Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью
Шрифт:
Проект: аллея в Северном парке.
Ответственное лицо: Дана.
Срок реализации: 3 декабря.
Документация: смотри папку «Аллея в Северном парке».
Следующий этап: 25 ноября Дана проводит совещание с подрядчиком.
Конечно, далеко не всегда нас отрывает от дел кто-то другой. Иногда мы сами отвлекаемся, и это может оказать не меньшее влияние на снижение нашей продуктивности. Вот некоторые советы по минимизации этих внутренних помех.
• Запаситесь едой и питьем перед тем, как приступить к работе.
• Всегда держите свой планировщик под рукой, чтобы в любое время вы могли записать в него новые мысли, пришедшие вам в голову. Если у вас нет одного постоянного места для записи новых дел, которые вы планируете сделать, или новых идей, которые вы хотите обдумать и реализовать, вам трудно удержаться от искушения приступить к выполнению таких задач немедленно. Но если у вас есть надежное место для записи всей этой информации, вы можете побороть это искушение. Держите планировщик под рукой и записывайте свои мысли и планы по мере их возникновения. На работе каждый сотрудник должен брать с собой свой органайзер на совещания и деловые встречи, чтобы делать для себя заметки. Одна из компаний создала и ввела в практику работы своих сотрудников блокноты под названием «Парковка», в которых сотрудники записывали все, что приходило им в голову во время совещаний, даже если это не относилось к повестке дня, — к этим новым идеям обращались позже и тщательно их обрабатывали.
• Держите под рукой специальный блокнот или диктофон, чтобы записывать более сложные и развернутые идеи. Творческим людям часто требуется больше места для записи своих неожиданных озарений, чем его могут предоставить обычные планировщик или органайзер, они нуждаются в другом средстве отображения информации. Постоянно носите с собой диктофон для записи возникающих музыкальных идей или блокнот, в котором вы можете рисовать или чертить схемы и графики, если находите это полезным.
• Запланируйте время на разминку. Периодически вам понадобится вставать из-за стола и делать разминку, если только вы не хотите, чтобы ваше тело приняло форму вашего кресла. Просто запланируйте десять минут в конце каждого часа для разминки или делайте это чаще, если вам так удобнее, и затем снова возвращайтесь к работе.
Медлительность и привычка хронически опаздывать часто идут рука об руку и в большинстве случаев вызваны одними и теми же причинами. Следовательно, решения для каждой из этих проблем очень похожи.
Медлительность.
Исходя из собственного опыта, могу сказать, что к тому моменту, когда, используя мою программу, люди приступают к этапу уплотнения времени, медлительность уже перестает быть для них проблемой номер один. Поскольку вы прошли через процесс определения своих целей и составили план распределения времени, вы узнали настоящую цену своему времени. Вы чувствуете вдохновение и заинтересованы в успешном завершении каждой задачи, стоящей в списке ваших дел, потому что знаете, что ее выполнение связано с достижением одной из ваших стратегический целей, и с энтузиазмом переходите к следующей задаче в вашем списке. Тем не менее иногда вам все же будет тяжело следовать вашим планам на день.
Медлительность — самый главный враг успешно спланированного дня. Когда вы стартуете с опозданием, одна из ваших задач может занять время, отведенное для следующей, и так далее — возникает эффект домино, из-за чего многие дела в вашем списке остаются несделанными. Проблема усугубляется тем, что, когда вы медлите с выполнением своих дел, вы часто отвлекаете себя выполнением незначительных мелких дел, которые никак не связаны с вашими стратегическими целями, поэтому время, на которое вы отложили свои плановые дела, оказывается потраченным впустую.
Одно из наихудших следствий медлительности состоит в том, что в результате истощаются ваши силы. Вы теряете время, расстраиваясь оттого, что не успели сделать то, что должны были сделать, и эти переживания отнимают еще больше времени и сил, подрывая вашу способность переходить к следующим делам в вашем списке.
Вы медлительны или склонны постоянно откладывать свои дела не потому, что ленивы или безответственны. Медлительность может быть вызвана разными причинами, и многие из них легко устранить.
Прежде всего, спросите себя, откладываете ли вы выполнение только отдельных задач или практически всех. Если вы медлите только с выполнением отдельных задач, вы, вероятно, допускаете технические ошибки в планировании времени. Вероятно, в самих этих специфических задачах или в том, как вы подходите к их планированию и выполнению, есть что-то, вызывающее задержку. Если вы откладываете практически все задачи, причины вашей медлительности, скорее всего, коренятся в ваших психологических установках и в ваших мотивах, — вернитесь к разделу «Психологические препятствия» в главе 2 «Что вам мешает?». Обратите особое внимание на следующие психологические препятствия: № 2 «Укрощение хаоса» ; № 5 «Страх перед возможной неудачей» ; № 6 «Страх успеха» и № 8 «Страх завершения» . Вот некоторые инструкции по преодолению наиболее типичных технических причин медлительности.
НЕУВЕРЕННОСТЬ и НЕРЕШИТЕЛЬНОСТЬ. Один из способов медлить с выполнением дел — откладывать принятие решений. Хорошие менеджеры знают, что быстрое принятие решений позволяет не отставать от графика и является залогом своевременного завершения проектов.
Так как же ускорить принятие правильных решений? Доверять своему природному чутью, интуиции, и всегда держать в уме общий план жизни и стратегию своих действий. Когда вы помните о своих целях, вы сознаете, что каждая задача — только один из аспектов общего плана и что ни одно ошибочное решение не сможет помешать успешному его выполнению. Такой взгляд делает вас свободным, и вам легче принимать быстрые решения. Если вы медлите с принятием решения или постоянно откладываете его, спросите себя, в чем заключаются ваши стратегические цели. В большинстве случаев это поможет вам увидеть ситуацию в перспективе и принять верное решение.
НЕГОТОВНОСТЬ. Иногда вы откладываете дело только потому, что просто не готовы к выполнению этой конкретной задачи. Вы можете не обладать всей полнотой информации, необходимой для принятия решения, или чувствовать, что не готовы к тем последствиям, которые наступят в результате реализации проекта.
Так, например, вы можете постоянно откладывать найм нового сотрудника, потому что на самом деле вы пока еще не готовы пойти на увеличение вашего фонда заработной платы. Вы можете медлить с ответом на предложение о повышении по службе, поскольку чувствуете, что еще не обладаете определенными навыками, чтобы успешно справляться с новыми обязанностями. Честно проверьте, готовы ли вы иметь дело с результатами завершения задачи, — и если нет, разрешите себе отступить от этого дела на некоторое время.
Если вы не готовы приступить к определенной задаче, все, что вы можете сделать, — это сосредоточить свои усилия на том, чтобы подготовиться к ней. Если вы откладываете найм нового сотрудника, потому что не готовы пойти на дополнительные расходы, вашим следующим шагом может стать повторный анализ установленной вашим предприятием нормы прибыли или специальные мероприятия по увеличению объема доходов. Если вы откладываете свое согласие занять более высокий пост из-за недостатка квалификации, в качестве следующего шага попробуйте пройти дополнительное обучение на курсах или изучить специальную литературу по соответствующей теме.