Разберись с цифрами, чтобы бизнес приносил деньги
Шрифт:
Только деньгами можно погасить долги, и только деньги интересны собственнику в качестве дивидендов. Так что давайте проведем стрелку от слова «прибыль» к слову «деньги».
Описывая свой бизнес, ответьте на следующие вопросы.
Какая часть прибыли остается в компании на развитие?
Не слишком ли много заемных средств вы привлекаете? Кстати, а слишком много – это для вас сколько?
Получается ли увидеть
Управленческий учет компании должен уметь отвечать на эти вопросы и работать на то, чтобы капитал компании рос с каждым годом, бремя заемных средств не было чрезмерным, а денег хватало и на жизнь, и на развитие, и на дивиденды собственникам.
Конечно, у всех, кто создает бизнес, разные цели. Большинство предпринимателей думают не только о деньгах, которые они могут заработать, но и о возможностях сделать этот мир лучше. Но даже социальные, некоммерческие проекты кто-то должен финансировать. Бизнес должен приносить деньги. А управленческий учет – ваш помощник в вопросе «где деньги?». Собственно, это его главная задача – помочь руководителю компании получать больше денег от имеющегося бизнеса.
Описание бизнеса с помощью отчетов
Тот, кто создает бизнес, вкладывает не только деньги, но и самое ценное – время, то есть свою жизнь. И имеет право получить отдачу.
Но отдача от инвестиций сама по себе не появится, нужно управлять тем, как используются, куда направляются средства. А управлять – значит измерять. Для измерения используются главные отчеты и расшифровки к ним.
Следующий шаг в построении управленческого учета – описать бизнес с помощью финансовых отчетов.
Каждому бизнесу (и большому, и маленькому) нужны 3 управленческих отчета:
• баланс;
• отчет о прибыли и убытках;
• отчет о движении денежных средств.
Баланс показывает активы (что есть у компании?), обязательства (кому и сколько должна компания?) и капитал (что есть у собственника?) по состоянию на любую выбранную дату – например, на начало или конец месяца.
Баланс еще называют фотографией бизнеса, потому что он показывает состояние дел в конкретный момент.
В отличие от баланса, два других отчета показывают ситуацию за период времени – за один месяц, за несколько месяцев, за год.
Отчет о прибыли и убытках показывает выручку (какие товары и услуги компания передала клиентам?), какие затраты для этого понадобились и какую прибыль компания заработала. Если расходы больше, чем выручка, то вместо прибыли в отчете будет убыток, отсюда, видимо, и название отчета. Этот отчет еще называют отчетом о доходах и расходах.
Отчет о прибыли и убытках не показывает деньги. То есть из него можно понять, заработала ли компания прибыль, но не видно, можно ли эту прибыль взять и поделить. Чтобы понять, где физически находится прибыль и можно ли ее взять, нужно заглянуть в баланс (и мы сделаем, когда будем разбирать примеры).
Отчет о движении денежных средств показывает деньги: какие суммы были на начало месяца, сколько поступило и откуда, какие были выплаты и что осталось на счетах в конце периода.
Помните, из чего состоит финансовое здоровье компании? Каждый из трех главных отчетов отвечает за одну из его составляющих.
Баланс – помогает контролировать финансовую устойчивость.
Отчет о прибыли и убытках – дает нам понимание рентабельности, то есть эффективности.
Отчет о движении денежных средств – нужен для управления ликвидностью.
Я подробно расскажу про каждый из этих отчетов: как он должен быть устроен и как им пользоваться.
Дальнейшие шаги в построении управленческого учета
Главные управленческие отчеты дают общую картину – как выглядит бизнес в целом. Но эти отчеты не отвечают на все вопросы, а наоборот – помогают руководителю задать нужные вопросы. Это не раз проверено мной на практике: когда разговор идет с цифрами, с отчетами в руках, то обсуждение становится более конкретным и дает больше практических выводов.
Поэтому следующие шаги в построении управленческого учета – это формирование отчетов-расшифровок. В них будут финансовые и нефинансовые показатели, помогающие понять, как сложились финансовые итоги по бизнесу в целом.
Но отчеты-расшифровки не просто объясняют итоги месяца. Это интересно, но еще недостаточно.
Вам нужны отчеты на каждый день, на каждую неделю. Потому что в конце месяца итоги уже сложились, их не поменять – можно только порадоваться или ужаснуться, в лучшем случае сделать выводы на будущее.
Работа над итогами месяца начинается с его первого дня (как минимум). Если что-то пошло не так и вы увидели это вовремя, есть шанс исправить ситуацию. Или по крайней мере смягчить неприятные последствия. Отчеты-расшифровки должны описывать, что происходит здесь и сейчас, давать основу для ежедневных оперативных решений.
Так что их можно называть оперативными отчетами (в отличие от главных отчетов).
Говоря об оперативных показателях, я еще использую понятие «приборная панель». Это система ежедневных и еженедельных отчетов, которая помогает вести компанию к запланированному результату. В идеале показатели на приборной панели должны появляться автоматически, да еще и в удобном для восприятия виде. Например, в виде любимой многими шкалы, где стрелочка колеблется от благополучного зеленого к тревожному красному. Но для начала нужно завести себе систему оперативных отчетов хотя бы в Excel. Когда начнете этим всерьез пользоваться, поймете, какая приборная панель вам нужна, как считать показатели. Тогда можно будет формировать техническое задание программистам. А иначе, пытаясь автоматизировать то, что сами до конца не понимаем, мы теряем время и деньги.
В этой книге я покажу основные направления расшифровок. Вы сможете взять их за основу, а дальше – полная свобода! Проектируйте отчеты под задачи и проблемы вашей компании. Главное, чтобы все расшифровки сходились к цифрам в трех главных управленческих отчетах.
Часть 3
Что надо знать, прежде чем мы перейдем к отчетам
3 вида деятельности в одной компании
Каждая компания, чем бы она ни занималась, ведет одновременно 3 вида деятельности: