Как работать по четыре часа в неделю
Шрифт:
1. Если вы пользуетесь Outlook или подобной программой, отключите звуковое оповещение и автоматический прием-отправку сообщений, из-за которых вы узнаете о новых письмах сразу же после их получения.
2. Проверяйте электронную почту всего два раза в день: первый раз около полудня или перед обедом, второй – в 16:00. К этому времени у вас наверняка накопится максимальное количество ответов на разосланные ранее письма. Никогда не проверяйте почту первым делом по утрам [19] . Вместо этого закончите самые важные задачи до 11 утра, чтобы потом не откладывать их, ссылаясь на необходимость
19
Одной этой привычки хватит, чтобы изменить вашу жизнь. Казалось бы, мелочь, а эффект поразительный. – Примеч. авт.
Светло-серые участки – время, отведенное для высокоприоритетных задач.
Публикуется с любезного разрешения SANDIA.
Перед тем как начать проверять почту дважды в день, создайте автоматический ответ на письма, который приучит вашего босса, коллег, поставщиков и клиентов действовать эффективнее. Я посоветовал бы вам не спрашивать разрешения на это нововведение. Помните одну из наших десяти заповедей: просите прощения, а не разрешения.
Если вам все-таки боязно, поговорите с непосредственным начальником и предложите пробный запуск автоответа на один-три дня. В качестве причины сошлитесь на незаконченные проекты, необходимость постоянно отрываться от дела и вызванное этим раздражение. Не стесняйтесь списать все на спаммеров или найти другого козла отпущения.
Вот простой шаблон электронного письма, которым можно воспользоваться:
«Друзья (уважаемые коллеги)!
В настоящее время ввиду большой загрузки я проверяю почту и отвечаю на письма дважды в день – в 12:00 и в 16:00.
Если требуется экстренное вмешательство, прошу связаться со мной по телефону 555-555-5555.
Благодарю за понимание и заверяю, что эта мера направлена исключительно на рационализацию рабочего процесса и повышение его эффективности. Она поможет мне делать больше и обслуживать вас лучше.
Искренне Ваш,
Следующим этапом станет максимально быстрый переход на проверку почты раз в день. Экстренные случаи – большая редкость. Люди зачастую не могут дать адекватную оценку тому или иному событию, делают из мухи слона, придают важность мелочам. Автоответ на письма – инструмент, который не снижает общую эффективность, а заставляет людей задуматься, стоит ли отвлекать вас от дела, помогает снизить значение события и сократить количество контактов, отнимающих время.
Поначалу я ужасно боялся пропустить важный вопрос и стать невольно причиной катастрофы, вероятно, как опасаетесь и вы, читая эти рекомендации. Но все обошлось. Рискните, приготовившись в процессе устранять мелкие неувязки.
Если хотите узнать, какой вариант личного автоответа на письма никогда не вызывал жалоб и до сих пор дает мне возможность проверять почту только раз в неделю, отправьте письмо по адресу template@fourhourworkweek.com . За три года автоответ подвергся небольшой правке и теперь работает, как амулет.
Шаг второй – поставьте заслон от входящих телефонных звонков и максимально ограничьте
1. По возможности пользуйтесь двумя телефонными номерами, например офисной линией (для несрочных дел) и мобильником (для срочных дел). Можно также завести два мобильных телефона или пользоваться для несрочных дел виртуальным телефонным номером, который переводит звонки в онлайн-службу голосовых сообщений (например, www.skype.com ).
Укажите номер телефона в автоответе на электронные письма и отвечайте на звонки, кроме тех случаев, когда позвонивший неизвестен или вы не хотите отвечать. Если сомневаетесь, препоручите голосовой службе ответить на звонок, а потом прослушайте сообщение целиком, чтобы оценить его важность. Если с ответом можно не спешить, не спешите. Люди, которые отнимают у вас время, должны научиться ждать.
У офисного телефона отключите звук и держите автоответчик постоянно включенным. Ваше сообщение должно напоминать автоответ по электронной почте:
«Вы позвонили Тиму Феррису.
В настоящее время ввиду большой загрузки я прослушиваю голосовые сообщения и отвечаю на них дважды в день – в 12:00 и в 16:00.
Если требуется экстренное вмешательство, прошу связаться со мной по телефону 555-555-5555. Или же оставьте сообщение, и я перезвоню вам в 12:00 или 16:00. Не забудьте указать свой электронный адрес, чтобы я мог ответить вам быстрее.
Благодарю за понимание и заверяю, что эта мера направлена исключительно на рационализацию рабочего процесса и повышение его эффективности. Она поможет мне делать больше и обслуживать вас лучше.
Всего хорошего».
2. Если вам звонят по мобильному телефону, значит, дело срочное, к которому надо отнестись соответственно. Тем не менее не позволяйте позвонившим отнимать у вас время. Начинать надо с приветствия. Сравните:
Джейн (поднимает трубку): Алло!
Джон (позвонивший): Алло, это Джейн?
Джейн: Я слушаю.
Джон: Привет, Джейн, это Джон.
Джейн: О, привет, Джон. Как вы?
или: О, привет, Джон. Как дела?
Забыв, зачем позвонил, Джон втягивает вас в разговор ни о чем, из которого потом придется выруливать, да еще выяснять цель звонка. Можно найти более эффективный подход:
Джейн: Я слушаю.
Джон: Привет, это Джон.
Джейн: Привет, Джон, у меня тут кипит работа. Чем могу помочь?
Возможное продолжение:
Джон: Ну тогда я потом перезвоню.
Джейн: Нет, минута у меня найдется. Я вас слушаю.
Не поощряйте пустую болтовню, не давайте людям повода разговориться. Сразу переходите к делу. Если собеседник увиливает от прямых ответов или пытается перенести разговор на неопределенное время, не давайте ему увернуться, добейтесь четкого ответа. Если он долго и путано объясняет суть проблемы, перебейте его словами: «(Имя), извините, что перебиваю, но мне сейчас должны позвонить. Чем конкретно я могу помочь?» Можно сформулировать мысль по-другому: «(Имя), извините, что перебиваю, но я жду важного звонка. Вы не могли бы объяснить все в письме?»