Тайм-менеджмент для системных администраторов
Шрифт:
Хуже всего то, что такой метод убивает ваше самоуважение. Вы не испытываете удовлетворения от того, что выполнили все дела в списке, потому что это невозможно в принципе. Это Роковой Список.
Ньюмен: Я — американский почтальон.
Джордж: Вы один из этих парней, которые постоянно сходят с ума, хватают ружье и палят в окружающих?
Ньюмен: Бывает.
Джордж: Но почему?
Ньюмен: Потому что поток писем никогда не прекращается. Они приходят, и приходят, и приходят, и нет просвета. Это бесчеловечно.
— «Сейнфельд», 418-я серия «Старик»
Если Система Беспорядочных Записей слишком хаотична, а Бесконечный Роковой Список порождает депрессию, то система Цикл, как говорится, «в самый раз». В ней используется инструмент (бумажный органайзер или портативный компьютер), который можно носить с собой, что позволяет держать все компоненты вместе. Цикл дает вам ощущение завершенности дел в конце каждого рабочего дня, когда вы видите, что обработали весь список.
Успешные системы
Я уже сказал, как важно доводить любое дело до конца (делать «завершающий бросок») и что не следует полагаться на свой мозг, а также описал свойства провальных подходов к ведению дел. Теперь я объясню, что делает систему успешной.
Хорошая система характеризуется следующими качествами:
• Портативность. Вы можете взять ее с собой куда угодно.
• Надежность. Она запоминает все, что вам нужно, избавляя вас от этой нагрузки.
• Управляемые единицы информации. Не миллион мелких записей, но и не единственный Роковой Список.
Элементы, составляющие хорошую систему:
• Календарь. Место, куда вы записываете текущие встречи, совещания, торжественные мероприятия и т. д.
• Список жизненных целей. Несколько страниц для ваших долгосрочных планов и других заметок.
• Ежедневник. На каждый день мы имеем:
• Список дел. Список дел только на этот день с расставленными приоритетами.
• Расписание. Почасовое расписание на этот день.
Главный элемент системы — страничка, посвященная сегодняшнему дню. Она должна быть достаточного размера, чтобы на ней помещались список дел на этот день и расписание. Органайзеры с такими страничками производят фирмы FranklinCovey и Filofax (рис. 4.1). Альтернативой может быть PDA-компьютер (наладонник). Органайзер необходимо всегда иметь при себе, чтобы, если кто-то обратится к нам с какой-то просьбой, сразу записать ее в органайзер, а не на клочок бумаги, который потеряется раньше, чем вы перепишете его содержимое в более надежное место.
Цикл
Цикл является развитием системы, которую я
Рис. 4.1. FranklinCovey. Filofax и другие фирмы выпускают для своих органайзеров странички на каждый день, где вы можете записать список дел и расписание на сегодня
Наш органайзер состоит из четырех частей:
• 365 списков дел на год. Мы собираемся составлять по отдельному списку дел на каждый день. В сегодняшнем списке перечислены дела, которые вы должны сделать сегодня. Если вы знаете, что какое-то дело должно быть выполнено в конкретный день, запишите его на соответствующей странице. Дела, оставшиеся невыполненными к концу дня, переносятся в список следующего дня. (Если вы пользуетесь бумажным органайзером, оставьте в нем странички только на один месяц, а то его трудно будет носить!)
Расписание на сегодня. Каждый день распланирован с точностью до часа.
• Календарь встреч. Эта часть предназначена для записи всех наших встреч, совещаний, общественных обязанностей и т. п. Событие, запланированное далее, чем на текущий месяц, записывается в этот календарь, а потом переносится на страничку с соответствующей датой.
• Заметки. Мы будем использовать органайзер и для хранения других заметок и списков. Например, в главе 7 описано, как составлять краткосрочные и долгосрочные планы.
Система Цикл работает следующим образом: каждый день вы тратите 10 минут на планирование дня. Процесс планирования весьма прост.
• Составить расписание на сегодня. В расписании на текущий день я резервирую время на все ранее намеченные встречи. Они уже записаны в моем календаре. (Подробности я привожу в главе 6.) Я подсчитываю, сколько времени осталось. Это мои рабочие часы.
• Составить список дел на сегодня. В этот список дел я заношу все, что должно быть сделано сегодня. Элементы списка берутся из телефонных звонков, совещаний, моего календаря, записей системы регистрации клиентских запросов и вчерашнего списка.
• Расставить приоритеты и откорректировать расписание. По каждому пункту я оцениваю время, необходимое для его выполнения. Затем складываю эти оценки. Если суммарное время превышает время, отведенное сегодня на работу, я переношу некоторые дела в завтрашний список. О критериях отбора дел для переноса на завтра мы поговорим позже.
• Выполнить план. Весь день я выполняю дела, перечисленные в списке, и участвую в совещаниях. Я все время сосредоточен на работе. Если какой-то пункт выполнен, я отмечаю его крестиком.