Малый автосервис. Организация и управление: Практическое пособие
Шрифт:
В другом методе подсчитывают все расходы, перечисленные в таблице, кроме строки 27, и к полученному в результате расчета коэффициенту прибавляют процент за депозит из строки 24. Пример. В таблице расходы за трехлетний период приняты как база для определения средней стоимости содержания запасов.
Если принять “стоимость упущенных возможностей” за 10 %, то коэффициент стоимости содержания запасов:
21 600 (вся сумма затрат / 335 ООО (вся стоимость запасов) + 0,10 = 0,16=16 %.
Затраты на содержание запасов стоимостью 100 руб. составляют 16 руб., или 16 %.
Предположим, что ежегодное потребление какого-то товара составляет 300 шт. и что стоимость единицы этого товара – 15 руб. Затраты на восполнение запаса —10 руб. за каждый заказ и затраты на содержание товара в запасе в течение года – 20 % от стоимости запаса. Если все количество товара, потребное на год, заказывается сразу, то запас достигает 300 шт. плюс резерв, уже имевшийся в наличии. Если потребность определена точно, то к концу года на складе останется только резерв. Оборотный запас будет изменяться от 300 шт. в начале года до нуля в конце. Следовательно, средняя величина запаса составит половину первоначального количества, или 150 шт. Если же вместо одного заказа в 300 шт. в течение года будет сделано 10 заказов по 30 шт., то в оборотном запасе будет находиться от 30 шт. до нуля в течение каждого из 10 циклов потребления, а средний запас составит 15 шт. Затраты на содержание запаса равны годовой стоимости содержания единицы товара, умноженной на средний уровень запаса. Если сразу заказывается 300 шт., то сумма годовых издержек по содержанию запасов составит 450 руб. (20 % х 15 руб. х 150 руб.). Если же заказывается несколько раз по 30 шт., то сумма годовых издержек по содержанию запасов составит 45 руб. (20 % х 15 руб. х 15 руб.).
Однако и другие факторы должны быть приняты во внимание. Обычно чем больше размер заказа, тем ниже уровень расходов на единицу закупаемого товара (вследствие скидок на стоимость единицы в связи с величиной заказа) и более низки транспортные расходы. С другой стороны, издержки по содержанию и хранению запасов возрастают по мере увеличения запаса. Следует определить размер заказа, при котором издержки по содержанию запаса и по оформлению самого заказа будут минимальными.
Для сокращения складских расходов:
– полностью
– бездействующие запасы переводят на более дешевую форму хранения;
– удешевляют контроль по всем малоценным товарам;
– группируют оставшиеся на складе товары в соответствии с результатами анализа спроса для обеспечения надлежащего контроля за движением товаров.
Элементы управления запасами
Основными элементами управления запасами в целях ускорения оборачиваемости являются: организационная структура сбытовой сети, спрос, стратегия управления, формирование и контроль запасов.
Задачами стратегии управления запасами являются бесперебойная торговля при наименьших затратах и максимальном удовлетворении спроса. Все три понятия относительны и требуют установления критериев оптимизации системы управления, т. е. конкретных параметров, к которым следует стремиться.
Бесперебойная торговля понимается как выполнение заказов потребителей в объявленные в рекламе сроки, а значит и своевременное пополнение запасов.
Наименьшие затраты – это соблюдение бюджета путем размещения заказов по наиболее выгодной системе. Снижение затрат на заказы, получение и хранение партий товаров достигаются при следовании рекомендациям поставщиков относительно оптимизации объемов и сроков заказов.
Максимальное удовлетворение спроса – достижение установленного процента удовлетворения заказов по номенклатуре. Ни один поставщик не надеется на полное удовлетворение спроса ввиду невозможности хранения всей номенклатуры товаров даже в системе складов. Уровень удовлетворения спроса редко превышает 90~95 %, и этот конкретный уровень устанавливается каждым поставщиком для своей сбытовой сети как параметр стратегии управления запасами, влияющий на объем запасов и расходы по их содержанию.
При выборе стратегии главную роль играют издержки управления запасами.
Управление запасами осуществляется обычно при различных ограничениях – по срокам подачи заказов и их исполнения, по экономичному объему партий, по уровню запасов.
Нормирование и контроль запасов – составляющие системы управления, от которых зависит своевременное устранение дефицита или затоваривания. Организация пополнения запасов характеризуется определенными и случайными параметрами. Интервалы между поставками, объемы партий и спрос не являются постоянными величинами, так как находятся под влиянием многих факторов, которые необходимо учитывать при формировании запасов. Например, время на перевозку одной партии отличается от времени на перевозку следующей, на оформление документов также может требоваться разное время и т. д. Нормирование, регулирование и контроль запасов предусматривают поддержание такого соотношения товаров частого и нерегулярного спроса, которое обеспечивает высокую оборачиваемость запасов при удовлетворительном обеспечении покупателей и оптимальных расходах на содержание запасов. Нормирование запасов заключается в определении их уровня, оптимального по конкретному критерию, и в разработке условий, которые обеспечивают поддержание запасов на этом уровне. Нормы запасов – количества товаров каждого наименования, которые должны храниться на складе для обеспечения бесперебойной реализации. Различают максимальные, минимальные, средние нормы запасов, точки заказов, нормы страховых запасов. Точка заказа может быть установлена на уровне минимального запаса, если этого запаса хватит до поступления новой партии товара.
Прежде чем решить вопрос о том, сколько данного товара следует иметь в запасе, необходимо определить потребность в этом товаре. Однако потребность не является единственным критерием для обоснования уровня запасов. Руководство предприятия должно определить цель создания запасов определенных товаров и в свете поставленных задач рассматривать вопрос о потребности.
Большинство предприятий стремится к тому, чтобы обеспечить:
– постоянную готовность к отгрузке товаров;
– минимальные вложения в запасы денежной наличности;
– минимальный риск;
– простоту восполнения запасов;
– непрерывный, устойчивый ход реализации.
Такие цели и требуют поддержания запасов на оптимальном уровне. Чем чаще оборачиваются запасы, тем ниже капиталовложения на их образование, тем меньше становится риск и тем больше высвобождается денег на приобретение новых товаров, на совершенствование и расширение деятельности. Поддержание запасов на минимальном уровне является средством увеличения прибыли. Поэтому главной задачей является нахождение оптимального уровня запасов для каждого товара. Независимо от других соображений для бесперебойного снабжения потребителей следует всегда иметь в наличии достаточное количество товаров каждого наименования, а для этого нужно знать статистику расхода каждого товара. Определение потребности в товарах может быть основано на прогнозировании спроса или на прошлом опыте.
Требования к оборачиваемости запасов
При дефиците оборотных средств самым важным фактором для управления ими является скорость оборачиваемости товарных запасов. Некоторые менеджеры складов, опасаясь возможной нехватки товаров, систематически создают избыточные запасы в целях подстраховки. Это приводит к излишним расходам и сокращению прибыли. Товарные запасы являются наименее ликвидными краткосрочными активами, и это подвергает их опасностям, которым не подвержены другие статьи оборотных средств. Запасы – это замороженные средства, это деньги, которыми нельзя пользоваться. Большинство предприятий избегает больших запасов с низкой оборачиваемостью, так как это связано с риском. Вместо этого предпочтительно иметь больше свободных средств путем ускорения оборачиваемости запасов. Важно увеличить оборачиваемость запасов, чтобы при меньшей площади складов и меньших затратах на содержание запасов получить наибольший объем продажи и, следовательно, прибыли. Разумеется, идеальной была бы продажа “с колес”, без всякого хранения. Однако такая торговля многими видами товаров невозможна, поэтому оборачиваемость запасов является важным критерием, который тщательно анализируется фирмами.
Поскольку оборот товарных запасов находится в прямой зависимости от объема реализации, предприятие должно использовать все возможные методы стимулирования сбыта и ускорения оборачиваемости товарных запасов. На основании учета и анализа движения товарных запасов следует рассчитывать показатели оборачиваемости товарных запасов, с тем чтобы определить, какой темп оборачиваемости является наилучшим для каждого наименования товара.
Применяются два показателя оборачиваемости товарных запасов:
отношение чистого объема реализации к среднему объему товарных запасов – его получают делением годового объема реализации на стоимость товарных запасов по балансу. Если полученный коэффициент слишком велик (по сравнению с предыдущим периодом или со средними данными), это показывает недостаточность запасов. Если же коэффициент слишком мал, это может означать, что товарные запасы чрезмерны или устарели и не пользуются спросом;
отношение объема товарных запасов к чистому объему оборотных средств получают делением стоимости товарных запасов, указанной в балансе, на чистый объем оборотных средств. Если это отношение показывает, что высокий процент краткосрочных оборотных средств вложен в товарные запасы, предприятие может столкнуться с недостатком оборотных средств и ему будет трудно выполнять свои обязательства в срок. Обычно отношение стоимости товарных запасов к объему оборотных средств не должно превышать 80 %.
Чем выше оборачиваемость запасов, тем меньше вероятность убытков из-за морального износа товаров и их порчи, тем выше ликвидность предприятия и предприятие может спокойно проводить операции с более низким коэффициентом ликвидности. Высокая оборачиваемость запасов требует более строгого контроля над запасами, обеспечивающего минимальные вложения средств в них. Достижение высокой оборачиваемости – нелегкая задача для крупных дистрибьюторов, поскольку они вынуждены хранить на складах часть запасов номенклатуры нерегулярного спроса. Если для экономически эффективной торговли необходимо поддерживать высокий уровень оборачиваемости запасов, то для обеспечения спроса на любой товар, включенный в торговую номенклатуру, необходимо хранить широкий ассортимент редко продающихся товаров, что тормозит оборачиваемость запасов.
Учитываются несколько видов оборачиваемости запасов: оборачиваемость каждого наименования товара в количественном выражении; оборачиваемость всего запаса по стоимости; оборачиваемость групп товаров разной степени спроса. К каждому виду оборачиваемости запасов предъявляются свои требования.
Одной из причин низкой оборачиваемости запасов является большой объем “мертвых” и бездействующих, или “спящих” запасов. К “мертвым” запасам относят товары, на которые вообще не было спроса в течение года, к бездействующим – товары, спрос на которые был случайным или очень редким.
Получить точную картину средней оборачиваемости можно, только выявив и те, и другие. После избавления от этих запасов оборачиваемость возрастает. При увеличении оборачиваемости возрастают объем реализации и прибыль. Стоимость содержания запасов на складах растет из года в год вследствие инфляции, роста стоимости аренды помещений, расходов на заработную плату, накладных расходов и т. д., что вызывает естественное стремление снизить уровень запасов за счет более частого заказа товаров меньшими партиями. Зависимость увеличения прибыли от ускорения оборачиваемости показана в таблице. Увеличение оборачиваемости вдвое увеличивает прибыль втрое.
Однако если в результате снижения уровня хранимых запасов склад потеряет возможность удовлетворять запросы клиентов, то потерянная при этом прибыль может превысить стоимость содержания соответствующих запасов. Размещение у поставщика слишком большого числа срочных заказов может привести к существенному снижению получаемой им торговой скидки и, следовательно, к снижению прибыли. Эти проблемы вызвали применение современных методов управления запасами, которые обеспечивают увеличение оборачиваемости и прибыли.
Формирование запасов
Движение запасов
Рассмотрим движение запаса товаров в самом простом варианте. В течение месяца продается 100 каких-либо товаров. В конце месяца запас мгновенно пополняется, и цикл повторяется. В данном случае минимальный запас равен 0, максимальный – 100 шт., средний – 50 шт. Средний текущий запас является важным показателем для контроля запасов, он определяет среднюю величину средств, вложенных в запасы, и среднюю стоимость их содержания.
Движение запасов (простой вариант)
Такой упрощенный случай в практике не встречается, так как запасы не могут пополняться немедленно из-за колебаний интервалов поставок, а продажа товаров нестабильна ввиду колебаний спроса.
Для удовлетворения спроса в любой момент, независимо от задержек в поставках или скачка заказов, в систему управления включают страховые запасы товаров.
Требования к формированию запасов
Для поддержания запасов на определенном уровне разрабатывается порядок их формирования (установление нормы запаса и правил пополнения) и контроля.Реальное движение запасов:
1 – Точка заказа 9 – Запас средний
2 – Период между заказами 10 – Запас максимальный
3 – Запас сверхнормативный 11 – Поставка просроченная
4 – Заготовительный период 12 – Недопоставка
5 – Запас подготовительный 13 – Перепоставка
6 – Запас минимальный 14 – Поставка досрочная
7 – Запас страховой 15 – Дефицит
8 – Запас текущий 16 – Интервал поставкиСоотношение
Запас страховой > Запас текущий ~ Неудовлетворенные заявки + Поставки ожидаемые – ~ Спрос прогнозируемый.
При этом:
Запас текущий = Спрос прогнозируемый х Период временной.
Определяя политику в отношении номенклатуры и объема подлежащих хранению запасов, при особом внимании к страховым запасам, стараются применять наиболее экономичную систему пополнения запасов. По образному выражению торговцев, “бланк заказа в неопытных руках так же опасен, как и незаполненный банковский чек”.
Пополнение запасов складов дистрибьюторов и дилеров основано на применении одной из нижеприведенных систем.
Система с фиксированным размером заказа (количество единиц товара определено расчетом оптимального размера заказа, например по 100 единиц): решение принимается только о моменте размещения заказа. Заказ на поставку размещается при уменьшении наличного запаса до точки заказа. Запас пополняется на одну и ту же величину, равную размеру поставки, диктуемому поставщиком, или оптимальному размеру заказа, но интервалы поставки могут быть различны в зависимости от расходования запаса.
Эту систему иногда называют “двухбункерной”, так как запас разделен как бы на два бункера: в первом – для удовлетворения спроса в течение периода от даты поставки до даты заказа, во втором – в течение периода от даты заказа до даты поставки.
Система с фиксированным размером заказа предполагает непрерывный учет остатков для определения точки заказа.
Система с фиксированным интервалом между заказами – фиксируется период между заказами (раз в неделю, в месяц и т. д.), а решение принимается о количестве заказываемых товаров. В конце каждого периода проверяется уровень запасов и исходя из него определяется размер заказа. Запас пополняется каждый раз до уровня, не превышающего максимальный запас, но с помощью различных по объему партий поставок, размер которых зависит от степени расходования запаса в предшествующем периоде. Эта система эффективна, если имеется возможность варьировать размер партии поставки, а закупочные расходы относительно невелики.
Система с двумя контрольными уровнями запасов и с фиксированной периодичностью заказа – система, в которой уровень запасов регулируется и сверху, и снизу. Устанавливается максимальный уровень запасов и нижний уровень – точка заказа. Если запас снижается до точки заказа до истечения установленного периода между заказами, то возможно размещение внеочередного заказа. В остальных случаях рассматриваемая система функционирует как система с фиксированной периодичностью заказа.
Система с двумя контрольными уровнями запасов без фиксированной периодичности заказа, система минимум-максимум – заказ высылается в случае, когда уровень запаса достиг точки заказа. Период между заказами и размер заказа в этой системе не фиксируются.
Система “точно в срок” (Just in Time, JIT) – товары заказываются заранее на длительный период с фиксированными количествами в партии и фиксированным графиком доставки. Запасы у получателя не создаются или создаются только на несколько дней реализации. Самый наглядный пример – булочные, ежедневно получающие ровно столько товара, сколько нужно для работы в течение одного дня.
Уровень запасов всегда выше при системе с фиксированным интервалом между заказами, так как величина требуемого запаса включает запас, используемый в период между двумя последовательными моментами размещения заказа, т. е. в период контроля запасов.
При системе с фиксированным размером заказа придерживаются двух правил контроля:
– заказывать следующую партию, когда сумма количеств наличного запаса и количеств, поставка которых ожидается по последнему заказу, упадет ниже точки заказа;
– заказывать партии товаров оптимального объема.
Предусматривают последовательность операций подготовки заказа:
– рассчитывается оптимальный размер заказа с точки зрения наибольшей скидки при близком к необходимому количестве (например, наибольшая скидка – при покупке 24 единиц (одна коробка), а расчетная потребность – 21 шт., выбирается размер заказа 24 шт.);
– рассчитывается уровень (точка) заказа на основе ожидаемого объема продаж за время ожидания поставки и величины страхового запаса;
– проверяется остаток запаса после каждой продажи;
– в день снижения запаса до количества, установленного как уровень (точка) заказа, готовится документ для заказа;
– принимается решение о моменте высылки заказа, и заказ высылается.
Фиксированный размер заказа позволяет приобретать товары по такой стоимости, при которой их можно продать по конкурентоспособной цене. Необходимо определять типовой фиксированный размер заказа для каждого из основных поставщиков.
Параметры типового размера заказа обычно выражаются в:
– стоимости заказа;
– массе заказываемого товара;
– объеме заказываемого товара;
– штуках;
– количестве коробок;
– и т. п.
Необходимо определить минимальный и максимальный периоды (циклы) заказа. Выбор момента заказа зависит от реальной и прогнозируемой ситуации: он может быть выслан на несколько дней раньше или позже ввиду действия факторов, не поддающихся расчетам, как-то: необходимость замены вида транспорта из-за погоды или каких-либо событий; необходимость ускорения или задержки в поставке и т. п.
При системе с фиксированным интервалом между заказами предусматривают последовательность операций подготовки заказа:
– устанавливается периодичность контроля запасов, ориентированная на график поставок поставщика;
– рассчитывается величина требуемых запасов как сумма количеств, продаваемых за период контроля запасов и за время ожидания поставки и количеств в страховом запасе;
– составляется и выполняется график проведения контроля уровня запасов – например, компьютер должен каждую среду выдавать сводку запасов по контролируемым товарам;
– принимается решение о размере заказа – выписывается количество товаров, необходимое для доведения количеств наличного запаса до расчетного требуемого запаса;
– заказ высылается в установленный графиком день.
Во всех случаях, когда говорится о моменте высылки (размещении) заказа, имеется в виду его принятие к исполнению, так как проблемы связи не существует – заказы высылаются электронной почтой, факсом или телексом, иногда дублируются заказным письмом, но времени пробега корреспонденции практически нет.
Дилеры могут размещать регулярные заказы по графику, установленному дистрибьютором, например каждый вторник. Выбор – размещать заказ или нет – остается за дилерами, поэтому им удобнее использовать систему с фиксированным размером заказа. Региональные склады обычно могут размещать регулярные заказы у поставщиков лишь раз в месяц или в два месяца, поэтому они используют систему пополнения запасов с фиксированным интервалом между заказами. Поставщики настаивают на этой системе для обеспечения эффективного планирования производства.
Оптимальные размеры заказов
Оптимальный размер заказа – такое количество товара, при котором стоимость получения и хранения единицы товара является (с учетом всех факторов) минимальной. Это не значит, что цена за единицу товара должна быть самой низкой. Чтобы должным образом определить оптимальный размер заказа, необходимо рассчитать все связанные с ним затраты. Они могут быть подразделены на две группы – затраты на пополнение запасов и затраты на содержание запасов. Оптимальные размеры заказов определяются при сопоставлении издержек на содержание запасов и расходов на заказы. Расходы на заказы – это издержки на закупку каждой партии, включающие затраты на контроль наличия, подготовку заказа, высылку заказа, получение товара, проверку количества и качества, раскладку по местам хранения, проверку документов, подготовку рекламаций, постановку на учет, бухгалтерские проводки. Затраты на заказы и на содержание запасов всегда анализируются, и для расчетов применяются средние величины. Очевидно, что чем чаще заказывать, тем дороже это обходится.
Оптимальный размер запасов каждого наименования товаров определяется с учетом следующих общих принципов:
– для товаров высокого спроса (группа А) – включение в запас максимального страхового запаса для покрытия любых скачков спроса;
– для товаров постоянного спроса (группа В) – включение в запас умеренного страхового запаса;
– для товаров нерегулярного спроса (группа С) – низкий или нулевой уровень страховых запасов.
Для корректировок оптимального размера запаса практикуют:
– частый контроль запасов товаров группы А;
– периодический контроль запасов товаров группы В;
– выборочный контроль запасов товаров группы С.
При любой системе пополнения запасов требуют решения два основных вопроса: когда делать заказ и сколько товара заказывать. При системе с фиксированным интервалом между заказами устанавливаются строго определенные сроки представления заказа, тем самым решается вопрос “когда?”. Ответить надлежит на вопрос “сколько?” Для этого устанавливают и фиксируют в карточках учета или памяти компьютера величину “максимального” или “требуемого запаса” для каждого товара. Наличный запас плюс ожидаемый приход по предыдущему заказу должны быть достаточными для удовлетворения спроса в период до следующего пополнения запаса, т. е.:Требуемый запас = Количество, расходуемое за период контроля + Количество, расходуемое за период поставки + Страховой запас.
Из этого следует, что:
Размер заказа = Требуемый запас – (наличный запас + ожидаемый приход).
При работе по системе пополнения запасов через фиксированные интервалы времени ничто не препятствует использованию оптимальных заказов, особенно для товаров, имеющих стабильный спрос в период между поставками. Заказчики стараются точнее рассчитывать и своевременно корректировать величины требуемых запасов товаров – это способствует точности заказов и минимизации расходов по закупкам и содержанию товаров.
Выполним примерный расчет годовых затрат на заказы и хранение одного наименования товара на базе следующих данных.
Выбираем три разных товара, закупочная стоимость которых – обозначим ее Р– составляет 0,5 руб., 0,1 руб. и 10,0 руб.
Расходы на заказы каждой партии – обозначим их А – условно составляют 0,2 руб.
Расходы по хранению единицы товара – обозначим их В – условно составляют 65 %, т. е. для наших товаров 0,325 руб., 0,065 руб. и 6,5 руб. соответственно.
Годовой расход товаров – обозначим его С – 48 шт.
Размер одной закупочной партии – обозначим его F – установлен поставщиком в 4, или 12, или 24, или 48 шт. и более, кратно количеству в упаковке.
Расчет годовых затрат производится по следующим формулам:Годовые затраты на заказы
Годовые затраты на хранение
Суммарные годовые затраты S = D + Е.
При различных частоте и размере заказов годовые суммарные затраты изменяются разнонаправленно – это подтверждают данные таблицы. Расчет затрат производится в зависимости от частоты заказов и размеров партий товаров. Очевидно, что для товаров небольшой стоимости затраты на заказы более весомы, чем затраты на хранение.
* Подчеркнуты экономичные варианты заказов.
Приведенный график, построенный по данным таблицы для товаров стоимостью 0,1 руб., показывает, что точка экономичного заказа находится в точке равенства расходов на закупку и хранение. Для дорогих товаров затраты на закупку незначительны, и основная тяжесть падает на расходы по хранению. Затраты могут быть минимизированы, если товары малой стоимости заказывать большими партиями через длительные интервалы, а дорогие – заказывать чаще, но мелкими партиями. На практике расчеты выполняются по таблицам, построенным на известной формуле Вильсона, включающей вышеприведенные компоненты и основанной на положении, что при оптимальных объемах партий и периодичности заказов затраты на заказы примерно равны расходам на хранение.