Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие

Волгин Владислав Васильевич

Работы по отгрузке товаров выполняются либо персоналом склада, либо экспедицией, которой передают упакованные партии товаров. Создание экспедиции позволяет четче организовать обслуживание товарных потоков. Помещения и площадки экспедиции должны предусматривать наличие достаточного места для комплектования партий грузов по маршрутам. Экспедиция принимает упакованные товары от склада по количеству мест в соответствии с товаросопроводительными документами, проверяя количество мест, целостность тары и наличие документации и регистрируя партии в специальном журнале.

Автомобильный транспорт работает по утвержденным графикам, это требует быстроты погрузки. В кузов автомобиля грузы укладывают с учетом лучшего использования его площади, грузоподъемности и расположения получателей на маршруте. Может составляться погрузочный лист со схемами укладки.

Формирование партий грузов возможно как с точки зрения создания партии для таможенного оформления, обеспечения оптимальности доставки грузов, так и с точки зрения оптимальной складской обработки. Партии могут формироваться как из грузов, находящихся на складе, так и из планируемых к отгрузке.

Планирование погрузки включает:

♦ планирование погрузки товара в автомобили;

♦ управление планами погрузки;

♦ использование принципа lifo при погрузке;

♦ возможность выдачи заданий на отгрузку в заданном порядке на rf или batch терминал (при наличии модулей управления персоналом и поддержки rf или batch терминалов).

На этапе организации доставки необходимо решать задачи:

♦ расчет вариантов стоимости;

♦ необходимость хранения

и поддержки в актуальном состоянии тарифов на оказание услуг партнерами – перевозчиками, страховыми компаниями и т. д.;

♦ возможность вариантов расчета стоимости услуг;

♦ осуществление подбора услуг по доставке груза, используя справочники услуг и тарифов партнеров;

♦ выбор вариантов оказания услуг на маршруте;

♦ хранение ранее созданных котировок с возможностью их сравнения и анализа по ключевым параметрам;

♦ проверка актуальности используемых тарифов и возможность отправки запросов на обновление устаревших данных;

♦ история работы с клиентами, многомерная система классификации клиентов по разным параметрам, проводить анализ прибыльности категории клиентов или каждого отдельного клиента.

♦ отслеживание информации о грузе, маршруте, требованиях к транспортным средствам, требуемых датах прибытия, агентах и перевозчиках;

♦ организация многоплечевых и мультимодальных перевозок с контролем прохождения грузов по плечам маршрутов, регистрации затрат по перевозке на каждом плече, выставления счетов клиенту по отдельным услугам, проверка сопроводительных документов, создаваемых агентами на различных участках, сохранение электронных копий документов с привязкой к маршрутам или грузам.

При организации перевозок грузов различными видами транспорта возникает необходимость решения следующих задач:

♦ необходимость регистрации данных по маршруту перевозки груза, в том числе характеристик транспорта, используемого для перевозки: вида, типа подвижного состава, агентов, затрат по перевозкам и т. д.;

♦ составление сложных маршрутов перевозки, обеспечивающих выполнение мультимодальных перевозок;

♦ получение и проверка транспортно – сопроводительных документов, возникающих в процессе перевозки.

Под организацией перевозок сборных грузов подразумевается объединение грузов одного или нескольких клиентов на отдельных участках маршрута в одну партию и выполнение операций по доставке этой партии грузов. Подобное объединение позволяет снизить затраты по перевозке грузов, уменьшить стоимость услуг по доставке груза для конечного клиента.

При осуществлении перевозок сборных грузов возникает необходимость решения задач:

♦ организация доставки грузов до складов или мест консолидации;

♦ формирование партий грузов для совместной обработки;

♦ контроль за обработкой консолидированных партий;

♦ расконсолидация партии на грузы отдельных клиентов;

♦ контроль за доставкой грузов до получателей.

При регистрации заказов клиентов на доставку небольших грузов важно правильно определить основные составляющие этой доставки:

♦ выбрать склад консолидации, с которого груз будет отправлен в кратчайшие сроки;

♦ обеспечить доставку груза до этого склада;

♦ осуществить контроль за дальнейшим движением груза как внутри выделенных партий, так и после расконсолидации.

При осуществлении обработки партии грузов выполняются операции над всеми грузами, входящими в эту партию, можно видеть историю обработки грузов с точки зрения вхождения его в ту или иную партию на всем пути следования.

Необходимы возможности выполнения операций:

♦ регистрация затрат на операции по обработке партии грузов с последующим их распределением на грузы конечных получателей;

♦ контроль партии груза в любой момент времени с точки зрения определения состава товаров и их привязки к заявкам клиентов, чтобы в момент расконсолидации была информация о том, какие операции планируется выполнить над каждым товаром в отдельности; например, после расконсолидации для части товаров из партии может планироваться доставка до грузополучателя, а для другой части – хранение на складе до выдачи грузополучателю.

♦ осуществление организации доставки грузов конечным грузополучателям как внутри города, так и в другие города и места назначения;

♦ функции выдачи груза со склада непосредственно грузополучателям;

♦ описание груза, включая его состав, габариты, объемновесовые характеристики;

♦ регистрация погрузки грузов со склада в транспортные средства, выдачу грузов грузополучателям;

♦ определение суммы таможенных платежей;

♦ формирование партий для таможенного оформления и контроль их обработки;

♦ печать документов, необходимых для таможенного оформления.

♦ выделение товарных позиций, присвоение кодов ТНВЭД, регистрация актуальной таможенной стоимости по каждой из позиций,

♦ анализ состава товарных позиций в рамках одной партии,

♦ формирование пакета сопроводительных документов стандартных форматов, необходимый для проведения таможенного оформления (например, TIR, CMR, Packing List, Invoice и т. д.)

♦ регистрация заявок на внутригородскую доставку;

♦ организацию рейсов по доставке грузов;

♦ регистрация исполнения заказов.

♦ расчет расходов по перевозкам.

♦ выставление счетов по заявкам клиентов;

♦ регистрация счетов перевозчиков;

♦ регистрация затрат по перевозкам, операциям над грузами, и распределение затрат по заявкам.

♦ механизм распределения затрат, который обеспечивает разнесение затрат на партию груза по заявкам, грузы которых вошли в данную партию;

♦ анализ количества свободного транспорта, его грузоподъемность и другие параметры.

♦ формирование рейса, исходя из мест назначения, в которых необходимо сдать груз, определение маршрута транспортного средства, подготовка сопроводительные документы на него: путевой лист, товарно-транспортные накладные, доверенности и т. д.; пакет этих документов передается водителям или экспедиторам для исполнения.

Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом [13] составляется грузоотправителем на имя каждого грузополучателя в четырех экземплярах с обязательным заполнением следующих реквизитов: наименование получателя, наименование груза, количество, вес перевозимого груза, способ определения веса (взвешивание, по трафарету, стандарту, обмеру), род упаковки, способ погрузки и разгрузки, время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки. При выдаче грузоотправителем документов, определяющих качество груза и взаимоотношения поставщика и покупателя (сертификаты, удостоверения, свидетельства и т. д.), шофер обязан принять эти документы и передать их вместе с грузом грузополучателю. При этом грузополучатель не вправе требовать сдачи груза по этим документам. Во всех экземплярах товарно-транспортной накладной грузоотправитель проставляет время прибытия и убытия автомобиля, указывает способ погрузки, вес груза, количество мест и другие реквизиты, которые он должен заполнить в соответствии с Инструкцией о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом, и заверяет товарно-транспортные накладные подписью, печатью или штампом.

Правила управления запасами

Операции управления запасами включают:

♦ накопление и обновление данных для прогнозов;

♦ выбор параметров прогноза;

♦ выбор техники прогнозирования;

♦ анализ прогнозов и моделирование;

♦ определение целевого уровня обслуживания потребителей;

♦ выбор параметров управления запасами;

♦ моделирование запасов;

♦ планирование потребностей в запасах;

♦ интеграция данных о стимулировании продаж;

♦ планирование, формирование и размещение заказов на пополнение запасов.

Для работы по оптимизации запасов необходима разработка технического задания для автоматизации следующих операций управления запасами:

♦ статистика и анализ расхода товаров за любой период;

♦ проведение объемно-стоимостного АВС – анализа и XYZ – анализа;

♦ расчет минимального, среднего, страхового, максимального и оптимального запасов;

♦ расчет точки заказа;

♦ расчет оптимальных количеств для заказов;

♦ подготовка проектов заявок на

пополнение запасов;

♦ контроль исполнения заявок;

♦ выявление неликвидов;

♦ выявление тенденций изменения спроса на товары;

♦ разработка процедуры контроля запасов;

♦ обеспечение наличия страхового запаса;

♦ расчет и контроль стоимости запасов;

♦ разработка мер по ликвидации поврежденных и морально устаревших товаров;

♦ организация обработки статистической и аналитической информации;

♦ определение параметров контроля качества управления запасами; постановка задач для компьютеризации процессов контроля.

Оптимизация запасов экономит до половины издержек по работе с ними. Многие принимаются за оптимизацию, но скоро вязнут в большой номенклатуре, так как без современной компьютерной системы оптимизировать управление запасами каждого из тысяч наименований товаров невозможно.

Метод группировки запасов АВС более полувека активно применяется зарубежными компаниями. Наибольший эффект дает применение метода ABC совместно с его вариантом – методом XYZ. По результатам анализа спроса практикуется разделение номенклатуры на группы спроса по количеству А, В и С, с тем чтобы знать, каким товарам необходимо уделять больше внимания. Разделение запасов на группы спроса имеет большие преимущества, хотя первоначальная работа особенно трудоемка.

Все шире применяется также группировка товаров по стоимости, для чего вводятся группы X, У и Z. Если продажа какого-либо товара по стоимости превышает установленный критерий, например 2 тыс. руб., то ее относят к группе X; если стоимость эта находится в интервале от 0,5 до 2 тыс. руб., – к группе У, если ниже 0,5 тыс. руб. – к группе Z. С помощью простых методов выборки проводят обследование запасов склада. Примерные результаты такого анализа приведены в таблицах.

Группировка товаров по доле в объеме сбыта

Группировка товаров по доле в объеме запасов

Из таблиц видно, что на 12 % номенклатуры товаров приходится 82 %) товарооборота в стоимостном выражении, а на группу товаров, составляющую 9 % всей номенклатуры – 60 % стоимости запасов. Этот факт имеет огромное значение – основной контроль нужно сконцентрировать лишь на той номенклатуре товаров, которые обеспечивают основную долю товарооборота. Аналогично, установив номенклатуру товаров группы X, сосредоточивают внимание на тех товаров, которые составляют основную часть стоимости запасов.

Во многих случаях номенклатура товаров групп А и В совпадает с номенклатурой, входящей в группы X и У. Замечено, что как в группы Айв, так и в группы X и У входит не более 40 % всей номенклатуры товаров.

Организация контроля запасов по группам А, В, С и X, У, Z намного эффективнее системы контроля максимального и минимального уровней запасов, когда эти уровни запасов устанавливаются в одинаковой пропорции к объему сбыта каждого товара и, следовательно, каждому товару придается одинаковое значение, что вызывает излишние расходы для контроля запасов.

Необходимо учитывать, что номенклатуру товаров высокого спроса (группа А) определить на какой-то продолжительный срок трудно, так как она постоянно изменяется и необходимы систематические корректировки. По этой причине компания "Даймлер-Бенц" отказалась в 70-х годах от создания складов специально для этой номенклатуры запасных частей, так как такие склады часто не в состоянии поставить заказчикам необходимые детали и вынуждены были заказывать их на центральном складе в ФРГ.

После разделения запасов на группы фирмы регулярно корректируют номенклатуру групп А, В и С, добиваясь, чтобы она всегда отражала текущее состояние спроса. Очевидно, что вся деятельность в области маркетинга концентрируется на товарах группы А и Б, которые обеспечивают основную массу товарооборота. Поскольку основная доля товарооборота приходится на эти две группы товаров, важно, чтобы по ним поддерживались необходимые уровни запасов. Многие товары, отнесенные к группе С, со временем морально устаревают, поэтому уровень их запасов держат под контролем, особенно если они относятся по стоимости к группам X и У.

Запасы по группам X, У и Z уточняют не менее раза в год. В ходе любой программы сокращения запасов наиболее тщательно обследуют запасы группы X, поскольку именно на них приходится основная доля общей стоимости запасов. В случае медленного движения товаров группы X проводится тщательный анализ. "Мертвый" или бездействующий запас изделий группы X на складах ликвидируют. При инвентаризации физических запасов, то основное внимание уделяют товарам группы X, на которые приходится наибольшая доля суммарной стоимости запасов. Минимальный уровень запасов поддерживают путем интенсивного контроля изделий групп А/Х и эффективного контроля запасов товаров групп В/У, т. е. применяют выборочный контроль запасов. Наложение результатов анализа XYZ на данные анализа АВС позволяет разбить запасы на девять подгрупп, каждая из которых имеет две характеристики: стоимость запасов и точность прогнозирования потребности в них.

В управлении этими подгруппами существуют определенные закономерности.

♦ подгруппы АХ, AY и AZ требуют индивидуального управления;

♦ подгруппы СХ, СУ и CZ управляются одинаково – планирование таких запасов можно выполнять на год, с ежемесячным контролем наличия;

♦ в подгруппах ВХ, BY и BZ, могут быть совпадения и различия в методах контроля.

Анализы АВС и XYZ программируется и выполняется с ежемесячно или ежеквартально.

Порядок управления пополнением запасов

Организация пополнения запасов решает следующие задачи,

♦ определение сроков подачи заявок для своевременного пополнения запасов и обеспечение их соблюдения;

♦ организация подготовки и оформления заказов;

♦ выбор средства отправки заказов (почта, факс, электронная почта) и организация функционирования этого канала;

♦ определение оптимального уровня товарных запасов;

♦ определение объема и сроков поставок;

♦ автоматизированное формирование заявок на поставку товара;

♦ контроль исполнения заявок.

Для определения номенклатуры и количеств товаров для включения в заявку выполняется:

♦ анализ АВС и XYZ;

♦ группировка по категориям спроса и стоимости;

♦ расчет динамической переменной за период для расчета потребности на период;

♦ расчет расхода на единицу парка машин;

♦ присвоение категорий АХ……CZ каждой детали;

♦ расчет страховых запасов;

♦ расчет точки заказа;

♦ расчет максимального запаса;

♦ расчет контрольных параметров для выявления неликвидов;

♦ расчет оптимальной партии для заказа;

♦ подготовка проектов заказов;

♦ ручная корректировка проектов заказов;

♦ печать окончательного заказа;

♦ обсчет стоимости заказов;

♦ контроль подтверждения заказов;

♦ корректировка заказов по подтверждениям;

♦ контроль прохождения заказов на закупки;

♦ определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;

♦ календарное планирование получения поставок.

Подготовку проектов заказов программируют по различным алгоритмам, в зависимости от категории спроса, стоимости и маркетинговых соображений.

♦ быстро оборачивающиеся товары заказывают по методу фиксированных интервалов между заказами;

♦ средне-оборачивающиеся товары, а также очень дешевые товары заказывают по методу "точки заказа”;

♦ дорогие изделия, а также новые товары для первых партий заказывают путем ручной подготовки расчетов;

♦ товары, поставляемые из той же местности, заказывают чаще всего по методу фиксированных объемов заказов.

Пример компьютерного заказа Проект заказа готовится компьютером на базе, например, среднемесячного расхода. Проект требует анализа товароведом и ручной корректировки на основании условий, которые не могут быть учтены компьютером – сокращение числа потребителей, снятие товара с производства, замена товара аналогом и т. п.

Расчетный заказ на 2 месяца = Потребность на 2 месяца – Остаток + Среднемесячный расход (для реализации в период ожидания поставки= 1 месяцу)