Microsoft Office
Шрифт:
Работаем с автозаменой
Если вы часто создаете в Word однотипные тексты, содержащие большое число повторяющихся фраз, названий и формулировок, вам стоит прибегнуть к помощи еще одного сервиса Word – Автозамены. Она позволит вам присвоить словам, сочетаниям слов и даже целым фразам буквенные индексы. Наткнувшись на такой индекс, Word автоматически заменит его на нужное вам словосочетание.
Например, при подготовке этой книги автору часто приходилось вставлять в русский текст английские названия программных продуктов и фирм-производителей. Для этого буквально в середине каждого предложения возникала необходимость переключения языка клавиатуры (русский/английский), а после окончания ввода
Проверка орфографии
Умница Word проверяет орфографию и грамматику в вашем тексте автоматически, по мере ввода. Заметив грамматическую или стилистическую ошибку, Word помечает ее цветной волнистой чертой, красной или зеленой.
«Красная волна» означает, что в данном слове имеется грамматическая ошибка. Или что этого слова Word просто не знает... А не знает Word, при всем своем интеллекте, очень многого – в том числе и ряд слов, обозначающих пункты его собственного меню. Незнакомое Word’у слово можно добавить в его базу данных – тогда в дальнейшем программа не будет помечать это слово как ошибочное. Для этого щелкните по подчеркнутому красной чертой слову правой кнопкой мышки и выберите пункт Добавить (Add) в Контекстном меню. Выбрав пункт Пропустить все (Ignore All), вы снимете «волну» с этого слова во всем тексте, однако в базу данных оно внесено не будет.
Вверху Контекстного меню вы можете увидеть варианты правки ошибочного слова, которые предлагает вам сам Word. Выберите устраивающий вас вариант и щелкните по нему мышкой – Word сам внесет все требуемые исправления. Иногда случается так, что программа проверки правописания Word словно бы сходит с ума, подчеркивая красной волной слова, которые, несомненно, написаны вами правильно, и даже целые предложения. Вполне вероятно, что проблема кроется в неправильно установленном признаке языка в вашем документе. Ведь для того, чтобы программа правописания могла работать, ей необходимо удостовериться, что она имеет дело именно с русским (или английским) текстом. Иногда происходят сбои – скажем, после набора какого-нибудь слова на английском языке Word автоматически присваивает «английский» статус и всем остальным идущим за ним словам, даром что вы уже давно переключили раскладку клавиатуры. В этом случае вам необходимо просто исправить признак языка во «взволнованном» фрагменте. Выделите его, затем зайдите в меню Сервис/Язык/Выбрать язык (Tools/Language/Set Language) и установите столь необходимый вам Русский.
Помимо «красной волны», существует еще и «зеленая». Она намекает, что написанное вами предложение небезупречно с точки зрения стилистики, синтаксиса или пунктуации. Пропущенная в тексте запятая, чрезмерная длина предложения (чем, как подсказывает Word, частенько грешит автор этого текста) – все это моментально выделяется «зеленой волной». Забавно и немножко обидно: иноземный (пусть и русифицированный) текстовый редактор частенько оказывается куда грамотнее отечественного пользователя! Word способен, к примеру, «отловить» просторечие в официальном тексте, заметить пропущенную запятую или связку – а это и человек с филологическим образованием не всегда заметит. Но верно и обратное. Никогда не доверяйтесь спеллчекеру целиком и обязательно проверяйте сами независимо от него! К тому же при автоматической проверке спеллер часто «перескакивает» с русского на английский (после англоязычных фрагментов) и начинает находить ошибки там, где их нет. Щелкнув по «зеленой волне» левой клавишей мышки, вы получите точную информацию о выявленной ошибке и способах ее устранения.
Защищаем текст от потери
Прежде чем говорить об окончательном сохранении документа... поговорим о так называемом сохранении предварительном. В терминологии Word – Автосохранении. В процессе работы Word может автоматически, без вашей команды, сохранять на диске промежуточные результаты работы – это будет происходить практически незаметно для вас каждые несколько минут. Зачем это нужно? Ответ прост: иногда в процессе работы компьютер имеет гнусное обыкновение «зависать». Понятно, что после перезагрузки компьютера весь введенный вами за несколько часов
В этом же меню можно установить, через какой промежуток времени Word будет сохранять промежуточные результаты вашей работы (величина по умолчанию —10 минут, но лучше установить вдвое меньшее значение). Теперь вам не придется постоянно дергаться, лихорадочно бросая курсор мышки на штурм кнопки Сохранить. И даже в случае внезапного выключения питания (бывает в нашей стране и такое), равно как и сбоев программного характера, вы потеряете всего пару абзацев. Теперь, если ваш компьютер внезапно завис во время работы с текстом или отключился из-за проблем с электропитанием, не беспокойтесь: скорее всего, после перезагрузки и запуска Word вы сможете восстановить большую часть сделанной вами работы. Word предлагает нам сразу несколько вариантов: или вернуться к первоначальному тексту, или восстановить документ из «временных» файлов. Выберите нужный вариант, руководствуясь временем создания документа (оно будет указано рядом с его названием), а затем – сохраните выбранный вами вариант на диске.
И все же, при всей своей простоте и привлекательности, Автоматическое сохранение документа может вас и подвести – все-таки надежнее сохранять текст «вручную», в выбранные вами ключевые моменты. Не забывайте об этом – и почаще нажимайте клавиши Ctrl и S. А заодно – внимательно прочтите следующую главу.
Сохраняем документ
Для сохранения созданного вами файла нажмите кнопку Сохранить (Save) (с изображением дискеты) на Панели инструментов Word. После этого, если сохранение производится впервые, программа предложит вам выбрать папку, в которой будет сохранен документ, его формат и имя. В дальнейшем, если вы захотите уточнить некоторые параметры сохранения документа, вы сможете воспользоваться пунктом Сохранить как (Save As) меню Файл (File). К помощи этой кнопки вам придется прибегнуть в том случае, если вы захотите сохранить уже записанный на вашем жестком диске документ под новым именем, в новой папке или в отличном от стандартного формате. По умолчанию Word в качестве имени документа выбирает его заголовок или первую строку текста (напомню, что имя документа в Windows может состоять из 256 символов). Документ предлагается сохранить в папке Мои документы, которая находится на вашем диске, хотя Word предложит вам на выбор и другие папки для быстрого сохранения документов – Избранное, Рабочий стол Windows и даже папку Документов Интернета!
Не слишком разумно валить все документы в одну папку – отыскать нужный потом будет очень непросто. Проще всего, воспользовавшись любым файловым менеджером, создать в папке Мои документы несколько вложенных папок (например «Рабочие документы», «Письма», «Контрольные работы сына» и т. д.) и позднее сохранять документ только в предназначенной для него папке. Если вы хотите не просто хранить созданный документ на вашем жестком диске, но и переносить его на другой компьютер, то вам необходимо для страховки изменить тип (формат) файла. Дело в том, что хотя Word-2003 сегодня установлен на большей части компьютеров, во многих организациях используются более старые версии этой программы – Word XP или даже Word-97! Открыть в них документ, созданный в формате Word-2003 не всегда возможно – многие элементы оформления могут быть потеряны. Поэтому рекомендую вам в сомнительных случаях перестраховаться, выбрав при сохранении файла в графе Тип файла (Save as type) меню Файл/Сохранить как (File/Save As) строчку Word-6.0/95. Другим вариантом может стать универсальный формат RTF, с которым могут работать все без исключения версии Word. Правда, файл RTF занимает значительно больше места, чем документ в «классическом» формате, да и кое-какие элементы форматирования текста могут при этом потеряться... Но чего не сделаешь ради стабильности!