Малый автосервис. Организация и управление: Практическое пособие
Шрифт:
алгоритмам, в зависимости от категории спроса, стоимости и маркетинговых соображений:
– быстро оборачивающиеся товары заказывают по методу фиксированных интервалов между заказами;
– средне оборачивающиеся товары, а также очень дешевые товары заказывают по методу “точки заказа”;
– дорогие изделия, а также новые товары для первых партий заказывают путем ручной подготовки расчетов;
– товары, поставляемые из той же местности, заказывают чаще всего по методу фиксированных объемов заказов.
Проект заказа готовится компьютером на базе, например, среднемесячного расхода. Проект требует анализа товароведом и ручной корректировки на основании условий, которые не могут быть учтены компьютером, – сокращение числа потребителей, снятие товара с производства, замена товара аналогом и т. п.
Расчетный заказ на 2 месяца = Потребность на 2 месяца – Остаток + Среднемесячный расход (для реализации в период ожидания поставки = 1 месяцу).
К компьютерной программе подготовки и учета заявок следует добавить расчет степени удовлетворения спроса для каждой группы товаров, с тем чтобы этот показатель руководитель мог видеть ежедневно на экране за интересующий его период времени – день, неделю, месяц, квартал, а также нарастающим итогом. Кроме того, необходим вывод на экран и печать справки о тенденции изменения степени удовлетворения спроса по месяцам, кварталам и годам – это важнейший показатель эффективности деятельности склада. Все компании требуют от дилеров отгрузки в течение суток 95 % заказанных позиций и используют расчет степени удовлетворения спроса методом, изложенным ниже. Методика определения степени удовлетворения спроса, применяемая всеми компаниями для оценки деятельности дилеров, основана на расчете отношения выполненных в течение суток позиций (строк) заказов к общему количеству позиций в заказах за любой период – месяц, квартал, год. При этом, если позиция все же отгружена, но количество товара меньше, чем заказано, она считается невыполненной.
Удовлетворение
А: Всего заказано позиций (back-order).
Частичная поставка заказанной позиции считается как невыполненная.
В: В том числе ошибочно заказанных позиций.
С: Количество невыполненных позиций. Выполненные позже заказы (back-order) не засчитываются, чтобы не искажать истинный уровень удовлетворения спроса.
Дистрибьюторам рекомендуется добиваться уровня удовлетворения спроса 95 % – это достижимо при внимательном менеджменте всех операций.
Удовлетворение спроса = (Заказано позиций – Отложено позиций): Заказано позиций = (10 – 5): 10 х 100 % = 50 %.
Порядок освоения новых товаров
Включение товара в ассортимент запаса подразумевает его постоянное наличие в расчетном количестве, и в бюджете необходимо предусматривать средства для новых товаров. Необходимо выполнять прогнозы спроса на новые товары: по данным прошлых продаж аналогичных товаров, запасы которых уже не пополняются; по ожидаемым количествам продаж или закупок, предоставляемых менеджером по продажам, покупателями или поставщиками. Проверять оправдываемость предыдущих прогнозов из этих источников – если прогнозы оказались точны менее чем на 50 %, они бесполезны. Оценивать ожидания воздействия продаж нового товара на продажи товаров, уже имеющихся в торговой номенклатуре: если новый товар вытеснит уже имеющийся, то как следует ликвидировать остаток имеющегося товара и если из-за нового товара снизятся продажи имеющегося товара, то как следует изменить критерии пополнения запаса имеющегося товара и на сколько уменьшить отведенные для него складские площади.
Необходимо установить порядок, при котором стоимость запасов новых товаров в течение года не должна превышать, например, 5-10 % от планируемого объема стоимости всех запасов, или стоимости запасов товаров, реализация и закупка которых прекращены, и/или планируемых дополнительных средств на развитие продаж, или стоимости, рассчитанной по совокупности всех трех вышеуказанных правил. Подготавливать складские площади для нового товара до направления заказа на поставку, выделить складские ячейки и/или зоны оптового хранения для необходимого запаса товара. Оценить, принесет ли новый товар хотя бы минимальную скорректированную прибыль. Сравнить показатель скорректированной прибыли с NIREP.
Скорректированный уровень прибыли = [(Годовая выручка ~ Себестоимость товаров) – (Средний запас х Коэффициент стоимости хранения, %)]: Годовая выручка.
Стоимость хранения рассчитывается для компании в целом или отдельно для ее подразделения.
NIREP = (Совокупные расходы фирмы – Стоимость хранения запасов): Валовой объем продаж.
Товар рентабелен, если скорректированный уровень прибыли превышает NIREP.
Управление заказами
Заказы типового размера позволяют получить такие условия поставки или скидки, при которых можно продать товары на конкурентоспособных условиях. Установить типовые размеры заказов для всех товаров, которые заказываются при снижении запасов до уровня точки заказа или до минимального объема запасов.
Срочные заказы не соответствуют условиям типового размера заказа, но могут направляться в том случае, когда необходимо гарантировать определенный уровень обслуживания покупателей.
Установить регламент:
– кто имеет право выставлять срочные заказы;
– ограничивать ли объем срочного заказа объемами, обещанными в данный момент покупателям;
– должен ли соответствовать объем срочного заказа спросу за период до прибытия от поставщика товара по очередному заказу типового размера;
– просить ли менеджера по закупкам о направлении срочных заказов или дать право срочных заказов менеджеру по продажам.
Неассортиментные товары (не хранимые обычно на складе) следует заказывать только под особый запрос покупателя. Ничего из заказанных таким образом товаров не должно оставаться на складе после отгрузки покупателю. Если же что-то из неассортиментных товаров остается, они должны иметь нулевую стоимость.
Варианты действий в отношении неассортиментных товаров (в порядке уменьшения предпочтительности):
– покупатель выкупает всю партию;
– покупатель платит за всю партию (балансовая стоимость обнуляется);
– менеджер по продажам оплачивает свою ошибку – излишек товара (балансовая стоимость обнуляется);
– любой остаток списывается на издержки (балансовая стоимость обнуляется).
Необходимо:
– разработать меры обеспечения отсутствия остатка ассортиментных товаров после выполнения заказа покупателя;
– разработать порядок и ответственность поручений менеджерам по закупкам закупить неассортиментные товары;
– установить, допустимо ли включать неассортиментные товары в заказ поставщику с целью достижения типового размера заказа по стоимости;
– выделить на складе специальный участок для хранения неассортиментных товаров, чтобы предотвратить их утерю в пределах склада.
Заказы на перемещение товаров
Установить, что если склад компании назначается источником снабжения каким-либо товаром для другого подразделения компании, то отправки производятся регулярным (т. е. повторяющимся) перемещением. Все остальные перемещения считаются нерегулярными.
Для регулярных перемещений:
– установить график регулярных перемещений товаров между подразделениями;
– поручить отделу отправки регулировать регулярные перемещения; будет легче контролировать общие запасы, если отдел закупок по отчетам отправок будет контролировать продукцию, перемещаемую в подразделения;
– решить, можно ли включать в график регулярных перемещений разовые отправки в принимающее подразделение тех товаров, которые обычно не поставляются ему со склада.
Для нерегулярных перемещений:
– назначить, кто должен одобрять нерегулярные перемещения – менеджер по закупкам, отвечающий за данный товар, или менеджер склада;
– определить, может ли принимающее подразделение забрать излишек продукции со склада без одобрения менеджера склада;
– определить, если склад заказывает неноменклатурные товары для принимающего подразделения, может ли товар храниться на складе или должен сразу перемещаться в принимающее подразделение и может ли товар включаться в исходящий от склада заказ типового размера или заказы должны быть отдельными.
Перемещение в один и два приема:
– установить, когда используется “перемещение в один прием”: товары одной операцией переводятся из запасов склада в другое подразделение [14] ;
– установить, когда используются перемещения в два приема: при перемещении в два приема товары перемещаются из запасов основного склада в запасы “транзитного” склада, после приемки на транзитном складе они перемещаются с него к получателю; перемещения в два приема используются в случаях, если путь продукции от склада к другому подразделению требует длительного времени.
Распределение запасов
Технологией многих нынешних компьютерных программ предусмотрено, что обработка заказов производится компьютером по мере поступления, причем все заказы находятся в равном положении и при нехватке количества товаров они достанутся заказчику, чья заявка поступила раньше. Это значит, что и собственный цех, и приоритетные клиенты, и любые сторонние заказчики равны в правах. Такая политика препятствует улучшению имиджа сервисного предприятия и развитию продаж.
Поддержание запаса товаров постоянного спроса по номенклатуре для исключения перебоев в удовлетворении заказов выполняется при помощи грамотного распределения запасов при обработке заявок потребителей и создания страхового запаса каждого товара. Для этой цели необходимо ввести (это постановка задач для программирования):
• обработку заказов сторонних потребителей не по всему наличию товаров, а по половине или другой доле – остальное должно быть резервом для цеха;
• специальный контроль и признаки распределения запаса для каждого товара – обработка разрешена по всему наличию, по половине наличия, по четверти наличия, не разрешена при наличии минимального запаса и т. д.;
• каждому заказчику присвоить код важности в обработке заявок, например, цех – 1, приоритетные клиенты – 2, собственный магазин (если есть) – 3, прочие – 4, именно в такой последовательности.
Требования к контролю неликвидов
Рискованность содержания запасов состоит в постоянной, ежедневной опасности образования неликвидов – нереализуемых запасов товаров. Они могут образовываться по следующим причинам:
– падение спроса из-за появления конкуренции;
– падение спроса из-за ликвидации потребителя;
– ошибочные закупки излишних количеств;
– ошибочные закупки устаревших товаров;
– порча товаров из-за повреждений, повышенной влажности;
– брак, не замененный поставщиком по рекламациям;
– появление новой модификации товаров, заменяющей прежние;
– оприходование по ошибке;
– пересортица в поставках;
– не списание реализованных товаров;
– пересортица из-за неверной раскладки, обнаруженная при поиске других товаров;
– потери на складе из-за небрежности в указании адресов или нанесения их нестойкой краской, обнаруженные при инвентаризации.
На первый взгляд кажется, что подобные случаи нечасты. Однако если склад работает с номенклатурой более сотни наименований товаров, неликвиды возникают и нарастают быстро. Ежемесячно проверяйте перечень товаров, не имевших спроса с начала года. Ведите статистику поквартальной реализации каждого товара в штуках, чтобы отслеживать колебания спроса и анализировать их причины. В договорах с поставщиками добивайтесь права возврата ошибочно заказанных товаров, удовлетворения рекламаций по количеству и качеству. Только тщательный учет и хорошая организация управления запасами избавят вас от образования неликвидов. Вот некоторая информация, которую складская служба должна готовить руководству для управления:
– ежемесячный перечень товаров, не пользовавшихся спросом более месяца или двух – критерий устанавливается руководством. Это необходимо для принятия мер по ускорению реализации, т. е. высвобождению “замороженных” в товарах средств для дальнейшего использования и предотвращению образования неликвидов, приносящих убытки;
– еженедельный или ежемесячный перечень товаров, запас которых снизился меньше установленного минимума, – это нужно для своевременного размещения заказов;
– ежеквартальные расчеты оборачиваемости по каждому наименованию – это необходимо для принятия мер по оптимизации сроков и объемов заказов новых партий;
– ежемесячный перечень товаров, переданных на реализацию и находящихся у посредников сверх установленных сроков, – это нужно для решения вопросов продления сроков реализации или возврата;
– ежеквартальные предложения по списанию испорченных, утерянных, похищенных и неликвидных товаров.
Допустимым объемом неликвидов по стоимости считают не более 5 % – иначе расходы по содержанию, налоги на имущество, обесценение денег и т. д. съедают прибыль без всякой надежды на компенсацию: неликвиды не просто лежат – они дорожают с каждым годом, они занимают место на складе.
К сожалению, в большинстве предприятий работа по ликвидации “мертвых” запасов ведется бессистемно. Желательно в компьютерных базах данных предусмотреть параметры для быстрой обработки такой номенклатуры в разных аспектах с целью ускорения принятия мер по избавлению от нее. Выявить такую номенклатуру при помощи компьютера несложно – достаточно включить в программу алгоритм:
– к неликвидам относить остатки товаров, не имевших спроса, например, последние 6 месяцев;
– к излишним запасам относить товары, имевшие спрос, но остатки которых превышают, например, 3-месячную потребность.
Выявив неликвиды, прежде всего определяется пригодность товаров для сбыта – могут ли они вообще кому-то понадобиться;
– если товар можно предложить торговцам, цену стараются установить на уровне, лишь едва покрывающем себестоимость, учитывая, что в запас товары покупают неохотно и только в случае явной выгодности сделки, а также тот факт, что вторично тому же клиенту неликвиды предложить не удастся – снижение цены при повторном предложении лишь укрепит его сомнения в нужности или в качестве этих товаров;
– если применения товары не нашли, цены устанавливают “бросовые” за штуку или за вес и предлагают их на выбор или на вес;
– если избавиться от неликвидов не удалось, их списывают на убытки.
Важно систематически заниматься избавлением от неликвидов и списывать их, если приходится, как можно быстрее, иначе за год или два может накопиться такой объем, списание которого станет невозможным без процедуры банкротства.
Ниже перечислены некоторые моменты, на которые следовало бы обращать особое внимание при работе с многочисленной номенклатурой товаров при нарастающем объеме сбыта, в целях предотвращения образования неликвидов.
Определять обычный объем реализации нерегулярно реализуемых товаров. Установить коэффициент превышения запаса каждого товара обычного объема его реализации. Вести учет количеств заявок (частота спроса) клиентов за год на каждый товар. Учитывать предполагаемый период ожидания пополнения запаса.
Установить регулярное сравнение показателей прогноза продаж с фактическими, при этом сотрудник, ответственный за включение товара в номенклатуру, должен обосновать любое отклонение фактических показателей от прогнозированных. Непроданный запас по истечении “?” месяцев должен быть продан по фактической стоимости, выброшен или продан по цене отходов. Оценивать риск необходимости уничтожения запаса: средний риск – мало покупателей, но есть варианты использования, а также много покупателей, но мало вариантов использования; высокий риск – мало покупателей и нет вариантов использования. Выяснять согласие поставщиков забирать непроданную часть товара, оценить затраты на возврат. Проверять, какую часть запаса товаров подобного рода приходилось ликвидировать или уничтожать в прошлом. Решиться на списание даже бездействующих и “мертвых” запасов нелегко. Основанием для этого может быть только тщательный анализ и прогноз и выяснение причин отсутствия спроса на те или иные товары. Если отсутствие спроса вызвано недостатками организации сбыта, принимают меры для продвижения товара. Если же никаких перспектив для продажи “мертвых” запасов нет, стараются от них избавиться. Некоторые дистрибьюторы сокращают бездействующие запасы на своих складах путем распределения их по частям на складах дилеров и при появлении спроса разыскивают нужный товар. Для реализации “мертвых” и бездействующих запасов организуют специальные распродажи и аукционы, предоставляют повышенные скидки. Оставшиеся нераспроданными товары устраняют из запасов. Товары, по которым не было движения в течение года (за исключением новых товаров, только введенных на рынок), снимают со стеллажей и укладывают в ящики, на которые крепят упаковочные листы. Ящики держат в таком месте, где их хранение не влечет значительных расходов. Эти товары оставляют в базе данных, но указывают другой адрес складирования. Стоимость этих товаров, как правило, списывают. Если спустя год (т. е. всего через два года) по этим товарам по-прежнему не будет никакого движения, их продают как лом или утиль, или уничтожают. После очищения складов от бездействующих и “мертвых” запасов принимают меры для предупреждения возможности аккумуляции подобных запасов в будущем.
Следует учитывать затраты на ликвидацию или уничтожение товара в его себестоимости – если обычно приходится уничтожать 5 % приобретенной партии, прибавить 5 % к закупочной стоимости товара и рассчитать валовой доход при этой себестоимости.
Проводить перманентную инвентаризацию по утвержденному бухгалтером плану – проверку соответствия наличия учетным данным определенного количества наименований или определенной группы товаров в месяц.
Ввести и строго соблюдать систему адресов для ячеек, стеллажей и других мест хранения товара. Ведомость наличия на складе должна содержать адрес каждого товара. Своевременно корректировать в картотеках и памяти компьютера адреса при изменениях места хранения товара. Поддерживать в читабельном состоянии бирки адресов и наименований товаров во избежание ошибок при размещении и отборе.
Обеспечивать соблюдение рекомендуемых поставщиком правил хранения каждого товара. Своевременно рассматривать рекламации покупателей, обеспечивать их удовлетворение. Вести учет полученных рекламаций, их удовлетворения или финансовой компенсации. Обеспечить невозможность хищений товаров со склада, повреждения товаров при перемещениях. Вести учет товаров, переданных на реализацию, контролировать сроки их нахождения у посредников, их реализацию и оплату, возврат и качество нереализованных.
Для уменьшения риска образования неликвидов ежегодно проводите активизацию запасов по результатам продаж за год. Выполните анализ частоты продаж каждого товара и по результатам анализа измените размещение товаров по принципу “чаще спрос – ближе к зоне выдачи”. Задача такого анализа – разгрузка склада от товаров редкого спроса, перемещение на их место товаров высокого спроса и упорядочение размещения для облегчения доступа. Если нет программы такого анализа, выполните анализ по количеству продаж, установив определенные критерии, например: сделать выборки товаров, продажа которых составила, например, менее 300 шт. в год, от 300 до 1000 в год и более 1000 шт. в год. По таким выборкам примите решения. Например, если товар продан за год в количестве менее 300 шт., т. е. в среднем около 1 шт. в день, его можно хранить не в теплом, а в холодном складе.Простые методы контроля запасов
Минимальные/максимальные объемы запасов задаются оценочно для медленно оборачивающихся и новых товаров. Если объем продаж медленно оборачивающегося товара превышает средний месячный спрос, это значит, что товар продается нерегулярно.
Минимальный объем: пополнение заказывается при падении объема запаса ниже минимального.
Минимальный объем = 0: планируется выставлять типовой заказ, когда в наличии товара уже нет.
Минимальный объем = произведению или большему из:
– средняя продажа по 1 заказу;
– скорректированная средняя продажа;
– средняя продажа (наиболее типичный объем продажи).
Максимальный объем запаса: страховой запас плюс стандартный объем пополнения. Объем пополнения равен ожидаемому расходу в период между поставками.
На многих мелких складах за рубежом применяются простые и дешевые способы контроля. Используя принцип оптимального размера заказа, устанавливают, что товары малой стоимости нужно заказывать менее часто, но в больших количествах. С этой целью применяют, например, упрощенную систему визуального контроля запасов мелких товаров. При этой системе запасы каждого товара делят на три группы и размещают в одной ячейке. Группы товаров отделяют друг от друга с помощью специальных щитков или помещают в пластиковые мешки либо коробки. Каждая группа имеет цветовую кодировку: красный цвет означает минимальный запас, желтый – уровень заказа, зеленый – наличие сверх уровня заказа. На ячейке или непосредственно на партии товаров закреплена карточка, содержащая следующую информацию: код товара, адрес, наименование, категорию запаса и сведения об установленных для товара уровнях запаса. Для пополнения запаса не требуются никакие действия до тех пор, пока не начнется выбор товаров из желтой секции ячейки. В этот момент контрольная карточка снимается и передается работнику, занятому учетом запасов, для того чтобы сделать заказ. Затем контрольная карточка возвращается в ячейку с отметкой о сделанном заказе. После того как начнется выбор товаров из красной секции, карточка снова поступает к клерку как повторное напоминание о необходимости восполнения запаса. Если выполнение ранее сделанного заказа в ближайшее время не ожидается, то размещается срочный заказ или предпринимаются другие необходимые действия.
Небольшие склады, чаще всего филиалы одного дилера, применяют простую систему пополнения запасов, известную как “система авансирования” или “пополнение количества за количество”. При этой системе в каждой ячейке склада имеется пачка талонов, состоящих из двух одинаковых частей. При упаковке товаров по заявке заказчика берется один талон и в обеих частях проставляется проданное количество. Затем одна часть талона прикрепляется к копии счета и передается в бухгалтерию, а вторая направляется на основной склад, информируя о расходе. На основании таких талонов главный склад формирует очередную партию и отгружает ее на периферийный склад в ближайший удобный день. Понятно, что весь учет концентрируется на главном складе, что позволяет экономить на контроле запасов в складах-филиалах. После введения системы авансирования в филиалах своих складов фирма “Ditteren”, крупный торговец запчастями к автомобилям “Volkswagen” в Бельгии, сократила семь кладовщиков филиалов, так как операции с талонами смогли выполнять менее квалифицированные (и менее оплачиваемые) рабочие, комплектующие отгрузки по заявкам покупателей.