Тайм-менеджмент на компьютере. Как управлять своим временем эффективно
Шрифт:
На самом деле для борьбы с ленью существует только один действенный способ. Суть его заключается в достаточно жестком отношении к самому себе (степень этой жесткости зависит от того, насколько сильна в вас эта привычка, иначе говоря – «насколько все запущено»). Разумеется, для этого необходимо проявление силы воли и совершение усилия над собой.
Однако иногда бывает недостаточно просто взять себя в руки и сказать самому себе: «Хватит!». В некоторых случаях для того, чтобы победить привычку лениться, собственных усилий может оказаться недостаточно, и тогда необходимо обратиться к специалисту – чаще всего, к врачу-психотерапевту. Сразу отметим, что ложное чувство стыда, которое проявляется в подобных ситуациях
Для борьбы с ленью можно использовать несложные психологические приемы. Например, сразу после прихода на работу рекомендуется вспомнить о тех либо иных финансовых задачах, стоящих перед вами: невыплаченный кредит, либо предстоящий ремонт, либо то, что вы давно мечтаете накопить на машину, и т.д. Тут же не будет лишним напомнить себе, что на прошлой неделе руководство сделало вам «последнее китайское предупреждение», и следующий ваш прокол на работе приведет либо к понижению в должности (с соответствующим «урезанием» заработной платы), либо к депремированию, либо вообще к увольнению.
Также можно вспомнить и о том, что, если вы не сделаете работу в срок, от этого пострадают другие сотрудники, работа которых основана на результатах вашей работы. И если собственное депремирование может пройти безболезненно (разумеется, не с финансовой точки зрения, а с точки зрения отношений с коллегами по работе), то депремирование по вашей вине некоторых ваших коллег (а то и всего отдела) может серьезно испортить отношения с ними.
Бесконечные телефонные звонки
Бесспорным является тот факт, что телефон – это один из основных рабочих инструментов большинства наших соотечественников. Однако в то же время он часто является причиной того, что мы не успеваем справляться со своими должностными обязанностями. Каким же образом можно оптимизировать использование рабочего телефона?
Перед тем, как приступить к организации и планированию телефонных переговоров, необходимо иметь более-менее реальную картину того, как часто и для каких именно переговоров вы используете телефон. Наиболее подходящий способ получения такой картины – это ведение учета телефонных переговоров в течение определенного периода времени. Этот период каждый человек может определять для себя индивидуально; в большинстве случаев оптимальный период времени, необходимый для получения более-менее объективной картины – от одной недели до месяца.
Почему имена эта периодичность является оптимальной? Потому, что в процессе выполнения служебных обязанностей большинство из нас повторяет некоторые операции, действия и т.п. именно с такой периодичностью. Например, менеджер по продажам составляет еженедельный отчет о продажах; бухгалтер составляет ежемесячный отчет; начальник отдела каждый понедельник в 10-00 должен присутствовать на планерке, а каждую пятницу – готовить информацию к этой планерке, и т.д.
Форма учета телефонных звонков может быть самой разной – в зависимости от конкретного человека, занимаемой им должности, специфики его работы, и т.д. Однако в любом случае рекомендуется фиксировать следующую информацию о телефонных звонках: дата и время звонка, тип звонка (входящий или исходящий) продолжительность разговора, кто звонил, тема разговора, периодичность звонка (т.е. как часто случается такой звонок), важность звонка (для оценки важности можно использовать пятибалльную систему) и краткий комментарий.
На рис. 2.1 показан пример формы учета телефонных звонков.
Рис. 2.1. Учет телефонных звонков
При большом количестве звонков иногда бывает целесообразно вести отдельный учет входящих и исходящих звонков.
Проанализировав информацию, полученную в результате учета телефонных звонков, следует выделить наиболее важные из них, а также определить время, в которое они обычно случаются, и их среднюю продолжительность. Затем следует выделить звонки, без которых вполне можно обойтись, и определить затраченное на них рабочее время.
Ну а дальше – на основании полученной информации необходимо принять меры к максимальному сокращению времени, затраченному на посторонние и не имеющие отношения к работе телефонные переговоры. При этом не нужно бросаться в крайности, а следует придерживаться здравого смысла. Например, для свободного мужчины ужин с офис-менеджером Олей может оказаться довольно важным и полезным мероприятием (ведь не секрет – удача в личной жизни способствует успехам на трудовом поприще!); но звонок-приглашение лучше делать не в разгар рабочего дня, а, например, в обеденный перерыв.
Чтобы избежать многих ненужных входящих телефонных звонков, можно «вступить в сговор» с секретарем вашей фирмы или иным сотрудником, в служебные обязанности которого входит распределение телефонных звонков, и попросить его, чтобы со звонками бывшей жены, различных торговых агентов и т.д. в рабочее время вас не соединяли – пусть звонят в обед или, в крайнем случае, ближе к концу рабочего дня.
Да и вообще – принимать входящие телефонные звонки рекомендуется только в определенное время. Разумеется, исключением здесь будут являться звонки, воспрепятствовать которым вы не сможете – в частности, на звонок руководства следует отвечать в любое время. Но что касается подчиненных, равных по должности коллег по работе, а также – друзей, родственников и проч., то здесь следует проявить жесткость: например, я разговариваю по телефону только с 10-30 до 11-30 – в первой половине дня, и с 15-30 до 16-30 – во второй половине дня. В любое другое время я по телефону недоступен – чтобы там ни происходило.
Можно делать и так: в установленное время вы отвечаете на телефонные звонки; если же кто-то звонит вам в неустановленное время, то пусть оставляет информацию о себе и о важности звонка секретарю либо иному сотруднику, принимающему звонок. Если вы сочтете нужным, то позже перезвоните ему самостоятельно.
СОВЕТ
Если вы разработали для себя график приема телефонных звонков, то рекомендуется согласовать его с непосредственным руководством. Во-первых, руководитель наверняка с пониманием и одобрением отнесется к вашему стремлению организовать свое рабочее время и попросит остальных сотрудников считаться с вашим расписанием. Во-вторых, не исключено, что он и сам теперь будет стараться звонить вам в выделенное для этого время. В-третьих, он наверняка примет вашу сторону при возникновении спорных ситуаций с коллегами (например, когда кто-то из них не сможет связаться с вами в то время, когда вы не принимаете звонки).
В процессе ведения телефонных переговоров очень важно, чтобы необходимая для беседы информация была под рукой – не стоит заниматься сбором данных во время беседы, поскольку это не только приведет к лишним тратам времени, но и создаст неудобства для собеседника. Поэтому, если вы знаете, что, например, в 12-15 вам позвонит Семен Леонидович по вопросу возобновления поставок, то необходимо заранее подготовить все соответствующие документы (договор, дополнительные соглашения, открыть ежедневник с заметками по этой теме, и др.), чтобы они были перед глазами. Если какой-то документ хранится в электронном виде в компьютере, то его необходимо открыть заранее.