Как управлять проектами
Шрифт:
Построение диаграммы Ганта позволяет:
• распределить очередность действий таким образом, чтобы соблюдалась последовательность их выполнения по времени и важности;
• исходя из даты окончания проекта вычислить наиболее оптимальную дату начала работы над ним;
• увидеть, какие из действий требуют жесткого соблюдения сроков реализации, а какие можно растянуть во времени;
• наглядно продемонстрировать членам команды важность своевременного завершения порученной им работы и взаимозависимость каждого этапа проекта;
• вычислить риски срыва действий
Последовательность действий при составлении диаграммы
Для составления диаграммы Ганта необходимо:
• определить основные действия, которые требуется совершить для реализации проекта;
• запланированные действия внести в первую колонку таблицы по принципу очередности их выполнения;
• во второй колонке фиксировать время, которое планируется потратить на завершение каждого действия в днях (неделях, месяцах);
• последующими колонками разбивать временной период, отведенный на проект, на дни (недели, месяцы);
• продолжительность выполнения каждого из запланированных действий демонстрировать с помощью отрезка, захватывающего определенное количество времени;
• параллельно отрезку, фиксирующему точное время выполнения действий, отмечать отрезки «запаса времени», намечающие самые ранние сроки начала работ и критические сроки завершения.
Принципы составления диаграммы
При составлении диаграммы следует руководствоваться некоторыми принципами:
• важно, чтобы выполнение ключевых мероприятий и действий высокой степени важности не приходилось на один промежуток времени;
• необходимо оставлять запас времени в расчете на неблагоприятное течение обстоятельств для всего проекта и каждого его действия;
• если выполнение действия может состояться лишь после выполнения предыдущего, необходимо запланировать решение последнего на возможно более ранний период времени;
• распределение нагрузки на исполнителей проекта должно быть равномерным по времени. Если в начале работы член команды перегружен, а в конце не знает, чем заняться, это вина планировщика;
• действия, не требующие конкретных сроков разрешения, надо вносить в карту после определения пиков нагрузки и частично свободных дней; их можно запланировать на менее загруженное время.
Как выглядит диаграмма
Диаграмма Ганта оформляется в виде таблицы, содержание ее можно варьировать и дополнять важными для составителя графами.
...
Например:
1. Сведения о количестве дней или недель, отведенных на выполнение каждого действия.
2. Фамилия менеджера или название отдела, ответственного за выполнение действия.
3. Степень важности и своевременности выполнения каждого пункта плана.
Интеллект-карты Составление интеллект-карты является одним из самых эффективных способов предоставления информации по принципу «как думает мозг». Карта сочетает в себе элементы образности и логики, а значит, задействует оба полушария мозга.
...
Именно на привлечении и правою, и левого полушарий основывается эффективность карты.
Цели составления
Построение интеллект-карты позволяет:
• наглядно фиксировать на одном листе все действия, необходимые для работы над проектом: поскольку вся информация со держится в одном документе, ее составные части не теряются и всегда находятся перед глазами;
• включить в процесс планирования проекта оба полушария мозга применять данную технику на всех этапах работы над проектом и для разных целей: для решения возникающих проблем, выполнения текущих действий, организации рабочего времени;
• четко структурировать информацию по проекту, постоянно обновлять и менять данные, информировать членов команды о состоянии дел, не прилагая к процессу информирования дополнительных усилий;
• мотивировать себя и персонал на качественную работу, «программировать» мозг на удачное завершение проекта.
Последовательность действий при составлении
Для составления интеллект-карты необходимо:
• поместить в центр листа ключевой образ, который нес бы в себе информацию о главной цели проекта;
• нарисовать направления, по которым будет работать проект: веток должно быть немного, они должны давать представление об основных составляющих ключевого образа;
• «развить» центральные направления за счет дополнительный побегов, которые будут представлять собой все ассоциации, связанные с этим направлением;
• по необходимости продолжать развивать «побеги», не забывая иллюстрировать их ключевыми словами и ассоциативными рисунками;
• составить интеллект-карты на все этапы работы над проектом, постоянно обновлять сведения.
Принципы составления
При составлении интеллект-карты необходимо руководствоваться некоторыми принципами:
• интеллект-карта оформляется с помощью ключевых слов, символов и рисунков, а не привычных для нас лаконичных и сухих записей;
• для подключения правого полушария мозга образы, используемые в оформлении карты, должны быть мультисенсорными, они должны рождать зрительные, слуховые, вкусовые, кинестетические, обонятельные, осязательные и другие ощущения;
• для более отчетливого восприятия надписи должны состоять из одного или минимума слов, делаться печатными буквами;