Процесс управления как система. Практические рекомендации по повышению эффективности системы управления в организации
Шрифт:
Деятельность процесса «как есть» может быть осуществима только при наличии всех его составляющих, в том числе и системы управления процессом (см. Рис. 1).
Схема бизнес–процесса «как есть»
Рис. 1
Каждый бизнес–процесс «как есть» имеет:
• Четкие границы своей деятельности.
• Владельца процесса, который осуществляет управление
• Ресурсы, необходимые для осуществления деятельности самого процесса и управления им.
• Вход – продукт (материальный, информационный), поступающий в процесс для переработки.
• Выход – переработанный продукт (материальный, информационный), имеющий ценность для внутреннего или внешнего потреби–теля.
Описание бизнес–процесса (процесса, т. к. это тождественные понятия) – это описание последовательности событий или действий, выполняемых его участниками при помощи выделяемых ресурсов для достижения определенных результатов, а также описание их взаимодействия между процессами всех уровней, а при декомпозиции процесса – до уровня функций или операций (на нижнем уровне). Однако при этом отсутствует описание такой составляющей любого процесса, как процесс управления участниками операционных процессов.
Предлагается описать бизнес–процесс следующим образом: «как должно быть» (см. Рис. 2).
Схема бизнес–процесса «как должно быть»
Рис. 2
На Рис. 2 видно, что бизнес–процесс разделяется на две составляющие части:
• Процесс управления (ПУ).
• Операционный процесс (ОП).
Операционный процесс верхнего уровня включает в себя последовательность подпроцессов (путем декомпозиции процесса верхнего уровня) или, на нижнем уровне, последовательность операций, где на входе имеется продукт, а на выходе – переработанный продукт, имеющий ценность для потребителя. Ресурсом операционного процесса могут быть: материальные, человеческие и финансовые средства, необходимые для реализации операционного процесса.
Процесс управления представляет собой воздействие субъекта управления на объект управления при помощи инструментов и ресурсов управления для выполнения задачи по изменению поступающего продукта в переработанный продукт в рамках операционного процесса.
На входе процесса управления – поставленная задача (план, распоряжение, указание и др.), которая указывает объекту управления, что надо делать, а на выходе – результат выполнения задачи (плана, распоряжения, указания и др.). Как надо делать, указывается в регламентных документах. При этом субъект управления должен регулярно получать от объекта управления информацию о ходе выполнения операционного процесса, на основании которой субъект управления может осуществлять корректировку выполнения операционного процесса посредством изменения/дополнения/корректировки задачи, указания или распоряжения объекту управления.
Процесс управления, являясь неотъемлемой частью любого бизнес–процесса на всех уровнях декомпозиции, обеспечивает свою целостность и непрерывность при наличии связей и взаимодействия находящихся в ней элементов – субъектов и объектов управления, использующих инструменты управления, – и осуществляет через них постоянное воздействие на деятельность всего операционного процесса и представляет собой процесс
Схема процесса управления
Рис. 3
На Рис. 3 видно, что процесс управления имеет:
• Вход – для процесса управления высшего уровня обязательно осуществляется выбор цели, т. е. куда надо стремиться организации, по видению собственника, и на основании этого для всех остальных уровней управления процессами формулируются задачи, способствующие достижению этой цели. Результат воздействия:
– для процесса высшего уровня – это сформулированная собственником организации цель, которой надо достигнуть;
– для процессов декомпозиции – это сформулированные собственником организации или руководителями на своем уровне задачи, которые надо выполнить.
• Выход, результат воздействия процесса управления на операционный процесс:
– для процесса высшего уровня – это факт достижения / не достижения организацией поставленной цели;
– для процессов декомпозиции – это результат выполнения / не выполнения поставленной перед субъектом и объектом управления задачи.
• Инструменты управления – нормативные материалы, оказывающие воздействие на субъект и объект управления, разработанные и утвержденные во внешней среде (законы, постановления и распоряжения правительства и др.) или внутри организации (методики, регламентирующие документы, должностные инструкции и др.) для выполнения ими своих обязанностей.
• Ресурсы управления – средства и оборудование (средства связи, специализированные программы, формы документов и др.), используемые для осуществления воздействия субъекта управления на объект управления.
Процесс управления и операционный процесс не могут существовать раздельно, а только вместе, при этом постоянно оказывая влияние друг на друга. Изменение задачи или цели ведет к изменению деятельности операционного процесса, а полученные в результате деятельности операционного процесса итоги (показатели) влияют на формулирование задачи или цели, которые в свою очередь оказывают управляющее воздействие на операционный процесс.
Цель должна быть четко сформулирована владельцем процесса (собственником или руководителем организации), и тогда руководители нижних уровней управления совместно с руководителем организации формируют задачи, способствующие достижению цели на своих уровнях управления процессами, а исполнителям, знающим, куда направлена деятельность организации, должно быть ясно, что следует делать исходя из поставленных перед ними задач. Если цель четко не определена и может только подразумеваться, то в этом случае руководители всех уровней управления определяют задачи исходя из своих представлений, что может негативно отразиться на результатах деятельности организации.
Основные требования к формированию цели организации:
– конкретность в содержании с указанием при необходимости промежуточных и обязательно итоговых результатов деятельности, которых надо достичь;
– установленные сроки – четкие временные рамки достижения, при необходимости разбитые на периоды с промежуточными результатами;
– достижимость, т. е. наличие у организации возможности достигнуть цели с помощью имеющихся или привлеченных средств.