100 самых эффективных приемов для проведения успешных переговоров
Шрифт:
Таким образом, в момент, когда мы преподнесли ему «сюрприз» и нужна быстрая реакция, он может полностью сконцентрироваться на основной проблеме, не отвлекаясь на мелочи. Не исключено также, что ответ у него уже наполовину готов, если он сумел предугадать наш вариант. Поэтому мы рассмотрим далее роль планирования при проектировании особо важных и масштабных деловых переговоров.
При проработке проекта важных деловых переговоров составляются организационные планы, на реализацию которых уходит несколько дней (обычно 3–4 дня) или недель (3–5 недель
Такое планирование позволяет жестко контролировать выполнение работ, предусмотренных планом, сравнивать полученные показатели с плановыми, учитывать затраты и другие исходные параметры для определения потребностей и возможностей реализации какого-либо проекта. При этом исходят из проверенной истины: планирование – это осмысленное установление соответствующего порядка работы с учетом сроков, затрат и возможностей в целях выполнения задач.
Планирование переговоров сводится к следующим действиям:
• составление и проверка прогноза переговоров;
• установление основных, перспективных задач переговоров;
• поиски подходящих путей для решения этих задач (стратегии);
• анализ внешних и внутренних возможностей для осуществления плана переговоров;
• определение и разработка среднесрочных и краткосрочных задач переговоров, их взаимосвязи и очередности;
• разработка мероприятий для реализации указанных задач (разработка программы работы, планы по отдельным элементам беседы) и своевременное обнаружение и предотвращение появления узких мест в плане переговоров;
• разбивка общих планов на мелкие, детальные планы.
Так вырабатываются конкретные программы работ, которых нужно придерживаться при реализации плана переговоров, но с необходимыми коррективами.
Здесь, конечно, возникает вопрос: зачем вообще что-то планировать в рамках переговоров? Особенно когда они небольшие и все виды работ по их подготовке и проведению нам ясны как белый день. Не будетли это потерей драгоценного времени? Создается впечатление, что чем меньше опыта у деловых людей, тем скорее они отказываются от планирования – незаменимого в подготовке любых переговоров инструмента.
Причина этого – недостаток опыта или легкомыслие, когда при подготовке переговоров видна только незначительная часть дел, которую нужно выполнить для разработки и реализации плана переговоров. А особенно когда переговоры не очень важны. Тогда планирование десятка дел на 2–3 дня кажется непозволительной роскошью. А потом этот десяток дел разрастется до сорока (и это еще не все), а 2–3 дня растянутся на 2–3 недели. И к началу переговоров, таким образом, приходят абсолютно неподготовленными.
Чтобы избежать этого, необходимо выяснить, какие очевидные практические результаты дает планирование переговоров. Оно позволяет выявить конкретные, количественно определенные задачи уже в начале подготовки к переговорам; заменить отдельные элементы будущих переговоров, составить варианты планов, облегчающие принятие решений путем их перевода с интуитивных на реальные рельсы.
Планирование помогает найти и устранить возможные узкие места в переговорах; согласовать все действия и мероприятия по плану переговоров во времени и с профессиональной точки зрения. Планирование позволяет «передавать ответственность» и «делегировать» контроль в рамках проекта переговоров отдельным сотрудникам, что стимулирует творческий подход сотрудников к составлению плана переговоров.
Рассмотрим теперь, какие составляются планы при подготовке к переговорам. План всех видов деятельности по подготовке и проведению переговоров по времени – генеральный план подготовки, на котором основаны все остальные планы. В нем указываются виды деятельности, сроки и исполнители.
Тактический план переговоров представляет собой перечень способов поэтапного достижения целей, осуществление которых ведет к решению основных, стратегических задач переговоров. Это указатели направления к месту назначения.
Оперативный план переговоров – это более низкий уровень разработки тактического плана; в нем определяется программа действий по каждому отдельному пункту переговоров.
План информации и сбора материалов – самое сложное, критическое звено в системе планирования переговоров. Сначала инициатор ищет источники информации, затем изучает виды сведений, поступающих из этих источников. И наконец, он должен координировать действия других служб и исполнителей, которые помогают ему в сборе материалов для переговоров. Службы, отделения и исполнители, как правило, относятся к сбору информации как к второстепенной работе.
Поэтому представленная ими информация являет собой сырой, не систематизированный должным образом материал, который к тому же может быть и ошибочным. Все это ведет к частым опозданиям, нарушениям сроков, что сужает временные рамки всей подготовки к переговорам и вынужденно сокращает план подготовки к ним. В этом плане указываются источники информации, собираемые сведения, исполнители и, конечно, сроки.
План систематизации и отбора рабочих материалов определяет структуру организации собранного материала и критерии его отбора. При этом структура и критерии – понятия, естественно, растяжимые.
План изложения по времени определяет рамки рабочего плана переговоров. Основой служит время, оговоренное при назначении встречи; время переговоров, конечно, не в полном объеме теперь распределяется на отдельные фазы и элементы беседы. Этот план пересматривается чаще других; при его составлении необходимо соблюдать чувство меры.
Рабочий план устанавливает структуру переговоров в целом с учетом имеющегося времени. Устанавливаются также принципы и способы разработки самого плана их проведения.