Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие

Волгин Владислав Васильевич

Срочные заявки принимаются до 11 или 12 часов утра с поставкой в тот же день. Поступившие заказы немедленно обрабатывают по наличию на складе, комплектуют и упаковывают. Отгрузка по срочным (а вместе с ними, если готовы, и по несрочным) заявкам, как правило, выполняется во второй половине дня автомобилями перевозчиков или получателей.

Заявки, поступившие после 11–12 часов, выполняются на следующий день. Крупные склады практикуют круглосуточный прием срочных заявок, но срок отгрузки также фиксируется – для заявок, поступивших до 11 часов утра любого дня заказ выполняется в тот же день, для поступивших после этого часа – на следующий. При этом в обоих случаях скидка остается в размере, установленном для срочных заявок.

Для более удобного планирования отгрузок примите на вооружение практику развитых стран, которая приходит и к нам – сроки отгрузок по несрочным контрактам и заказам устанавливаются в виде указания порядкового номера недели, в течение которого товар обязательно будет отгружен поставщиком. Например, если в контракте или в подтверждении заказа упомянуто, что срок отгрузки – 14-я неделя, это значит, что товар будет отгружен точно в первую неделю апреля, в один из пяти рабочих дней. За рубежом даже выпускают деловые календари с нумерацией недель.

Для организации ритмичной загрузки персонала склада выполняют.

♦ определение порядка поступления и выполнения заказов от потребителей;

♦ разработку технологических карт, описаний последовательности операций, инструкций по выполнению

операций, нормативов для операций и т. п.

♦ подготовку и повышение квалификации кадров, исполняющих соответствующие операции.

Для организации планирования и диспетчеризации работ необходимо выполнение следующих процессов и операций:

♦ определение принципов подготовки планов и графиков работ, планов распределения рабочей силы и техники по объектам и срокам, включая согласование планов с режимом работы сторонних организаций, участвующих в процессах товародвижения;

♦ разработка планов, графиков, описаний последовательности операций, нормативов для бизнес-процессов и т. п.

♦ постановка задач для компьютеризации планирования и диспетчеризации работ, анализа качества планирования;

♦ разработка планов размещения товаров в зоне комплектации, упаковки и отгрузки, доступности для погрузочных механизмов, удобства раскладки и отбора;

♦ определение кратчайших маршрутов перемещения грузов при отборе для отгрузки;

♦ разработка маршрутных карт, описаний последовательности операций и т. п.

♦ постановка задач для компьютеризации подготовки маршрутных карт, спецификаций для отбора товаров с учетом маршрутных карт.

Пример организации диспетчерских функций при помощи компьютерной системы.

Для принятия решений диспетчер анализирует данные заказов, просматривает загруженность складов (по весу, по объему, по местам). Выбрав склад для консолидации, проводит перерезервирование товаров по заказу и затем формирует внутренние накладные для переброски продукции с других складов. При отпуске покупателю готовой продукции со склада осуществляется формирование и распечатка всех необходимых первичных документов. Модуль компьютерной системы, обслуживающий отгрузку товаров, реализует задачи:

Грузы и транспорт – позволяет добавлять, редактировать свойства (объем и вес погрузки) используемого для отгрузки транспорта, а также редактировать свойства (объем и вес) товара, предназначенного для отгрузки. Помогает также оперативно просмотреть свойства товара и транспорта при возникновении каких-либо сомнительных моментов (например, если обнаруживается явное несоответствие между объемом и весом товара) и исправить их, если это необходимо.

График поставок – позволяет создавать список планируемых поставок (например, на основании данных по заказам) с указанием поставщика, дат начала и окончания поставки, а также фактического завершения, и определить вид транспорта для каждой поставки.

Формирование партии – основной раздел модуля, оптимизирует работу по отпуску товара и позволяет формировать партии для отгрузки на основании данных о поставках. В процессе работы диспетчер может видеть полную информацию по поставке с перечислением товарных позиций, а также с указанием о загруженности транспорта по всем или только по выделенным товарным позициям. Программа позволяет осуществлять просмотр отгрузок, требующих исполнения в первую очередь.

Диспетчер имеет возможность добавлять/отменять назначенный для отгрузки транспорт, товарные позиции, определить очередность отпуска товарных позиций.

Выбор транспорта для отгрузки происходит на основании сформированного списка товаров. Диспетчер может просмотреть загрузку транспорта по всем товарным позициям или по выделенным позициям и изменить количество и/или состав транспорта для поставки

Отпуск партии – предназначен для формирования накладных: внутренней, если партия отпускается в подразделение; товарной, если партия отпускается внешнему покупателю. Позволяет осуществить поиск сформированной партии и выписать накладную на отгрузку.

Укладка грузов в транспортное средство предназначен для автоматизации этапа проектирования размещения грузов, а именно:

♦ автоматизация процедуры расчетов укладки грузов;

♦ автоматизация формирования складской и сопроводительной документации в части размещения грузов в транспортном средстве;

♦ автоматизация работ с нормативно-справочной информацией, связанной с проектированием укладки грузов.

Когда интенсивность оборота товаров высока, загрузка разгрузочных и погрузочных мощностей склада должна быть тщательно спланирована, чтобы обеспечить достаточную пропускную способность и избегать завалов товаров в зонах приемки и отгрузки. Очевидно, что эта задача может быть решена лишь при четкой организации и удовлетворительном техническом обеспечении. Безусловно необходима высокая исполнительская дисциплина сотрудников всех служб, участвующих в разгрузке и приемке, а также в подготовке и отправке партий товаров. Основным критерием эффективного управления перевозками является отдача, полученная от затрат на перевозки.

Порядок взаимодействия участников процесса отправки товаров

С момента заключения контракта на поставку товаров логистической службе следует выполнить целый комплекс операций по организации будущей отгрузки этих товаров со склада по конкретным специфицированным заказам.

Комплекс операций включает работу:

♦ со службой продаж;

♦ с покупателями;

♦ с перевозчиками;

♦ со службами хранения, контроля и упаковки;

♦ с экспедицией;

♦ с грузовой службой.

Службы, участвующие в отгрузке

Работа со службой реализации состоит в разработке регламента обработки заказов покупателей, форм и сроков представления заказов. Служба реализации должна включать информацию о регламенте, формах и сроках представления заказов в контракты на поставку товаров. Логистическая служба должна организовать передачу без задержек и ошибок службе продаж в день завершения отгрузок:

♦ информации о партиях товаров, которые сданы перевозчикам

– физические параметры, габариты, вес, объем, вид тары и упаковки и т. д. для высылки уведомлений об отгрузке заказчикам;

♦ комплект товаросопроводительных документов для выставления счетов.

Работа с покупателями – на доконтрактной стадии и после заключения контрактов логистическая служба должна согласовывать и уточнять с покупателями инструкции по отгрузке.

Работа с перевозчиками заключается в согласовании места, времени и способа погрузки партий товаров, а также порядка сдачи груза по количеству мест и весу, состава сдающих и принимающих комиссий, форм документов, подписываемых при сдаче-приемке, порядка предъявления претензий, сопровождении грузов.

Организация сопровождения грузов включает следующие обязательные моменты:

♦ резервирование площадей для временного размещения груза в ожидании погрузки;

♦ планирование технических средств и рабочей силы для погрузки;

♦ организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг партнеров-перевозчиков;

♦ контроль фактических сроков погрузки и отправления партий товаров;

♦ контроль прохождения грузов по маршруту доставки – через известные

пункты в пути следования, через пункты перевалок на другие виды транспорта, через погранпункты и таможни;

♦ контроль получения оригиналов всех необходимых транспортных документов.

Работа со службой хранения заключается в разработке процессов отбора и комплектации товаров контроле исполнения и корректировке технологии отбора.

Работа со службой контроля количества и качества отгружаемой продукции состоит в разработке инструкций по контролю, последовательности операций, подготовке документации, порядка действий при обнаружении отклонений.

Работа со службой упаковки состоит в согласовании методов выбора изготовителей упаковки и тары, методов организации процессов упаковки при отгрузках.

Работа с грузовой службой заключается в разработке графиков работ, ремонтов техники, в согласовании необходимой технологии перемещения грузовиков при прибытии под погрузку, состава рабочих бригад для погрузки отправляемых партий и для перемещения грузов.

Правила подготовки товаров к отправке

Отгрузка товаров осуществляется на основании контрактов и заказов покупателей, поручений службы реализации, регламента процесса отгрузки.

Процесс отгрузки должен быть регламентирован, для чего выполняются процессы:

♦ определение порядка поступления и выполнения заказов от потребителей для организации ритмичной загрузки персонала;

♦ разработка формуляра (бланка) ввода заказа;

♦ разработка и инструкции по заполнению формуляра заказа для заказчиков и операторов;

– разработка справочники кодов: партнеров, условий сделок, условий поставок, типов заказов, приоритетов, особенностей обработки и др.

В результате обработки заявок получается два документа: комплектовочная ведомость (а также проект отгрузочной спецификации и спецификации к счету) и ведомость неудовлетворенных позиций. Ведомость неудовлетворенных позиций передается товароведу, курирующему соответствующий заказ для дальнейшей работы.

Документооборот

Комплектовочные ведомости ведомости (они же – проект отгрузочной накладной), сортированные по зонам хранения и по возрастанию адресов хранения, передаются начальнику смены. Начальник смены распределяет ведомости кладовщикам по зонам хранения. После комплектации заказов партии товаров с подписанными кладовщиками ведомостями передаются в зону отгрузки в секции сбора заказов. Контролеры проверяют партию, поручают упаковать ее и подписывают ведомости. Если при проверке понадобилось добавить или убрать детали, если по отметкам кладовщиков каких-то деталей не оказалось в наличии, контролеры вносят корректировки в ведомости.

Подписанные ведомости передаются в службу обработки документации. Операторы вводят корректировки в компьютер и выдают на печать комплекты отгрузочной документации. Счета и накладные подписывают операторы на основании комплектовочных ведомостей, подписанных кладовщиками и контролерами, оставляемых в архиве вместе с окончательными документами.

Два комплекта документов передаются водителю-экспедитору один – для вручения получателю, второй – для получения подписи получателя о приемке товаров. Подписанный получателем комплект передается на склад, объединяется с комплектовочной ведомостью и остается в архиве склада для работы с возможными претензиями получателей и с возвратами. Третий комплект направляется в службу расчетов с получателями.

Отпуск товаров со склада включает операции:

♦ подготовка комплектовочных накладных;

♦ формирование маршрутных карт, сборочных листов;

♦ оптимизация маршрутов сбора товара по критериям наибольшего освобождения мест хранения;

♦ отбор товаров с мест хранения;

♦ перемещение товаров в зону комплектования заказов;

♦ комплектование заказов,

♦ контроль правильности комплектования партий;

♦ упаковка партий, укладка в тару, формирование грузовых мест;

♦ оформление упаковочных листов, закладка их в грузовые места и крепление на грузовых местах;

♦ закрытие грузовых мест, обтягивание их металлической или пластиковой лентой;

♦ маркировка грузовых мест;

♦ формирование грузовых модулей – пакетирование грузовых мест на поддонах;

♦ перемещение грузовых модулей в зону погрузки;

♦ подготовка инструкций для товаров с повышенным уровнем опасности;

♦ объединение товаров в партии;

♦ сдача грузов перевозчикам;

♦ загрузка контейнеров, автомобилей, железнодорожных вагонов;

♦ оформление транспортной накладной.

♦ выписка счетов-фактур;

♦ высылка уведомлений заказчикам об отправке.

Отбор Комплектовщики получают лист комплектации (маршрутную карту) и производят отбор товаров с мест хранения. Комплектовочный лист необходимо печатать таким образом, чтобы перечень товаров был составлен не в алфавитном порядке, а в порядке возрастания адресов хранения. Это значительно ускоряет отбор товаров. Отборщик должен знать: адреса товаров, номенклатуру и количества; что делать, если наличия в ячейке не хватает для заказа.

Ручной отбор при отпуске небольшого количества товаров выполняют с укладкой на тележки, которыми товары доставляют в зону комплектации. При механизированном отборе на крупных складах груз, спакетированный на поддоне, снимается штабелером с места укладки перемещается в зону комплектации партий товаров. На очень крупных складах применяется технология отбора товаров на складе без использования отборочного листа. Отборщик пользуется компьютерным терминалом типа ноутбук. Обмен данными между терминалом и сервером может быть организован либо посредством дискет, либо по радиоканалам. Обмен информацией по радиоканалам более оперативен и применяется в системах с высоким количеством экстренных заказов. Сервер может прерывать процесс отбора товаров по текущим заказам и потребовать выполнения приоритетного заказа.

Применение портативных терминалов позволяет проводить инвентаризации без остановки работы склада. Если отборщик закончил отбор товаров и у него имеется свободное время, то на терминал выводится задание – провести инвентаризацию товаров в определенной ячейке стеллажа в ближайшем к отборщику проходе. Использование портативных терминалов позволяет организовать учет работы каждого отборщика по производительности труда, качеству работы, использованию рабочего времени и др.

После отбора товара и выяснения возможных проблем (например, нехватки товара, требующей корректировки отгрузочных документов), выполняют контроль комплектации партий.

После отбора и контроля выполняют следующие процессы:

♦ упаковка или переупаковка – товар может быть переупакован в единицы хранения, требуемые клиентом, а также переложен на другие паллеты или в другую тару;

♦ формирование грузовых мест;

♦ объединение товаров в партии.

Экспедирование

В процессе отгрузки товаров со складов решаются следующие задачи:

♦ приемка товаров от склада;

♦ контроль качества упаковки товаров;

♦ комплектация товаров в партии, составление маршрутов доставки товаров;

♦ группировка товаров по маршрутам;

♦ формирование маршрутов движения автотранспорта;

♦ разработка графиков централизованной доставки товаров;

♦ оформление заявок на автотранспорт;

♦ погрузка товаров;

♦ контроль возврата оборотной тары (если эта категория тары используется);

♦ организация ремонта тары;

♦ приемка товаров, возвращаемых клиентами компании;

♦ передача товаров, тары, доставленных от клиентов, на склад; оформление документов.