Шпаргалка по теории организации
Шрифт:
По современным стандартам производительность такого офиса выглядит чрезвычайно низкой: каждое письмо отдельно переписывалось от руки, счета под-считывались вручную. Единственной базой для принятия решений были счета, другой информации не было.
«Механизированный офис». Существенное изменение в техническом оснащении аппарата управления произошло в 1880-х гг. с появлением механизированного офиса. «Механизация офиса» началась с изобретения пишущей машинки и появления ее на широком рынке. Но широкое распространение она получила с появлением телефона, телеграфа и телефакса, а также с изменением государственной почтовой
– механическим способом написанные под копирку письма, что позволило сократить время на их написание;
– оперативный обмен информацией между офисами посредством почтовой связи, телеграфа и телефона, что позволило принимать решения на базе более полной информации и в более сжатые сроки;
– подготовка квалифицированных кадров с тем, чтобы клерки, бухгалтеры и другие счетные работники не занимались составлением окончательных документов.
В результате этих изменений значительно повысилась продуктивность аппарата управления. С изменением техники происходили изменения в аппарате управления и его функциях.
Оснащенный техникой аппарат управления создал предпосылки для развития современной бюрократической организации, крупных корпораций, государственных органов, потому что он обеспечивал их жизненно важной информацией и средствами для обработки документов.
«Электрифицированный офис». Индустриальная революция первой половины XX в. характеризовалась широкой разработкой промышленных и бытовых орудий труда, работающих на электроэнергии или электрических сигналах.
Изменялась техника аппарата управления, особенно в 1940-60-е гг., когда стали широко применяться электрические пишущие машинки с заменяемыми головками, копировальные устройства, работающие с ординарной бумагой, портативные диктофоны и факсимильные устройства. В результате появился так называемый электрифицированный офис.
Основной целью этого ряда нововведений было повышение уровня делопроизводства. Повысилась продуктивность аппарата управления, улучшилось качество документов. Электрическая пишущая машинка отличалась быстродействием и обеспечивала четкую, качественную печать, а также позволяла варьировать шрифтом. Копировальное устройство, работающее с ординарной бумагой, давало высококачественные копии самых разнообразных материалов при незначительных затратах. При этом существенно повысилась оперативность передачи информации.
Во многих компаниях разных стран «электрифицированный офис» в настоящее время находится на службе аппарата управления.
65. РАЗВИТИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
Современные компании для совершенствования методов работы применяют информационные технологии, изменяющие организационную структуру компании, способствующие разработке новых организационных взаимосвязей, которые ранее экономически были невозможны. Информационные технологии являются весьма перспективной и эффективной средой для капиталовложений.
Под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят изменения в организации и технике управления по следующим направлениям:
1) меняются организация и техника информационного обеспечения руководителя;
2) осуществляется автоматизация отдельных функций руководителя;
3) изменяются средства коммуникации, не считая обмена
Особое место занимает умение разрешать конфликты, быстро реагировать на возникшие проблемы, обосновывать принятые решения и своевременно доводить их до исполнителей.
Творческий подход к решению управленческих задач и развитие стратегического мышления руководителей предполагают использование новых информационных технологий.
С развитием информационных технологий и расширением сферы использования сети «Интернет» растет ее влияние на управление компаниями. Появляются новые возможности для привлечения и сбора денежных средств, распространения информации об опыте управления, методах принятия решений, формировании стратегических альянсов, децентрализации структур и т. п. Вместе с тем Интернет ведет к глобальной финансовой трансформации: снижается стоимость сбережений и заимствований; инвестиционный капитал дешевеет; финансовые инноваторы используют новые возможности, чтобы создавать продукцию и рынки. В целом увеличивается скорость финансовых потоков, меняются рынки капиталов, финансовая система становится «прозрачной». Интернет способствует эффективному продвижению заемщиков и инвесторов на глобальные рынки.
Каждая компания имеет возможность создать свой сайт в сети Интернет. Если раньше эффективность информационных технологий измерялась ускорением деловых связей и процессов принятия решений, то теперь работа с сайтами открывает новые возможности по многим направлениям деятельности компании, таким как: отслеживание статистики посещений сайта; создание мультимедийного имиджа компании; создание базы данных поставщиков и заказчиков; осуществление электронных платежей; создание центра реагирования на запросы клиентов; осуществление разнообразных методов оплаты продукции и услуг.
Использование этих возможностей формирует новые модели ведения бизнеса и принципы управления им. Под электронным бизнесомподразумеваются любые формы сделок, которые проводятся с помощью информационных сетей. Он проникает во все сферы деловой активности. Это стало возможным благодаря безналичной электронной оплате товаров и услуг и применению глобальных сетей для проведения операций по всему миру.
66. ЗНАЧЕНИЕ И ЗАДАЧИ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ
Без развития методов проектирования структур управления затрудняются совершенствование управления и повышение эффективности производства в силу ряда причин:
– в новых условиях нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений;
– в сферу хозяйственного управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма во многом был подменен внедрением и использованием автоматизированных систем управления;