Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса

Гладкий Алексей Анатольевич

А вот привлечь бухгалтера для дачи объяснений в таком случае нужно обязательно. При этом сразу сообщите ему, что если вы не будете удовлетворены его ответами, то не исключено, что ему придется давать не объяснения, а показания, и не вам, а представителям соответствующих органов, куда вы непременно обратитесь. Независимо от того, планируете вы обращаться в эти органы или нет, такая фраза подействует на бухгалтера самым благотворным образом. Желание врать и изворачиваться у него, вероятнее всего, исчезнет: расскажет все, что он делал незаконно, кто ему помогал и с кем он делился.

Некоторые недобросовестные бухгалтеры, зная, что за ними есть серьезные прегрешения, могут попытаться выйти на контакт с представителями аудиторской компании, проводящей проверку, и предложить им за соответствующее вознаграждение скрыть те либо иные факты.

Однако

в большинстве случаев опасаться этого не стоит: аудиторы, как правило, дорожат своей работой (не секрет, что работа аудитора оплачивается весьма неплохо), а также репутацией компании и не захотят наживать себе неприятности ради сомнительного предложения. Кроме этого, если после аудитора предприятие будет проверять налоговая инспекция и обнаружит нарушения, которые не были выявлены до нее, то это будет серьезным ударом по репутации аудиторской компании. Не исключено, что подобным предложением бухгалтер только усугубит свое положение: обычно аудиторы докладывают обо всем руководителям проверяемых предприятий.

Маленькие хитрости

В данном разделе рассмотрим несколько небольших хитростей, которые позволяют директору контролировать процессы, сделки, операции, да и вообще – наблюдать за деятельностью бухгалтера, причем незаметно для окружающих.

Не секрет, что один из наиболее распространенных видов мошенничества – это подделка подписи руководителя предприятия. Искусную подделку подписи сможет выявить только графологическая экспертиза, для проведения которой нужны серьезные основания. Бывают ситуации, когда директор компании пытается вспомнить, почему он заключил договор именно с этой новой организацией, а не с контрагентом, с которым давно работали, и когда он успел его подписать. Руководитель просит бухгалтера, чтобы тот предоставил ему все документы по этой сделке, затем внимательно изучает эти документы, сомнений возникает еще больше (например, цена завышена или сроки поставок неудобные), но – на документе стоит его подпись. Руководитель пожимает плечами (мол, как это я мог такое подписать), но делать нечего – для расторжения договора оснований нет. И невдомек ему, что подпись на контракте – вовсе не его, а является искусной подделкой.

Поэтому при подписи документов рекомендуется соблюдать одну небольшую хитрость. Подписанный вами документ можно незаметно от всех пометить: например, поставить на его оборотной стороне маленькую точку либо примять уголок документа. Подобным образом рекомендуется помечать все подписываемые документы: договоры, контракты, счет-фактуры. Разумеется, делать это нужно незаметно от окружающих, поэтому подписывать документы необходимо в одиночестве. Желательно завести папку «На подпись» и отдать ее секретарю. В эту папку сотрудники будут класть документы, которые необходимо подписать, а вы периодически станете забирать ее содержимое, подписывать документы у себя в кабинете и отдавать их секретарю, откуда их и заберут сотрудники. С помощью такого нехитрого приема при возникновении спорной ситуации вы без труда определите, является ли подпись на документе вашей.

Кстати, многие руководители используют вместо своей подписи факсимиле. Более того – при длительных отлучках они оставляют факсимиле на предприятии и разрешают ставить с его помощью свою подпись везде, где это необходимо. Стоит ли говорить, насколько благоприятна такая ситуация для различных злоупотреблений! Среди них и проведение несанкционированных платежей, и произвольное снятие наличных денег (некоторые банки официально принимают факсимиле вместо подписи), и заключение «выгодных» контрактов (разумеется, выгоду в виде отката получит сотрудник, который организовал заключение нужного контрагенту договора), и списание товарно-материальных ценностей. Категорически не рекомендуется даже изготавливать факсимиле (ведь образец останется на предприятии, которое его изготовило), не говоря уже о том, чтобы давать его своим сотрудникам.

Возникает закономерный вопрос: каким же образом решать текущие вопросы (подписывать документы, заключать договоры), когда директор находится в командировке?

На предприятии должен быть заведен четкий порядок действий на случай отсутствия руководителя. Например, если директор часто бывает в командировках, рекомендуется пользоваться для осуществления платежей программой типа «Банк – Клиент». В этом случае отпадет надобность в подписи руководителем платежных документов. Чтобы исключить несанкционированные платежи, перед отъездом руководитель компании дает добро на проведение только необходимых платежей: например, оплата налогов, расчет с поставщиком в соответствии с условиями контракта и т. д. Проведение любых других платежей на время отсутствия руководителя предприятия строго запрещается.

Подпись остальных документов (счет-фактур, контрактов) можно либо отложить до возвращения директора, либо поручить его заместителю.

Для контроля получения в банке и последующего расходования наличных денежных средств руководителю предприятия желательно иметь ксерокопии чеков на снятие наличных денег. Например, можно завести на предприятии такой порядок: бухгалтер, прежде чем идти подписывать чек к руководителю, должен предварительно сделать его ксерокопию. Подписывая чек, директор оставляет ксерокопию у себя. Когда бухгалтер придет подписывать следующий чек, руководитель сможет посмотреть, на что и когда снимались деньги в банке в прошлый раз. Если, например, бухгалтер по пять раз в месяц приходит подписывать чек на получение денег на хозяйственные расходы, то у руководителя есть все основания отказаться от подписи такого чека и проверить порядок соблюдения кассовой дисциплины. Некоторые ушлые бухгалтеры ухитряются дважды снимать наличные деньги для покрытия командировочных расходов на одну и ту же командировку, пользуясь тем, что директор забыл о том, что на эти цели деньги уже были сняты недели три назад.

При планировании предстоящих сделок руководителю предприятия рекомендуется запоминать (а лучше – письменно фиксировать) названия контрагентов, с которыми предполагается заключить договор. Например, для перевозки грузов компания планирует заключить договор с определенной фирмой. Директор дает добро на заключение контракта с этим грузоперевозчиком. В то же время другой грузоперевозчик, желая заполучить контракт, делает бухгалтеру предложение: если тот организовывает заключение контракта, то получает определенный откат от соответствующей суммы. Бухгалтер приносит на подпись директору контракт с этим грузоперевозчиком; директор, увидев, с кем предполагается заключение контракта, удивленно спрашивает: «Ведь мы планировали заключать договор совсем с другим грузоперевозчиком – почему вы не выполнили мое распоряжение?» Бухгалтер делает круглые глаза и возражает: «Да как же так, вы же сами сказали заключать контракт именно с этой организацией. Неужели вы запамятовали? А мне было так трудно договориться с ними, я потратил на это столько времени и усилий!» Директор, пожимая плечами («Видимо, я и правда что-то перепутал»), ставит свою подпись и заключает договор совсем не с той организацией, с которой изначально планировал, даже не догадываясь о том, что его просто обманули.

Если вы решили заключить договор с таким-то контрагентом – зафиксируйте это в записной книжке или где-нибудь еще, чтобы впоследствии не возникало спорных ситуаций. Тем самым вы избавите предприятие от заведомо невыгодных (или не самых выгодных) контрактов и договоров и не позволите нажиться недобросовестному бухгалтеру.

Как известно, при использовании в компании системы электронных платежей типа «Банк – Клиент» контроль проведения платежей со стороны руководства несколько ослабляется. Это обусловлено тем, что при составлении платежных документов на бумажном носителе каждый документ подписывается директором, поэтому он лично видит каждый предстоящий платеж: кому, за что, сколько и по какому договору. Электронные платежи бухгалтер может проводить самостоятельно, без участия директора и без предоставления платежных документов ему на подпись.

В связи с этим иногда бывает полезно провести маленькую внезапную проверку предстоящих платежей. Для этого нужно неожиданно прийти в бухгалтерию и попросить бухгалтера показать все проведенные либо подготовленные к отправке платежи за сегодняшний день, обосновав каждый платеж: кому производится оплата, за что, по какому договору или счет-фактуре, на какую сумму и т. д. Не исключено, что с помощью нехитрого приема, который займет совсем немного времени, вам удастся своевременно обнаружить сомнительный или несанкционированный платеж. Такой способ проверки бухгалтера бывает полезным еще и потому, что сомнительные, мошеннические и несанкционированные платежи нередко проводятся без оформления соответствующих документов, которые в лучшем случае будут подготовлены задним числом.