Речевая коммуникация
Шрифт:
Шестая стадия – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа.
Седьмая стадия осуществляется таким же образом, как и при издании распорядительных документов при единоличном принятии решений.
Примером документа, составленного на принципах коллегиальности, является протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, при других формах работы коллегиальных органов.
Можно выделить
• протоколы заседаний, создаваемые в управленческой деятельности;
• следственные протоколы, создаваемые некоторыми административными органами общественного порядка (протокол санитарного инспектора, пожарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия);
• протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).
Протоколы бывают краткими и развернутыми (полными). В кратком протоколе указываются лишь докладчик и тема его доклада, фамилии выступивших в прениях и принятое решение. Естественно, такой протокол не дает представления о ходе обсуждения вопросов, поэтому его рекомендуют вести в случаях, когда:
• протоколируемое событие стенографируется;
• тексты докладов и выступлений будут приложены;
• протоколируется событие оперативного характера.
Во всех остальных случаях протокол должен быть полным, т. е. содержать запись (причем не обязательно и даже не желательно «слово в слово») выступлений.
Во время заседания протокол ведется сначала в черновой записи, в дальнейшем редактируется и подписывается. В случаях, когда событие стенографируется либо записывается на диктофон, протокол составляется после расшифровки записей.
Форма протокола включает следующие реквизиты: наименование учреждения (структурного подразделения); вид документа – ПРОТОКОЛ; дата, порядковый номер заседания и место заседания; заголовок; текст; подписание.
Следует иметь в виду, что на протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления и подписания. Если же заседание продолжалось несколько дней, то указываются даты его начала и окончания – например, 12.09–15.09.05. В реквизите «место» указывается населенный пункт, где происходило событие.
Заголовок протокола состоит из указания вида коллегиальной работы (заседание, собрание, совещание) и названия коллегиального органа – например, «Заседание городской думы», «Собрание акционеров».
Текст протокола строится по следующей схеме. Вначале указываются председатель, который вел заседание, и секретарь, который вел протокол:
Председатель – Колосов С.Л.
Секретарь – Апарина Т.А.
Затем проставляется отметка о количестве присутствующих членов коллегиального органа. Здесь возможны два варианта: если присутствующих немного, то они перечисляются в алфавитной последовательности, если же большое количество, то их регистрация ведется отдельно, а в тексте делается отметка:
Присутствовали: 26 человек (список прилагается).
Эта отметка необходима для того, чтобы зафиксировать, что принятое решение имеет юридическую силу, поскольку кворум был.
Далее приводится
Например:
1. Перспективы развития туризма в регионе. Докладывает председатель комиссии И.П. Челнов.
Затем следует содержательная часть текста, которая состоит из трех разделов: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
В разделе СЛУШАЛИ указывается докладчик и кратко излагается суть его выступления. Если докладчик представил письменный текст, то необходимость в протоколировании отпадает, а в протоколе делается следующая запись;
СЛУШАЛИ:
1. Челнов И.П. – текст прилагается.
Если в ходе выступления докладчику были заданы вопросы, то они и ответы к ним записываются в порядке поступления.
Например:
Копьева Н.Н. – Какое предусматривается финансирование?
Челнов И.П. – Это пока детально не прорабатывалось.
По этой же схеме записывается и текст раздела ВЫСТУПИЛИ.
Раздел ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) оформляется как распорядительная часть приказа, т. е. состоит из пунктов с порядковой нумерацией.
Например:
1. Челнову И.П. представить на утверждение программу развития туризма с учетом высказанных замечаний до 10.12.05.
В случае, когда в одном пункте необходимо записать несколько указаний, он разбивается на подпункты с поднумерацией. При протоколировании избрания должностных лиц указываются результаты голосования, причем отдельно по каждой кандидатуре.
Завершается протокол подписанием, которое проставляется по общему типу:
Председатель (подпись) С.Л. Колосов.
Секретарь (подпись) Т.А. Апарина.
От квалификации специалиста, ведущего протокол, во многом зависят качество документа, ясность и четкость его текста.
Составление организационных документов
К этому виду документов относятся служебные (докладные) записки, справки, деловые письма, телефонограммы и т. п. Особое значение придается деловым письмам – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами в процессе социальной, управленческой и производственной деятельности.
Деловые (служебные) письма в зависимости от содержания могут быть сопроводительными, информационными, гарантийными, рекламационными, арбитражными и т. д., могут содержать запрос, напоминание, подтверждение, извещение, приглашение и т. д.
Письма, направляемые вышестоящими учреждениями подведомственным предприятиям и организациям, содержат указания, распоряжения, вопросы, разъяснения, информационные сообщения и т. д. Письма же, направляемые в вышестоящие учреждения, – это чаще всего отчеты, запросы, ответы, пояснения, предложения. Составляют деловые письма только на фирменном бланке, представляющем собой лист бумаги с напечатанными на нем авторскими реквизитами.