500 советов секретарю

Энговатова Ольга

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат (карточка или экранный шаблон), как правило, являющийся дубликатом регистрационного формата. При применении журнальной формы регистрации контроль исполнения ведется на самостоятельных форматах. При контроле устных поручений руководителя, незарегистрированных документов, при возвращении к документам, считавшимся исполненными, контрольный экземпляр входного формата заполняется самим секретарем.

При

постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и разные сроки исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание.

На левом поле документа на уровне заголовков в ГОСТ Р 6-30-97 предусмотрено место для простановки специальной отметки о контроле исполнения.

Контроль должен организовываться таким образом, чтобы независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения.

В течение срока исполнения документа секретарь осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, фиксируются. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае секретарем готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу и исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Проверку хода исполнения рекомендуется осуществлять в следующие сроки:

1) задания последующих лет – не реже 1 раза в год;

2) задания последующих месяцев текущего года – не реже 1 раза в месяц;

3) задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

Снять документы с контроля могут лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе в правом нижнем углу может проставляться отметка о снятии с контроля, подписанная лицом, подтверждающим исполнение; но возможна отметка о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

Если секретарь устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, он должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

СОВЕТ: в конфликтной с исполнителем ситуации вопрос о снятии документа с контроля должно решать либо лицо, установившее контроль, либо руководство организации.

По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут сообщаться контролирующему лицу в письменной или устной форме.

Данные

о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно. Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указываются:

1) общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;

2) количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;

3) количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;

4) задержки исполнения в рабочих днях;

5) причины задержек исполнения документов.

Характерными причинами неисполнения документов в срок являются:

1) слишком высокая степень централизации полномочий;

2) перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;

3) недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций;

4) недостаточные сроки для качественного исполнения;

5) нерациональная система документооборота;

6) недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и др.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Подводя итоги: для организации документооборота и последующей эффективной работы с документами в большинстве организаций создаются целые службы, но по-прежнему секретарю необходимо знать порядок регистрации и учета документов, контроля за их исполнением, поскольку секретарь является системообразующим звеном во всей этой цепочке.

5. Архивное дело

5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки неисполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависит оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.