Прибыльный детский клуб
Шрифт:
В-седьмых, на собраниях вы распределяете обязанности на следующий период работы. Для этого пригодятся записи из вашего ежедневника. Например, вы извещаете всех, что осенью у вас будут три праздника: «Осенины», Хэллоуин и Праздник сладкоежки. Вы даете указания администраторам вывесить объявления-афиши в клубе в определенные даты, подготовить к продаже билеты, правильно осуществить учет их оплаты; назначаете ответственного администратора на дни праздников. Также вы извещаете уборщицу о том, что в эти дни должна быть проведена дополнительная уборка. Из числа педагогов определяются ответственные за украшение клуба и выбираются артисты, которые будут вести
В-восьмых, на общих собраниях нужно говорить только о решенных проблемах, подводить итоги сделанного, сообщать о хороших новостях, а также о планах на будущее. Ни в коем случае не следует обсуждать проблемы со всем коллективом – это вы сделаете на совещаниях или мини-совещаниях. Запомните данное важнейшее правило проведения общих собраний.
Темы, перечисленные выше, как правило, предназначены для монолога руководителя детского клуба: он представляет сотрудников, рассказывает о новостях, извещает о графике работы летом и т. д. Общие собрания не подходят для решения острых вопросов.
Другое дело – совещания и мини-совещания. На них обсуждаются конкретные проблемы, здесь возможны напряженная полемика и бурные дебаты. Как уже отмечалось, совещания проводятся отдельно с администраторами или педагогами. Не обязательно собирать общее собрание, чтобы обсудить вопрос мытья столов, заточки карандашей и раскладывания методических пособий на свои места после занятий. Эта тема актуальна для педагогов. На подобных совещаниях педагогов методист может более подробно, чем на общем собрании, рассказать о новых курсах, например описать цели и задачи, программное содержание, привести примеры заданий.
В вашем ежедневнике собрания коллектива должны быть запланированы на каждый месяц работы. Сначала стоит назначить даты общих собраний, которых, как мы выяснили, может быть всего четыре за год. Далее распределите по датам совещания и мини-совещания. Должно быть как минимум по три встречи с педагогами и администраторами. Очень полезно проводить мини-совещания с администраторами и уборщицами для обсуждения вопросов наведения чистоты в клубе и прояснения возникших мелких недоразумений.
Собрания коллектива можно сделать не только информативными, но и интересными. Помню, как на кафедре педагогики и психологии, на которой я работала, устраивали выставки творений преподавателей. Кто-то принес картины, написанные на досуге, кто-то – мыло ручной работы или вязаный шарф, а я представила воротничок, выполненный в технике фриволите. Подобные выставки помогали нам, членам коллектива кафедры, лучше узнавать друг друга не только с профессиональной стороны, но и с человеческой. Мне кажется, что такие мероприятия можно проводить и в клубе. Клиентам тоже будет интересно познакомиться с увлечениями педагогов. Например, организуйте накануне Нового года выставку новогодних украшений ручной работы.
Задача руководителя детского клуба – сделать собрания такими, чтобы никому из сотрудников и в голову не пришло их пропускать, поскольку они будут интересны, информативны и полезны как каждому участнику, так и коллективу детского клуба в целом.
работа с ежедневной отчетностью
Работать с ежедневной отчетностью, поступающей из детского клуба, – святая обязанность его руководителя. Не будете анализировать информацию – не будет четкой картины ни по клиентам, ни по документам, ни по финансовому состоянию вашей компании. Клуб будет развиваться сам собой, и каким окажется это развитие, никто не знает.
Вот основные показатели,
клиентооборот;
документооборот (входящие и исходящие документы);
движение денежных средств (поступления и траты);
деятельность сотрудников клуба.
Все эти позиции вы должны контролировать ежедневно. Осталось только понять, каким образом.
Руководителей детских клубов можно классифицировать по разным критериям, один из которых – время присутствия в клубе. Есть руководители, которые обязательно приходят на работу каждый день, а есть те, которые бывают в клубе периодически. Самое главное – понять, что, независимо от того, сколько времени вы проводите на территории детского клуба, у вас должны быть заполненные бланки отчетности с информацией о деятельности организации за каждый день. Если вы работаете в клубе администратором или педагогом, то вносите сведения в бланки самостоятельно, так как все происходящее в клубе – перед вами. Если вы не работаете, то бланки заполняет администратор и затем направляет их вам по электронной почте. Необходимо, чтобы отчетность содержала всю информацию по вышеперечисленным пунктам. Иными словами, вы должны четко знать:
сколько сегодня людей поинтересовалось вашим клубом и какими конкретно курсами они интересовались;
возраст детей, занятия для которых интересовали клиентов;
источник рекламы, из которого клиент узнал о вашем клубе;
сколько детей записалось на пробное занятие и на какую дату;
сколько пришло новых детей на пробное занятие и на какие курсы;
сколько человек, дети которых посетили пробное занятие, купили абонемент;
сколько человек, дети которых посетили пробное занятие, не купили абонемент и по какой причине;
сколько человек не пришло на пробное занятие и по какой причине;
сколько человек присутствовало у педагогов на любом курсе сегодняшнего дня;
сколько человек сегодня отсутствовало у педагогов на любом курсе и по каким причинам;
кто оплатил абонементы и на какие курсы;
кто приходил на разовые занятия и на какой курс;
сколько человек написало заявление по отъезду;
кто из педагогов опоздал;
опрятны ли педагоги и каков их внешний вид;
какие документы сегодня поступили в клуб (счета, товарные накладные, письма);
какие сегодня были исходящие документы;
что продали в магазине;
приход денег по кассе;
приход денег по эквайрингу;
расход денег;
остаток в кассе;
какие расходные материалы заканчиваются в клубе и что надо закупить в ближайшее время.
Чтобы упростить отчетность по этим показателям, разработайте бланки в виде таблиц. Например, у нас одна из таблиц электронной отчетности администратора выглядит следующим образом (табл. 3.2).
В книге «Прибыльный детский клуб» я уже говорила о том, что руководитель будет иметь полноценную картину всего происходящего в клубе только в том случае, если он научится правильно систематизировать и анализировать информацию. Как правильно пишут в бизнес-книгах, «все, что вы не замеряете, вы не контролируете».
Вам нужно не просто просматривать отчеты, а научиться ежедневно с ними работать. Располагая статистическими данными о деятельности клуба, вы сможете эффективно руководить бизнес-процессами. Кстати, варианты таблиц для руководителя детского клуба представлены на нашем сайте www.tvoyklub.ru.
В главе 4 «Контроль деятельности детского клуба» подробно описано то, как следует анализировать поступающую информацию. Не все любят работать с цифрами и данными, заполнять таблицы, строить графики, но без этого руководителю, который хочет стать успешным, не обойтись.