Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие

Волгин Владислав Васильевич

♦ обеспечить кассира разменной монетой и купюрами в пределах остатка денежных средств по кассе в количестве, необходимом для расчета с покупателями (кассиру запрещается иметь в кассе личные деньги и деньги, не учтенные через кассовую машину), а также чековыми лентами, красящей лентой и другими расходными материалами в соответствии с типом машины;

♦ дать указание кассиру о начале работы, убедившись в исправности машины и готовности рабочего места к началу работы.

Перед началом обслуживания покупателей кассир обязан:

♦ проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленты, установить дататор на текущую дату, перевести нумератор на нули;

♦ включить машину в электросеть и проверить ее работу от электропривода получением нулевого (без обозначения суммы) чека;

♦ напечатать два-три нулевых чека с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильности установки дататора и нумератора (в конце дня нулевые чеки необходимо приложить к кассовому отчету);

♦ протереть кожух сухой тряпкой и установить со стороны покупателя табличку со своей фамилией;

♦ разместить необходимый для работы инвентарь (например, микрокалькулятор).

В течение смены работающий на кассовой машине должен обеспечить тщательный уход и бережное обращение с ней, содержать ее в чистоте и порядке.

Кассиру запрещается покидать кассовую кабину без уведомления администрации магазина. В случае необходимости покинуть кассовую кабину он должен закрыть ее ключом, предварительно отключив

и закрыв на ключ кассовую машину. Все ключи должны находиться у кассира.

Операции ввода сумм следует осуществлять в соответствии с руководством по эксплуатации на данный тип кассовых машин.

Расчеты с покупателями необходимо производить в следующем порядке:

• определить общую сумму покупки (по показанию индикатора кассовой машины или с помощью микрокалькулятора) и назвать ее покупателю;

• получить от покупателя деньги за товары, четко назвать полученную сумму, положить деньги отдельно на виду у покупателя;

• напечатать чек на контрольно-кассовой машине;

• назвать сумму причитающейся покупателю сдачи и выдать ее вместе с чеком {при этом бумажные купюры и разменную монету следует выдавать одновременно );

♦ после окончательного расчета положить полученные от покупателя деньги в денежный ящик.

В случае возникновения у покупателя сомнения в правильности суммы выданной ему сдачи, он может потребовать у администрации магазина «снятия кассы». «Снимать кассу» без разрешения администрации кассир не имеет права.

На выдаваемом покупателю чеке и контрольной ленте обязательно должны быть отражены следующие реквизиты:

♦ наименование организации;

♦ идентификационный номер организации налогоплательщика;

♦ заводской номер контрольно-кассовой машины;

♦ порядковый номер чека;

♦ дата и время покупки;

♦ стоимость покупки;

♦ признак фискального режима.

Одновременно с выдачей товара чеки погашаются штампом или надрывом в установленных местах.

В случае отключения электроэнергии, если оно зарегистрировано в энергоснабжающей организации, расчеты за купленные товары без применения контрольно-кассовых машин возможны только при условии выдачи покупателям специальных чеков, являющихся бланками строгой отчетности. Их форма утверждена Министерством финансов Российской Федерации по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам.

Чеки контрольно-кассовых машин на приобретение товара действительны только в день их выдачи покупателю.

Если покупатель по какой-либо причине возвращает чек, то кассир вправе выдать по нему деньги только при наличии на чеке подписи директора магазина или его заместителя. Деньги по неиспользованному чеку возвращаются покупателям обязательно той кассой, которая его выдала.

В конце смены кассиром совместно с администрацией магазина составляется «Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам» (форма №КМ-3), где перечисляются номера и суммы каждого неиспользованного (в том числе ошибочно пробитого) чека. После этого чеки погашаются, наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию. Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом (секцией), старшего кассира и кассира-операциониста.

Сумма по акту на возвращенные покупателями чеки заносится в журнал кассира-операциониста. В нем также указывается количество напечатанных за день нулевых чеков.

В случае возникновения неисправностей в работе кассовой машины кассир обязан выключить ее и с помощью установленной в кабине сигнализации вызвать представителя администрации, чтобы совместно определить характер неисправности. При неясном печатании реквизитов на чеке, невыходе чека или обрыве контрольной ленты они должны проверить оттиски чека на контрольной ленте, подписать чек (если чек не вышел, вместо него получить нулевой), указав на обороте правильную сумму (рубли прописью, копейки цифрами), и подписать места обрыва контрольной ленты, предварительно проверив отсутствие пропусков нумерации. Склеивать контрольную ленту или работать без нее запрещено.

Если неисправность невозможно устранить силами кассира, то администрация вызывает технического специалиста, сделав соответствующую запись в «Журнале учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ» (форма № КМ-8). Окончание работы на кассовой машине, вызванное ее неисправностью, оформляется так же, как при окончании смены. При этом в журнале кассира-операциониста делается запись о времени и причине окончания работы.

При закрытии магазина или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия магазина, кассир должен подготовить денежную выручку и заполнить «Справку-отчет кассира-операциониста» (форма № КМ-6), которые сдаются по приходному ордеру старшему (главному) кассиру. В небольших магазинах с одной-двумя кассами деньги сдаются кассиром непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете.

В присутствии кассира представитель администрации снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту и подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы.

По показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и на конец рабочего дня определяется сумма выручки. Она должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте (за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям по неиспользованным кассовым чекам) и совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины.

После того, как показания счетчиков сняты и определена фактическая сумма выручки, в журнале кассира-операциониста делается запись, скрепляемая подписями кассира и представителя администрации.

При расхождении фактическая сумма выручки определяется сложением сумм, напечатанных на контрольной ленте. Если полученная сумма не совпадает с выручкой, определенной по счетчикам (регистрам), то представитель администрации с кассиром должны выяснить причину расхождений и занести выявленные излишки или недостачи в соответствующие графы журнала кассира-операциониста.

В случае выявления недостачи денежных средств администрация магазина должна принять меры к взысканию ее с виновных лиц в установленном порядке. Излишки денежных средств приходуют по учету с отнесением на результаты хозяйственной деятельности.

После оформления кассовых документов кассиру (продавцу) необходимо:

подготовить кассовую машину к следующему дню (в соответствии с требованиями руководства по эксплуатации на данный тип машины);

закрыть ее чехлом, предварительно отключив от сети;

сдать ключи от кассовой машины и кассовой кабины директору (заведующему) магазина или старшему (главному) кассиру.

Обязанностью старшего (главного) кассира является составление сводного отчета «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» (форма №КМ-7).

Этот отчет является приложением к справке-отчету кассира-операциониста за текущий день. Вместе с актами и приходно-расходными ордерами они передаются в бухгалтерию до начала работы следующей смены.

Контрольные ленты, журнал кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее пяти лет.

Ответственность за обеспечение хранения названных выше документов несет руководитель предприятия.

Правила взаимодействия участников процесса приемки

Комплекс

операций. С момента заключения контракта на закупку товаров логистической службе следует выполнить целый комплекс операций по организации будущей приемки этих товаров на склад.

Комплекс операций включает:

♦ работу со службой закупок;

♦ работу с поставщиками;

♦ работу с перевозчиками;

♦ работу со службами хранения и учета;

♦ работу с приемной комиссией;

♦ работу со службой качества;

♦ работу со службой реализации;

♦ работу с грузовой службой.

Службы, участвующие в приемке

Работа со службой закупок.

Логистической службе должна быть передана информация:

♦ о товарах, которые намерено закупить предприятие – физические параметры, габариты, вес, объем, вид тары и упаковки, назначение товаров (для переработки, для внутреннего использования для продажи с предварительной фасовкой или без нее и т. п.);

♦ объем закупок, объем партий, ожидаемые сроки прибытия товаров;

♦ контрольные параметры для приемки грузов от перевозчиков;

♦ контрольные параметры для приемки товаров от поставщиков;

♦ после заключения контрактов – копии контрактных спецификаций;

♦ после получения извещений об отгрузках – комплект товаросопроводительных документов, полученных от поставщиков.

Работа с поставщиками. На доконтрактной стадии и после заключения контрактов логистическая служба должна согласовывать и контролировать исполнение поставщиком правил классификации грузов, обязанностей отправителя, маркировки грузовых мест.

Работа с перевозчиками заключается в сопровождении грузов, согласовании места, времени и способа разгрузки поступающих товаров, а также порядка приемки груза по количеству мест и весу, состава сдающих и принимающих комиссий, форм документов, подписываемых при сдаче-приемке, порядка предъявления претензий.

Организация сопровождения поступающих грузов включает следующие обязательные моменты:

♦ заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;

♦ оперативный контроль готовности поставщиков к поставке заказанных складом партий товаров;

♦ содействие поставщикам, при необходимости, в организации перевозок – выборе перевозчиков, выборе транспортных средств, фрахтовании судов и т. п.

♦ организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг своих партнеров-перевозчиков;

♦ требование от поставщиков своевременного направления и контроль высылки всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.), требование предварительной высылки копий документов факсом или электронной почтой;

♦ контроль фактических сроков погрузки и отправления партий товаров;

♦ контроль прохождения грузов по маршруту доставки – через известные пункты в пути следования, через пункты перевалок на другие виды транспорта, через погранпункты и таможни;

♦ контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);

♦ резервирование площадей для временного размещения и приемки груза;

♦ планирование технических средств и рабочей силы для разгрузки.

Работа со службой хранения заключается в согласовании мест временного размещения принимаемых грузов, мест размещения товаров после приемки, выделения сотрудников для участия в приемке. Кроме того, выполняется согласование операций по документированию приемки:

♦ подготовка документации для оприходования товаров, ввод информации в базу данных в день приемки; оприходование только всей партии после приемки, блокирование и т. п.;

♦ подготовка актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству;

♦ определение складской области, складской зоны, конкретного места (адреса) хранения;

♦ подготовка задания на перемещение товаров на склад и размещение их по местам хранения;

♦ получение подтверждение перемещения товаров.

Особо согласовывается пометка входящих товаров специальным блокирующим кодом, например «поврежденная упаковка» или «необходимость прохождения карантина». В этом случае данный товар не будет доступен для оформления продаж. Блокировка снимается после выполнения необходимых работ.

Работа с приемной комиссией состоит в разработке и контроле:

♦ процесса приемки продукции по количеству;

♦ процесса приемки продукции в случае обнаружения недостачи или излишков;

♦ документов, заполняемых при приемке продукции на склад;

♦ процесса приемки продукции по качеству;

♦ процесса приемки продукции в случае обнаружения несоответствия продукции установленному качеству;

♦ документов, регламентирующие приемку товаров на склад;

♦ нормативных сроков приемки товаров по качеству.

Работа со службой качества заключается в согласовании методов контроля качества, отбора проб и образцов.

Работа со службой реализации на этапе подготовки к приемке состоит в согласовании операций с товарами и порядка приемки в зависимости от назначения товаров (транзитная отгрузка сразу после приемки, размещение на склад, отправка в цех для переработки или обработки и т. п.).

Работа с грузовой службой заключается в заказе и согласовании необходимой техники и рабочих бригад для разгрузки поступающих грузов, для перемещения грузов при приемке и после приемки в зону хранения. В одних случаях размещением товаров по местам хранения целесообразнее заниматься грузовой службе (контейнеры, лесоматериалы, металлопрокат и т. п.), в других – службе хранения (мелкие партии, в складах с рельсовыми штабелерами, межстеллажными лифтами и т. п.).

Порядок актирования некачественных товаров

По результатам приемки продукции по качеству и комплектности с участием представителей поставщика или незаинтересованной организации составляется акт приемки о фактическом качестве и комплектности полученной продукции. Форма акта приемки такая же, как и в случае оформления недостач, она приведена в приложении.

Акт должен быть составлен в день окончания приемки продукции по качеству и комплектности.

В этом акте должно быть указано:

а) наименование получателя продукции и его адрес;

б) номер и дата акта, место приемки продукции, время начала и окончания приемки продукции; в случаях, когда приемка продукции с участием представителей произведена с нарушением установленных сроков приемки, в акте должны быть указаны причины задержки приемки, время их возникновения и устранения;

в) фамилия, инициалы лиц, принимавших участие в приемке продукции по качеству и в составлении акта, место их работы, занимаемые ими должности, дата и номер документа о полномочиях представителя на участие в проверке продукции по качеству и комплектности, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки продукции по качеству;

г) наименования и адреса изготовителя (отправителя) и поставщика;

д) дата и номер телефонограммы или телеграммы о вызове представителя изготовителя (отправителя) или отметка о том, что вызов изготовителя (отправителя) особыми условиями поставки, другими обязательными правилами или договором не предусмотрен;

е) номера и даты договора на поставку продукции, счета-фактуры, транспортной накладной (коносамента) и документа, удостоверяющего качество продукции;

ж) дата прибытия продукции на станцию (пристань, порт) назначения, время выдачи груза органом транспорта, время вскрытия вагона, контейнера, автофургона и других опломбированных транспортных средств, время доставки продукции на склад получателя;