Навстречу людям. Шаг за шагом[практические механизмы участия общественности в процессах принятия решений на местном уровне]
Шрифт:
• у загальному відділі — розпорядчі документи й документи загального листування;
• у відділ з роботи із зверненнями громадян — доручення стосовно звернень громадян.
Дані про них накопичуються в комп'ютерних базах даних.
Комп'ютерна мережа функціонує за окремим регламентом, складеним відділом інформаційних систем управління господарського забезпечення (далі — відділ інформаційних систем).
Щомісяця завідуючий відділу інформаційних систем готує аналітичну записку про стан комп'ютерної мережі й перспективи її розвитку, стан телекомунікаційних мереж, комп'ютерного й периферійного устаткування та надає її керуючому справами виконкому.
Електронні архіви, програмне забезпечення й бази даних документообігу супроводжуються відділом інформаційних систем з урахуванням вимог чинного законодавства.
5.1.3.Відповідальність за стан роботи з документами у виконкомі покладається на керуючого справами виконкому.
5.1.4.Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається окремим документом.
5.1.5.Усі документи виконкому та інших виконавчих органів виконуються українською мовою, за винятком документів з питань міжнародних та міжнаціональних відносин, що можуть виконуватися на мові кореспондента.
5.1.6.Система здійснення контрольної роботи у виконавчих органах включає:
відділ контролю управління організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю (далі — відділ контролю);
контрольні служби (відділи) виконавчих органів.
5.1.7. З дієтою проведення систематичної контрольної роботи в кожному виконавчому органі повинна функціонувати контрольна служба.
5.1.8.Контрольна служба виконавчого органу може складатися з однієї або кількох посадових осіб, на яких, за наказом керівника виконавчого органу чи у відповідності до їх посадових інструкцій, покладено виконання контрольних функцій. 5.1.9.Працівники контрольної служби виконавчого органу можуть здійснювати виключно функції контролю за виконанням документів та доручень керівництва виконкому або поєднувати їх з виконанням інших обов'язків у відповідності до своїх посадових інструкцій.
5.1.10. Контролю у виконавчих органах підлягають:
1) документи центральних органів державної влади;
2) розпорядчі документи органів та посадових осіб місцевого самоврядування міста Одеси, які підлягають контролю з боку міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому;
3) доручення міського голови, його заступників та керуючого справами виконкому;
4) розпорядчі документи Одеської обласної ради та Одеської обласної державної адміністрації, які стосуються виконання виконкомом делегованих повноважень; 5)документи загального листування, в яких встановлене завдання, або про необхідність виконання яких зазначено в резолюції; 6)доручення щодо звернень громадян; 7)плани роботи виконкому.
5.1.11. У виконавчих органах контроль здійснюють:
— за виконанням документів центральних органів державної влади, розпорядчих документів Одеської обласної ради, Одеської обласної державної адміністрації та документів загального листування — загальний відділ, відділ контролю й контрольна служба виконавчого органу;
— за виконанням доручень, які дані міським головою — організаційний відділ та контрольна служба виконавчого органу;
– за виконанням доручень заступників міського голови — консультанти заступників міського голови;
— за виконанням рішень міської ради — відділ з організації роботи ради та контрольна служба виконавчого органу;
— за виконанням розпорядчих документів виконкому і міського голови — міський голова, заступники міського голови, керуючий справами виконкому (у відповідності до останнього пункту документа), відділ контролю і контрольна служба виконавчого органу;
— за виконанням доручень щодо звернень громадян — відділ з роботи із зверненнями громадян і контрольна служба виконавчого органу;
— за виконанням плану роботи виконкому — організаційний відділ та контрольна служба виконавчого органу.
5.1.12.Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані протягом 30-ти, а документи з позначкою "терміново" — 7-ми календарних днів, якщо інше не визначено в самому документі або в резолюції.
5.1.13.Сплив встановлених резолюціями або законодавством строків виконання документів ведеться з дати їх надходження та реєстрації в секторі загального листування (канцелярії) або секторі розпорядчих документів загального відділу, або у відділі по роботі із зверненнями "громадян.
5.1.14. Документ вважається виконаним лише тоді, коли вирішені порушені в ньому питання, повністю виконана резолюція.
5.1.15. Після виконання документ потребує зняття з контролю. Процедура зняття документу з контролю залежить від його типу.
5.1.16.Працівникам виконавчих органів, незалежно від їх службового положення, забороняється приймати кореспонденцію безпосередньо від працівників установ, організацій та громадян без реєстрації. 5.1.17.Міським головою, а під час його відсутності — особою, яка виконує його обов'язки, розглядаються всі розпорядчі документи центральних органів державної влади, їх доручення та листи, листи інших центральних органів виконавчої влади, керівних органів партій, громадських об'єднань та рухів.
Копії листів, пропозицій, програм і проектів, пов’язаних з вирішенням проблем дітей та молоді, надсилаються на громадську експертизу до Молодіжної Ради міста Одеси.
5.1.18.Документи на розгляд міському голові надаються щоденно о 17.00 керуючим справами виконкому. Проекти резолюцій міського голови щодо виконання розпорядчих документів центральних органів державної влади та їх доручень готуються завідувачем загального відділу разом із завідувачем відділу контролю, проекти резолюцій щодо виконання інших документів, зазначених у п.5.1.17.
– завідувачем загального відділу.
5.1.19. Усі інші документи після реєстрації передаються для розгляду заступникам міського голови, керуючому справами виконкому відповідно до розподілу обов'язків.
Одержують ці документи консультанти відділу забезпечення роботи керівного складу виконавчого комітету управління організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю Одеської міської ради (далі — консультанти заступників міського голови) щоденно з 16.00 до 17.00 у секторі загального листування та у відділі з роботи із зверненнями громадян.