Основы ведения мероприятий

Богданов Тимур

Музыкальное оформление работы ведущего

У Вас должен быть свой звукооператор. Мы называем их «звуковик» или «тапёр». Это человек с навыками Ди-джея, звукооператора, сведущего и певца. На худой конец достаточно двух первых умений. У него есть ноутбук, на котором большая подборка отбивок, музыкальных вставок и эффектов, фоновых музыкальных композиций и дискотечная танцевальная музыка. Этот человек должен понимать, что от него хотят, какое мероприятие сейчас проходит и каков план праздника. Когда Вы будете писать себе сценарный план, сделайте вторую копию своему звуковику с особыми пометками по музыке. Я, например, делаю «монтажный лист» для своего звуковика, чтобы он в течение пятнадцати минут до начала мог ознакомиться с

планом предстоящей работы и подготовить трек-лист рабочих фонограмм. Лучше заранее выслать «монтажный лист» звуковику на почту, чтобы потом можно было спросить с него за качество его работы. Как выглядит «монтажный лист» Вы можете увидеть в главе 4. СТРУКТУРА МЕРОПИЯТИЯ.

«Отбивки» – это бодрые музыкальные отрезки песен, которые включаются в момент, когда гости выходят в центр зала говорить тост. Если Вы заранее знаете профессию или родственное отношение гостей к виновникам торжества, Вы можете попросить своего звуковика специально подобрать и «нарезать» тематические отбивки это добавит интереса к программе и заказчики оценят уровень Вашей подготовки.

Музыкальные вставки и эффекты нужны звуковику для непредвиденных моментов, когда такие звуковые шутки будут уместны. Для этого Ваш звуковик должен быть расторопен и креативен, чтобы успеть включить такую музыкальную фразу или эффект оперативно и актуально. Такими вставками могут быть фразы из кино, прикольные кусочки музыкальных комичных фраз, звуковые эффекты в виде вздохов, взрывов, стуков, кряканий и проч.

Звуковик должен быть ответственным человеком и с любовью и пониманием относиться к своей работе. Он должен быть талантливыми креативным. Я понимаю, что таких людей в роли звукооператора найти сложно, но Вы потрудитесь, и заметите, какой замечательный тандем у вас получится. Так же постарайтесь сделать так, чтобы звуковик приходил на мероприятие заранее, так как подключение аппаратуры, изучение сценарного плана и подготовка фонограмм занимает время. Нехорошо, когда гости уже в зале, а вы только начали проверять микрофон. Люди должны прийти уже в подготовленный зал. Это касается и экрана, и звука, и оформления.

Все свои игры, репризы, фонограммы песен, если Вы поющий ведущий, и видеофайлы для показа на экране обязательно готовьте самостоятельно и носите с собой на флэш-носителе.

Глава 4. Структура мероприятия

Начало работы с заказчиком.

БРИФ на организацию мероприятия

Предоплата.

Пожелания клиента и Ваши возможности.

Сценарий. Нужен ли сценарий. Как писать сценарий?

Начало, середина, финал.

Примеры сценарного и монтажного планов

Структура сценария. Основные моменты.

Форматы мероприятий.

Начало работы с заказчиком

При подготовке к мероприятию очень важен комплексный подход. С чего начать? Как выстроить структуру работы? Чем закончить, чтобы заказчики вновь вернулись именно к Вам?

Проведение мероприятия – это не вся работа ведущего, а всего лишь его часть. Полный цикл работы начинается при первом разговоре с заказчиками. Как правило, это звонок по телефону. Заказчиков в этот момент интересует только один вопрос – цена. Если вы сразу скажете цену, считайте, что заказчик больше не перезвонит. В 80% случаев так и происходит. Заказчик готовиться к мероприятию, в его голове уже сложился более-менее внятный план и вид торжества. А ещё бюджет. Поэтому сразу цену своей работы не говорите. Цена Вашего ведения должна зависеть от трёх составляющих и именно эти три вопроса Вам и надо задать заказчику, прежде чем Вы скажете сумму гонорара. 1. Когда? 2. Где? 3. Сколько будет гостей? Как правило, к этим вопросам добавляются ещё один – нужно ли музыкальное сопровождение? (Этот вопрос обязателен для помещений в которых Вы ещё не работали, так как местные звуковая аппаратура

и звукооператор могут быть в точке проведения, а может и не быть. Поэтому у Вас заранее должен быть телефон человека, который предоставит комплект звукового оборудования. А так же свой собственный звуковик). Далее вы можете попросить у заказчика часовую паузу, чтобы свериться со своим графиком. Даже если никакого графика и нет, будет лучше, чтобы заказчик подумал о том, как Вы заняты. Занят – значит популярен. Через час Вы можете сообщить сумму своего гонорара и предложить свою помощь в организации программы. В 90% случаев программа тоже нужна, а заниматься её организацией заказчику некогда. Это шанс для Вас ещё заработать и сделать программу удобной именно Вам. Подробнее об организации программы мы поговорим в главе 7. ОРГАНИЗАЦИЯ МЕРОПРИЯТИЯ. Я после беседы прошу адрес электронной почты и, в зависимости от серьёзности и массовости мероприятия в течение дня высылаю заказчику бриф с вопросами или сразу смету.

БРИФ на организацию Новогоднего корпоративного вечера:

1. Место, время, хронометраж мероприятия

2. Количество человек. Из них сотрудники, приглашённые гости. Средний возраст.

3. Порядок тостов/протокол (не более 10)

4. Тематика вчера

5. Требования к ведущему (язык, возраст, жанр)

6. Требования к музыкальному наполнению вечера

7. Организация звуковой аппаратуры да/нет

8. Организация световой аппаратуры да/нет

9.Организация выступления музыкальной группы да/нет

10. Проведение вручения грамот/премий/наград от руководства да/нет

11. Проведение праздничной лотереи от руководства да/нет

12. Выступление танцевального коллектива да/нет

13. Выступление музыканта-инструменталиста (саксофон, скрипка, аккордеон) да/нет/выбор

14. Выступление артистов оригинального жанра (фокусник, оригинальный танец, цирковой номер) да/нет/выбор

15. Специальное шоу (песочное шоу, лазерное шоу, огненное шоу на улице, шоу теней, танцевальное шоу чернокожих артистов, шоу цыган) да/нет/выбор

16. Использование экрана (фильм-отчёт, шуточный фильм-поздравление, слайд шоу) да/нет/выбор

17. Аниматоры на встречу гостей (леди фуршет, шоу на ходулях, аниматоры-звёзды, аниматоры-девушки в тематических костюмах) да/нет/выбор

18. Фото/видео – да/нет/выбор

19.Оформление (баннер, цветы, шары, ленты) да/нет

20.Салют, фейерверк – да/нет/выбор

21. Дополнительные пожелания.

Разумеется, пункты брифа можно менять в зависимости от направленности и формата мероприятия. То есть на свадьбу или юбилей вопросы брифа будут отличаться.

После обработки брифа, и в случае когда вопросы решились быстро по телефону, я сразу высылаю заказчику смету с лёгким завышением количества опций. При этом я пишу, что в смете возможно убирать и добавлять позиции на усмотрение заказчика. Смету я делаю в программе Exel в виде таблицы и подвожу общую сумму в нижней строке таким образом, чтобы убирая ненужные строки заказчик видел, как уменьшается общая сумма. Если будете делать так же, обязательно оговоритесь и устно и письменно, что смета не финальная и её можно править! Ещё обязательно обозначьте, что ведение мероприятия – это одна работа, а функции организатора – совсем другая, которая оплачивается отдельно. Как правило, за это агентства устанавливают стандартную ставку 10% агентского сбора, реже 15, но не более 20. Но мне встречались случаи, когда за такую работу оговаривалась фиксированная ставка. Тут, как говориться, дело Ваше.

После того, как смету посмотрел или подправил заказчик я назначаю встречу. Раньше я делал такие встречи в офисе, но со временем понял, что сидя в моём офисе на моём мягком диване и попивая мой кофе заказчики излишне расслабляются и беседы с ними могут тянуться часами. Поэтому со временем я стал организовывать встречи с ними в кафе, кофейнях, лобби-барах отелей, а лучше всего в ресторане, где планируется мероприятие. В таких местах заказчики понимают, что «время-деньги» и все вопросы решаются намного быстрее.