1С: Бухгалтерия 8.2. Понятный самоучитель для начинающих
Шрифт:
Ввод новых и редактирование сформированных ранее авансовых отчетов осуществляется в окне, изображенном на рис. 4.17.
Рис. 4.17. Формирование и редактирование авансового отчета
В верхней части данного окна находятся параметры, уже знакомые нам по другим кассовым документам, с которыми мы познакомились ранее. Этими параметрами являются Номер, от, Отразить
В поле Физ. лицо указывается фамилия, имя и отчество сотрудника или иного физического лица, которое отчитывается данным документом по полученным ранее деньгам из кассы предприятия. Этот параметр является обязательным для заполнения, и чтобы заполнить его, нужно нажать кнопку выбора и выбрать требуемое значение в окне справочника физических лиц.
Если денежные средства, за получение и использование которых отчитывается подотчетное лицо, были израсходованы на приобретение товарно-материальных ценностей, то в поле Склад нужно указать название склада (места хранения), на который они будут оприходованы.
Также в верхней части окна находится параметр, с которым мы еще не сталкивались: это поле Назначение. В данном поле можно сформулировать назначение выданного ранее аванса, за который отчитывается подотчетник.
В центре интерфейса находится четыре вкладки: Авансы, Товары, Оплата и Прочее. Если в настройках конфигурации включен режим учета возвратной тары (по умолчанию этот механизм не используется), то в окне будет присутствовать также вкладка Тара.
Содержимое вкладки Авансы (она открывается по умолчанию) показано на рис. 4.17. Она предназначена для ввода и редактирования сведений о наличных деньгах, полученных из кассы предприятия подотчетным лицом. Эти сведения отображаются в виде списка. Для каждой позиции списка в показан порядковый номер записи, реквизиты документа, по которому были выданы подотчетные средства, их сумма, название валюты, также суммы полученного и потраченного аванса в валюте документа.
Чтобы добавить в список новую позицию, нажмите в панели инструментов кнопку Добавить или клавишу Insert. В результате будет сформирована позиция с автоматически назначенным номером.
После этого следует указать документ, которым была оформлена выдача аванса. Для этого нужно в поле Документ аванса нажать клавишу F4 или кнопку выбора, и из раскрывающегося списка выбрать одно из трех значений – Платежный ордер на списание денежных средств, Платежное поручение исходящее или Расходный кассовый ордер. Затем в открывшемся окне нужно щелчком мыши указать нужный документ (для выбора будет предложен список документов, сформированных для подотчетника, выбранного ранее в поле Физ. лицо) и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter.
Чтобы редактировать содержимое списка (изменять позиции или удалять их) используйте соответствующие кнопки инструментальной панели. Напомним, что их названия отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.
На вкладке Товары необходимо сформировать список ценностей, приобретенных на выданные под отчет деньги. Содержимое данной вкладки показано на рис. 4.18.
Рис. 4.18.
Как видно на рисунке, в таблице для каждого товара (кстати, если подотчетными деньгами оплачивались работы или услуги, то на данной вкладке формируется перечень этих работ или услуг) представлены все необходимые сведения: порядковый номер записи, название товара (работы, услуги), количество в установленных для данной позиции единицах измерения, цена, сумма позиции, информация о налоге на добавленную стоимость, счета учета (для формирования проводок), название организации поставщика и др.
ВНИМАНИЕ
Учтите, что на вкладке Товары столбцы %НДС и НДС Сумма будут присутствовать лишь тогда, когда в окне Цены и валюта (оно вызывается нажатием соответствующей кнопки в левом верхнем углу окна) включен параметр Учитывать НДС.
При добавлении в таблицу новой позиции ее номер генерируется программой автоматически. После этого нужно в поле Номенклатура указать название номенклатурной позиции (требуемое значение выбирается из справочника номенклатуры) Затем указывается количество позиции, ее цена и иные сведения. Отметим, что большинство параметров будет заполнено автоматически на основании сведений, указанных ранее для выбранной позиции в справочнике номенклатуры.
Вкладка Оплата (рис. 4.19) включает в себя сведения о том, как за счет подотчетных средств производилась оплата поставщикам за полученные товары (работы, услуги).
Рис. 4.19. Сведения об оплате за ценности (работы, услуги)
Как и на рассмотренных выше вкладках, здесь данные также представлены в виде списка. При вводе позиций указываются перечисленные ниже сведения.
№ – порядковый номер, который программа генерирует автоматически.
Контрагент – название поставщика, выступающего в роли получателя подотчетных денег. После того, как нужное значение будет выбрано из соответствующего справочника (он вызывается нажатием кнопки выбора), автоматически заполнится и расположенное справа поле Договор контрагента.
Договор расчетов с контрагентом – здесь указывается документ, по которому будут вестись расчеты с выбранным в поле Контрагент поставщиком.
Сумма – здесь нужно ввести сумму израсходованных подотчетных средств по данной позиции.
Курс взаиморасчетов – если взаиморасчеты с поставщиком ведутся в разных денежных единицах (например, в российских рублях и долларах США), то в данном поле нужно указать курсовое соотношение этих валют.
Сумма взаиморасчетов – здесь автоматически рассчитывается сумма платежа в валюте взаиморасчетов, которая указана в договоре. Если все расчеты ведутся в одной валюте, то значение данного поля будет соответствовать значению поля Сумма. В противном случае оно рассчитывается как произведение значений полей Сумма и Курс взаиморасчетов.