Склад. Стандарты управления: Практическое пособие

Волгин Владислав Васильевич

Служба упаковки решает следующие задачи:

• определение технических требований к упаковке и маркировке, обеспечивающих сохранность груза при транспортировке, погрузочно-разгрузочных работах и складировании; [6]

• определение номенклатуры товаров, требующих упаковки, выбор и заказ соответствующих видов упаковки, закупка автоматизированных линий или станков для упаковки, материалов и инструментов для упаковки;

• определение грузовых модулей, выбор средств для формирования грузовых модулей: коробка, ящик, контейнер, мешок, поддон с обтягивающей лентой и защитной пленкой, и т. д. обеспечение бесперебойного снабжения материалами для формирования грузовых модулей;

• выбор вида тары, упаковки и маркировки при подготовке к отгрузке товара;

• обеспечение безопасности и сохранности товаров на складе и в пути;

• оценка влияния каждого элемента (тара, упаковка, маркировка) на общие издержки логистической системы;

• постановка задач для компьютеризации процессов контроля наличия упаковочных материалов и средств, учета и анализа изменений.

Положение об экспедиторской службе

Экспедиторская служба – посредник между складом и перевозчиками. Ее успешная работа возможна

при хороших контактах с сотрудниками служб логистики, закупок, продаж и склада, с поставщиками, заказчиками, с перевозчиками. Этой службе необходима постоянно контролируемая база данных о транспортных предприятиях и их услугах, наличие диспетчеров по организации и контролю автомобильных, железнодорожных, морских и речных, а также авиационных и почтовых отправок, а при необходимости – своих экспедиторов на складах поставщиков. Когда интенсивность оборота товаров высока, загрузка разгрузочных и погрузочных мощностей склада должна быть тщательно спланирована, чтобы обеспечить достаточную пропускную способность и избегать завалов товаров в зонах приемки и отгрузки. Очевидно, что эта задача может быть решена лишь при четкой организации и удовлетворительном техническом обеспечении. Безусловно необходима высокая исполнительская дисциплина сотрудников всех служб, участвующих в разгрузке и приемке, а также в подготовке и отправке партий товаров. Основным критерием эффективного управления перевозками является отдача, полученная от затрат на перевозки.

Среди операций экспедиторской службы:

• составление графиков поступления грузов;

• заблаговременный заказ транспортных средств перевозчиков или резервирование собственных транспортных средств для доставки грузов из порта, с желдорстации, аэропорта;

• подготовка распоряжений о выделении места для разгрузки, бригад и техники для разгрузки;

• извещение приемной комиссии о дате готовности груза к приемке;

• проверка соответствия тары, упаковки и маркировки поступающих грузов.

Функции службы:

Организует выполнение доставки грузов с гарантией сохранности на условиях и в сроки, обусловленные договором транспортной экспедиции, договором перевозки грузов и другими договорными обязательствами с грузовладельцем. Координирует взаимодействие всех участников обработки грузов. Составляет технологические и экономические обоснования транспортно-технологических маршрутов и схем доставки грузов. Организует выполнение разгрузки и погрузки товаров, их перевозки. Организует фрахтование транспортных средств (автомобилей, вагонов, морских и речных судов, авиатранспорта), производит контроль за экспедиторской (отправительской) маркировкой грузов и пломбированием перевозочных средств, контейнеров, хладо-камер, бункеров и других помещений хранения. Обеспечивает отслеживание хода выполнения погрузочно-разгрузочных, перегрузочных, перевалочных, складских и упаковочных работ, соблюдения сроков и условий хранения, накопления и выдачи грузов. Оформляет товарнотранспортные и другие сопроводительные документы на всех этапах реализации транспортно-технологических маршрутов и схем доставки грузов, грузовые таможенные декларации и другие документы, необходимые для таможенной очистки грузов, в соответствии с установленными требованиями. Оформляет документы, связанные со страхованием грузов, коммерческие и другие акты в соответствии с установленными формами в случаях прибытия грузов и перевозочных средств в поврежденном состоянии (порча и (или) недостача грузов и грузовых мест, поврежденные пломбы, пломбозапорные устройства или их отсутствие). Рассчитывает провозные платежи и сборы. Информирует склад о движении грузов. Производит в установленном порядке переадресовку грузов, организует реализацию невостребованных грузов, а также, при необходимости, работу по розыску грузов, транспортных средств.

Сотрудники должны знать: законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, относящиеся к транспортной и транспортно-экспедиционной деятельности; международные соглашения и конвенции по транспорту; подвижной состав видов транспорта; технологию и организацию транспортно-экспедиционного обслуживания; эксплуатационные возможности транспортных путей и терминальных систем; методы оптимизации транспортно-технологических схем доставки грузов с использованием логистических систем; организацию транспортной инфраструктуры (пропускные и провозные возможности дорог, морских, речных портов и пристаней, аэропортов, транспортных узлов); действующие системы тарифов, налогов, скидок и льгот на перевозки, таможенных и страховых платежей; методы определения стоимости доставки грузов; порядок заключения договоров, оформления товарно-сопроводительных, транспортноэкспедиционных платежных, страховых и претензионных документов; основы товароведения; правила перевозок на всех видах транспорта; правила и нормы экологии и безопасности движения на транспорте; основы законодательства о труде и охране труда Российской Федерации в части, необходимой для организации транспортноэкспедиционной деятельности.

Положение о претензионной службе

Претензионная служба решает следующие задачи:

• определение форм и правил подготовки актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству;

• определение порядка подготовки и форм претензий получателей по количеству и качеству;

• организация учета претензий к перевозчикам, претензий по количеству и качеству товара, учета проверки, удовлетворения и анализа претензий;

• определение процесса обработки претензий, контроля ответов на них, контроля их удовлетворения;

• определение порядка работы с арбитражем в случае предъявления исков;

• определение порядка контроля расчетов по претензиям и решениям арбитража;

• определение методов анализа объема претензий, степени их удовлетворения для оценки качества товаров и работы склада или поставщиков в целях принятия решений о целесообразности деловых отношений с ними или работы с соответствующей группой товаров;

• постановка задач для компьютеризации процессов подготовки, учета и анализа претензий;

• операции по учету удовлетворения претензий.

Положение о диспетчерской службе

Для организации планирования и диспетчеризации работ необходимо выполнение следующих процессов и операций:

• определение

принципов подготовки планов и графиков работ, планов распределения рабочей силы и техники по объектам и срокам, включая согласование планов с режимом работы сторонних организаций, участвующих в процессах товародвижения;

• разработка планов, графиков, описаний последовательности операций, нормативов для бизнес-процессов и т. п.

• постановка задач для компьютеризации планирования и диспетчеризации работ, анализа качества планирования;

• определение кратчайших маршрутов перемещения грузов при раскладке для хранения и отборе для отгрузки;

• разработка маршрутных карт, описаний последовательности операций и т. п.

• постановка задач для компьютеризации подготовки маршрутных карт, спецификаций для размещения товаров и спецификаций для отбора товаров с учетом маршрутных карт.

Функции службы:

Осуществляет оперативное регулирование деятельности подразделений в соответствии с производственными программами, календарными планами и сменно-суточными заданиями. Контролирует обеспеченность подразделений необходимыми материалами, оборудованием и погрузочно-разгрузочными средствами. Собирает и обрабатывает информацию на грузообразующих и грузополучающих объектах, пунктах погрузки и разгрузки о наличии грузов. Распределяет исполнителей по объектам работ. Осуществляет оперативный контроль за ходом складских и погрузочно-разгрузочных операций по установленным графикам. Ведет диспетчерский журнал, составляет отчетные рапорты и другую техническую документацию о ходе производства.

Положение о грузовой службе

Грузовые службы существуют у всех крупных предприятий, получающих и отправляющих грузы – промышленных, транспортных, заготовительных, добывающих, торговых и т. д.

Структура грузовой службы

Современные требования совершенствования логистики грузопотоков в целях сокращения сроков выполнения грузовых операций и расходов на них повысили значимость качества управления грузовыми службами, подготовки кадров для них, обеспечения их техническими средствами и оргтехникой. Грузовая служба предприятия может быть структурно отдельной, может входить в структуру транспортного отдела. Большие грузовые потоки требуют специализации подразделений, которые выполняют погрузочно-разгрузочные работы и перевозки внутри своего предприятия.

Грузовая служба выполняет следующие основные функции.

• контакты с отправителями и перевозчиками, определение даты поступления груза, необходимости дополнительных перевозок (например, от желдорстанции до склада и т. п.);

• определение необходимого состава бригад и машин для разгрузки и размещения груза;

• определение технологии разгрузки, приемки и размещения груза (обычная или новая при новом виде груза);

• оформление документов по приемке груза от перевозчиков, претензий к перевозчикам;

• контакты со складом и цехами, получение указаний на отправку грузов и партий для отгрузки;

• определение необходимого состава бригад и машин для погрузки;

• определение технологии погрузки (обычная или новая при новом виде груза);

• оформление документов и сдача грузов перевозчикам;

• составление графика работ;

• инструктаж исполнителей;

• производство работ;

• размещение товаров по местам хранения (для крупногабаритных и специальных грузов).

Обязанности груз-менеджера

Руководитель грузовой службы должен знать:

• технические условия погрузки и крепления, открепления и разгрузки грузов;

• правила транспортирования, упаковки и маркировки грузов;

• порядок и технологию взвешивания грузов, содержания и технического обслуживания весовых приборов;

• правила техники безопасности и производственной санитарии при погрузочно-разгрузочных работах;

• грузовую перевозочную и коммерческую документацию, правила ее хранения и оформления;

• правила перевозок грузов;

• основы планирования перевозок, организации труда и управления производством;

• правила охраны грузов в пути;

• инструкцию о порядке расследования и учета несчастных случаев, связанных с производством;

• основы трудового законодательства; положение о рабочем времени и времени отдыха работников предприятия.

Руководитель грузовой службы:

• определяет потребность в транспортных средствах под погрузку и заказывает их;

• контролирует соблюдение технических условий погрузки и крепления грузов, выполнение норм простоя транспортных средств под грузовыми операциями, правильность оформления грузовых перевозочных документов и учета погрузочно-разгрузочных работ, ведение претензионной работы;

• привлекает специалистов других структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено технологией операций);

• обеспечивает эффективное использование производственных площадей и погрузочно-разгрузочных средств;

• осуществляет руководство и оперативное планирование работы грузовой службы;

• обеспечивает выполнение планов погрузки, выгрузки грузов, сортировки, сохранность грузов и их своевременный вывоз;

• анализирует выполнение оперативного плана и основных показателей работы;

• разрабатывает в соответствии с сетевым планом формирования графики приема к перевозке контейнеров и мелких отправок по направлениям;

• участвует в разработке, пересмотре и контролирует выполнение технологического процесса;

• разрабатывает и внедряет мероприятия по сокращению простоя транспортных средств и обеспечению своевременного вывоза грузов;

• проводит необходимые мероприятия по предупреждению несохранности грузов при перевозке, погрузке, выгрузке;

• обеспечивает исправное содержание погрузочно-разгрузочных площадок и весовых приборов;

• принимает участие в контрольных перевесках, погрузках и выгрузках грузов;

• участвует в расследовании случаев травматизма, связанных с выполнением погрузочно-разгрузочных работ;

• организует и проводит работу по повышению уровня технических и экономических знаний работников грузовой службы;

• контролирует соблюдение работниками производственной и трудовой дисциплины, выполнение ими должностных инструкций, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности.