Тайм-менеджмент на компьютере. Как управлять своим временем эффективно

Гладкий Алексей Анатольевич

Рис. 1.1. Пример баланса времени

В этом балансе показаны основные статьи расхода времени, которые наверняка будут присутствовать у большинства наших соотечественников. Что же показывает наш баланс?

А показывает он хроническую нехватку времени. Говоря бухгалтерским языком, «баланс не сходится». Оказывается, для выполнения всех наших дел за неделю нам не хватает имеющихся в ней часов!

Но как же такое может случиться? Как можно

израсходовать больше часов, чем есть в неделе? Ведь это только в фантастике можно замедлять время, но мы-то живем в реальном мире, где такое в принципе невозможно.

Секрет заключается в том, что многие наши дела накладываются друг на друга, и выполняются одновременно. Например, заниматься спортом и посещать развлекательные мероприятия можно вместе с семьей, и тогда время по статьям Отдых в кругу семьи и Хобби, спорт, развлечения будет расходоваться не по отдельности, а одновременно. Аналогичным образом Шоппинг можно совместить с Личными и домашними делами, и т.д.

Однако на практике бывает так, что приходится совмещать, казалось бы, совершенно несовместимые виды деятельности, либо вообще отказываться от выполнения тех либо иных дел, событий или мероприятий. Например, на работе мы проверяем личную электронную почту и читаем газеты в Интернете, потому что в другое время не успеваем этого сделать; в результате не хватает времени на выполнение служебных обязанностей – приходится задерживаться после работы.

А если бы вы уходили с работы вовремя – к примеру, в 18-00, то успевали бы на автобус, который идет в 18-10 и подвозит вас прямо к дому, и вы были бы дома в 18-30. Впереди – целый вечер, которого хватит и на общение с семьей, и на просмотр телевизора, и на чтение интересной книги перед сном. Если придерживаться такого распорядка, то пару раз в неделю после работы можно посещать, например, спортзал, а когда-то – сходить с семьей в кино, или – посидеть с друзьями за кружкой пива, и т.д.

Но поскольку приходится задерживаться до 19-00, то вы сможете уехать домой только на автобусе, который идет в 19-30. В результате дома вы будете только около 8 вечера, голодный и уставший, и максимум, на что вас хватит – это после ужина устало плюхнуться в кресло перед телевизором, чтобы потом в этом же кресле и уснуть, раздраженно отмахиваясь от своих домочадцев. Разумеется, здесь не идет никакой речи ни о посещении спортзала, ни об общении с семьей, и т.д.

Секрет тайм-менеджмента заключается в том, что он позволяет тратить время на все что вам нужно, и даже на что-нибудь еще. Для этого достаточно проанализировать дневник времени или баланс времени, и сделать перераспределение расходов времени по статьям. Например, в балансе, который показан на рис. 1.1, можно не пересматривать расходы только по двум статьям: Сон и Работа (расход по данной статье показан с учетом пятидневной рабочей недели). Как известно, оптимальное количество времени для сна – это 8 часов в сутки, соответственно, в неделю – 56 часов; если же вы в течение рабочей недели спите меньше (например, по 7 часов в сутки), то «недостающие» для полноценного сна часы вы наверняка «доберете» в выходные. Что касается работы, то, даже если вы закончите сегодняшние дела раньше, чем завершится рабочий день, все равно вам придется до его окончания присутствовать на работе. Поэтому 56 часов на сон и 40 – на работу следует оставить без изменений.

А вот расход времени по практически любой другой статье наверняка можно сократить. Например, вы ездите на работу на машине, и каждый день вам требуется полчаса на дорогу на работу и с работы (итого – час). При этом половину этого времени вы тратите на стояние в пробках. Стоит задуматься – может, есть смысл ездить на работу в метро? Во-первых – не нужно идти на стоянку за машиной (а это тоже время). Во-вторых – проблема пробок решается сама собой. В-третьих – может, на метро можно доехать на работу за пятнадцать минут, а не за полчаса? Ну и еще один немаловажный момент – поездка на метро наверняка обойдется дешевле, чем на машине (топливо нынче в цене).

Наверняка можно сократить время, которое тратится на просмотр телевизора (все равно там ничего интересного почти нет, особенно по вечерам в будни). Особо внимательно следует изучить расходы времени по статье Непредвиденные расходы. Статью Отдых в кругу семьи наверняка частично можно сократить за счет статьи Работа на даче – ведь на дачу, вероятнее всего, вы поедете всей семьей, и там будете не только работать, но и отдыхать, а также – принимать пищу (поэтому можно сократить время по статье Прием пищи).

Пересмотрев и проанализировав таким образом расход времени по каждой статье, можно привести свой баланс времени в соответствие с имеющимся количеством времени. Как говорят бухгалтеры, «баланс должен сойтись».

Глава 2.

Внедрение в жизнь

Использование технологий тайм-менеджмента имеет два основных направления: личный тайм-менеджмент (самоменеджмент) и корпоративный тайм-менеджмент.

Личный тайм-менеджмент подразумевает организацию времени конкретного человека или семьи. Это направление может включать в себя тайм-менеджмент на работе, тайм-менеджмент в быту, тайм-менеджмент для женщины, тайм-менеджмент для детей, и др.

Что касается корпоративного тайм-менеджмента, то он используется на предприятиях, и предназначен для организации времени сотрудников предприятия.

Далее мы рассмотрим каждое из основных направлений тайм-менеджмента.

Личный тайм-менеджмент

По оценкам многих специалистов, среднестатистический человек от 60 до 80% своего времени проводит на работе. Поэтому очень важно уметь грамотно организовать свое рабочее время: ведь если вы не будете успевать выполнять свои обязанности в рабочее время, то придется либо задерживаться после работы, либо брать работу на дом. В любом случае, от этого пострадают другие дела, которые были запланированы на это время. В следующем разделе мы познакомимся с некоторыми секретами, которые позволят вам существенно оптимизировать использование своего рабочего времени.

Тайм-менеджмент на работе

Итак, что же мешает большинству людей своевременно справляться со своими служебными обязанностями? Перечень наиболее распространенных причин приведен ниже.

Лень-матушка.

Привычка медлить (о том, что это за привычка и как с ней бороться, рассказывается выше, в разделе «Управление эмоциями и работоспособностью»).

Бесконечные телефонные звонки.

Постоянное «дергание» со стороны коллег по работе.

Торговые агенты, регулярно появляющиеся в офисе и отвлекающие от работы.

Бумажные завалы на рабочем месте.

Нежелание или неумение поручать часть работы подчиненным.

Информационный прессинг (Интернет, пресса, радио, телевидение, почта, и т.п.).

Рассмотрим эти причины подробнее.

Лень-матушка

Из всех перечисленных причин лень, наверное, одна из наиболее существенных. За всю историю человечество так и не придумало простого способа борьбы с ленью. Как же в таком случае бороться с этой привычкой?