Организация бизнеса: грамотное построение своего дела

Орлов Александр

Что защищают

На практике можно встретить две крайности. С одной стороны, топ-менеджеры нередко устанавливают тотальный режим секретности, при котором к коммерческой тайне относится практически все. Последствия таких шагов бывают довольно печальные. Во-первых, размывается грань между секретной и иной информацией, что делает проблематичной ее защиту. Во-вторых, гипертрофированный объем засекреченной информации требует больших усилий и ресурсов по ее сохранению, в противном

случае введение режима коммерческой тайны остается только декларацией «на бумаге». В-третьих, режим тотальной секретности может создать лишние бюрократические барьеры внутри компании и серьезно затруднить нормальное течение ежедневных бизнес-процессов.

Другая крайность – к коммерческой тайне относят только две-три ключевые позиции, сужая тем самым возможность защищать свои интересы в случае утечки другой важной информации.

Самым оправданным при определении состава секретной информации является метод «взгляда со стороны» – руководитель и топ-менеджеры ставят себя на место конкурентов или инсайдеров и анализируют, какая именно информация о бизнесе могла бы их заинтересовать. Такой подход позволит вычленить ту информацию, которая действительно имеет коммерческую ценность, и вместе с тем избежать политики тотальной секретности.

На основе опыта внедрения режима коммерческой тайны в нескольких крупных торгово-промышленных компаниях можно условно выделить четыре основных блока информации, которую возможно отнести к коммерческой тайне:

1. Стратегия развития компании, производство и управление:

секреты производственных процессов компании (ноу-хау);

бизнес-планы, программы развития и иные сведения, связанные с планированием деятельности организации;

инвестиционные программы;

правила и технологии ведения бизнес-процессов;

решения управленческого аппарата компании;

сведения об организации охраны предприятия.

2. Финансово-хозяйственная деятельность организации:

содержание договоров компании;

себестоимость выпускаемой продукции, структура цены;

бюджет компании;

данные о доходах компании и объемах продаж;

сведения о спросе и предложении на продукцию и услуги предприятия;

информация о составе и размерах имущества организации, денежных средствах, запасах на складе сырья, материалов;

данные о товарно-денежных оборотах;

сведения о банковских операциях, кредитах, долговых обязательствах, инвестициях;

содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности (обязательно относится к коммерческой тайне в силу п. 4 ст. 10 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»);

результаты маркетинговых исследований.

3. Персональные

данные и сведения о структуре компании:

организационная структура предприятия и функции подразделений;

информация о персонале, адреса, домашние и мобильные телефоны руководства и сотрудников фирмы;

местонахождение руководителей организации.

4. Сведения об отношениях компании с клиентами и партнерами:

состав поставщиков, партнеров, потребителей;

списки представителей или посредников компании, в том числе неофициальных;

данные о получаемых и прорабатываемых заказах и предложениях;

сведения о подготовке и ведении переговоров.

Надо отметить, что это приблизительный перечень данных, в каждом случае состав коммерческой тайны нужно определять индивидуально, исходя из особенностей конкретного бизнеса. Но вот о чем не стоит забывать – есть ряд сведений, которые не могут быть засекречены ни при каких обстоятельствах. Состав этих данных определяет ст. 5 Закона. Например, нельзя скрыть содержание учредительных документов, данные о составе и численности сотрудников, системе оплаты труда и некоторые другие.

От кого защищают

Информация, составляющая коммерческую тайну, является закрытой. Ее нужно охранять от трех категорий потенциальных «посягателей» – недобросовестных работников, конкурентов и контрольно-надзорных органов.

Для сотрудников компании действует следующий принцип: они обязаны не распространять секретную информацию устно, письменно, путем демонстрации или передачи, а также иными способами третьим лицам.

В отношениях с партнерами и контрагентами следует придерживаться трех простых, но эффективных правил. Во-первых, предоставление информации, отнесенной к коммерческой тайне, может иметь место только при оформленных договорных отношениях. На стадии переговоров или проработки предложений раскрытие конфиденциальных сведений исключается. Если же речь идет о проекте, в котором без раскрытия части ноу-хау будущему партнеру достичь согласия невозможно, необходимо подстраховаться уже на стадии подготовки и структурирования сделки – заключить соглашение о конфиденциальности, которое может быть разделом в соглашении о намерениях (предварительном договоре) или самостоятельным документом.

Во-вторых, при заключении любого договора целесообразно включить в него раздел о конфиденциальности, определяющий обязательства сторон в части защиты коммерческой тайны и ответственность за возможные нарушения.

В-третьих, любые документы, передаваемые контрагентам и содержащие секретную информацию, необходимо передавать по реестру и помечать их специальным грифом «Коммерческая тайна».

Отдельно о проверяющих