во время следующего визита).
Отсутствие эффективного общего хранилища информации, к которой когда-то придется обратиться, может стать одной из самых серьезных проблем на пути освоения эффективной персональной системы управления деятельностью. Если вы не можете легко и быстро (и даже с удовольствием) рассортировать «неприкаянные» материалы, то вы их не упорядочиваете, а нагромождаете. Если эти материалы не имеют четкого начала и конца, то визуальная и психологическая черта между проблемами, которые требуют активного решения, и проблемами, которые не предполагают никаких действий, стирается: ваше сознание придет в полное замешательство. Создание эффективной, действенной системы для хранения данной категории проблем имеет критическое значение для обеспечения высокой продуктивности труда без внутреннего напряжения (подробно эта система рассмотрена в главе 7).
Одно дело — записать на бумажке, что нужно купить молока, и другое — вспомнить об этом, находясь в магазине. Точно так же, записать напоминание о том, что нужно позвонить другу, чтобы узнать имя агента по продаже недвижимости, и вспомнить об этом, находясь у телефона в свободное от работы время — это разные вещи.
Вы должны быть в состоянии пересматривать всю картину своей жизни и работы с требуемой периодичностью и на всех уровнях. Для большинства людей суть управления рабочим процессом заключается в постоянном пересмотре проблем. Именно на этом этапе вы каждую неделю рассматриваете незавершенные проекты и незамкнутые циклы на уровне в 10 000 футов, как я это называю (см. ниже). Это — ваша возможность пересмотреть все дальнейшие действия и различные варианты с тем чтобы принять правильное решение о том, как поступать в определенной ситуации.
Если вы следуете системе персональной организации, в структуру которой, как я посоветовал, вы включили список проектов, перечень следующих шагов и список ожидаемых событий, то для поддержания работы такой системы вам не придется прилагать особых усилий.
Инструментом, к которому вы будете обращаться чаще всего, вероятно,
Регулярно просматривайте свои списки задач: это позволит выбросить их из головы.
После просмотра календаря вы чаще всего будете обращаться к списку первоочередных действий. Подобные списки представляют перечни намеченных шагов, которые вы можете предпринять, если в течение дня у вас появится свободное время. Если вы рассортировали их в соответствии с обстановкой («Дома», «За компьютером», «При встрече с Джорджем»), то они будут иметь значение только в соответствующих обстоятельствах.
Списки проектов, ожиданий и списков «когда-нибудь/может быть» следует просматривать сугубо по мере необходимости: регулярность просмотра этих списков должна позволить вам выбросить их из головы.
Все проблемы, которые могут требовать активных действий, можно пересматривать достаточно часто для того, чтобы ваше сознание не пыталось постоянно о них помнить и напоминать вам о них. Чтобы можно было доверять быстрым интуитивным решениям, которые вы время от времени принимаете в отношении дальнейших действий, вы должны постоянно выходить на более сложный уровень. На основе опыта работы с тысячами клиентов я могу утверждать, что со временем эта привычка перерождается в модель поведения, имеющую критическое значение для достижения успеха: еженедельный обзор.
Все ваши незамкнутые циклы (т. е. проекты), планы на будущее, списки следующих шагов, ежедневники, списки ожиданий и даже списки «Когда-нибудь/может быть» нужно пересматривать раз в неделю. Это также позволит вам освободить сознание от проблем и убедиться, что все «хвосты» за последние несколько дней подтянуты — собраны, обработаны и упорядочены.
Жизненные проблемы охватывают широкий круг интересов, и тот, кто обдумывает одну из них, не обращаясь к остальным, — просто мечтатель, недостойный вершить судьбы мира.
Если вы обычный человек, вам прекрасно известно, что дела могут выйти из-под контроля всего за несколько дней напряженной работы. Вам не захочется отвлекаться от текущей работы, которой и без того много, на то, чтобы постоянно поддерживать безупречный порядок в своих делах. Однако чтобы позволить себе роскошь спокойно отдохнуть, вам, вероятно, придется раз в неделю проводить в доме генеральную уборку.
Еженедельный обзор — это время:
• сбора и обработки всей «рутины»;
• пересмотра вашей системы;
• обновления списков;
• упорядочения, прояснения, продвижения и завершения.
Большинство людей не располагают завершенной системой и не получают реальной отдачи от пересмотра своих проблем по следующей причине: их обзор не полон. У них по-прежнему остается чувство, что они что-то упустили из виду. Вот почему отдача от внедрения всей процедуры растет, по крайней мере, в геометрической прогрессии: чем более полной является система, тем больше вы ей доверяете. А чем больше вы ей доверяете, тем сильнее будет ваше желание сохранить ее. Еженедельный обзор — верный способ поддерживать этот стандарт.