Антитайм-менеджмент
Шрифт:
Тот же принцип работает в обратном направлении. Когда вам несут документы или шлют письма, красный код означает, что ответ требуется в течение десятков минут. Желтый – в течение нескольких часов. Зеленый – в течение нескольких дней. Само собой, система кодов должна быть согласована с бизнес-процессами и доведена до всех сотрудников. Она должна отражать реальную срочность реакции, а не желаемую. Если этого не сделать, все, что к вам приходит, будет помечено кодом КРАСНЫЙ!
Технически это сделать элементарно. Разноцветные бумажки или стикеры можно цеплять под скрепку или вкладывать в файлик с бумагами. А электронные письма – кодировать прямо в теме. Тогда она будет выглядеть, например, так: «Договор с СевЗапМашСтроем, Желтый».
Кому кота?
Офис в стиле open space, начало рабочего дня. Все только-только погрузились в работу. Вдруг звонкий девичий голос на все помещение:
– Ребят, кому котика подарить?
Народ оторопел. Мужчины нервно надели на голову наушники, девушки весело переглянулись и защебетали. Через 20 минут все снова в работе. Работодатель оплатил 20 минут обсуждений новорожденного кота.
Вопрос по работе
Коуч-сессия в московской компании. Кабинет начальника с прозрачными стенами, жалюзи открыты. Мы работаем. Руководитель периодически поглядывает на сотрудников, а они на нас.
Открывается дверь, из соседнего кабинета к сотрудникам заходит коллега, проходит в середину, останавливается напротив одной из девушек и задает вопросы. Та отвечает. Начинается обсуждение. Я наблюдаю. Сидящие рядом прислушиваются, поворачиваются, начинают участвовать в разговоре. Мой клиент выходит из кабинета и еще не успевает ничего сказать, как гость ему бросает: «Мы по работе». На что начальник реагирует: «Пожалуйста, пойдите в переговорку и, если возможно, договаривайтесь заранее. Вопрос касается двоих, а не работают все».
Проанализируйте общение в вашей компании. Проанализируйте бизнес-процессы. Создайте и внедрите стандарты, которые касаются:
• способов общения по рабочим вопросам: когда созваниваться, встречаться, общаться письменно;
• правил коммуникации по системе «Светофор»;
• правил, которые касаются общения по личным и рабочим вопросам.
Возможные причины сбоя элементарных действий
Пропущен первый шаг
Технология элементарных действий удивительно проста и эффективна. Однако бывает так, что вроде все делаешь правильно, а она не работает. Вроде задача сформулирована верно: она – элементарное действие, а третий день до нее руки не доходят. Не можешь начать, и все тут. Есть ряд причин, по которым такое случается. Одна – поправимая, другие – не совсем. Начнем с первой.
Чаще всего действие остается невыполненным, а потом долго висит как просроченная задача, потому что оно взято из середины процесса. То есть не является вовлекающим. В таком случае мы смотрим на него и ощущаем внутреннее сопротивление. Чтобы к нему приступить, нужна какая-то подготовка.
Например, задача «отогнать машину в ремонт» может требовать звонка в страховую или покупки нужных запчастей. Если этого не предусмотреть, мы не будем ничего делать до тех пор, пока починка машины не станет совершенно необходимой. То есть не перейдет в разряд «важно и срочно» из «важно, но не срочно».
Так что первое, на что нужно обратить внимание, если мы не начинаем задачу второй день, – правильно ли определено вовлекающее действие. Не пропустили ли мы какие-то шаги, без которых невозможно начать двигаться?
Это была техническая причина, разобраться с которой очень просто. Достаточно обращать внимание на рекомендацию, которая дана выше, и не допускать логических пробелов. Следующие причины сложнее.
Действие относится к личной сфере
Иногда в списках дел можно встретить задачи наподобие «начать бегать по утрам» или «войти в режим». Они абсолютно бесполезны. Методика элементарных действий работает в 90 % случаев, а подобные примеры – те самые 10 %, в которых она буксует.
Задача «начать бегать по утрам» – не процесс, «влиться» в который можно с помощью элементарного вовлекающего действия. Это серьезные перемены в жизни, которые связаны с крупными изменениями баланса приятных ощущений и физических затрат. Все, что касается собственного поведения, с помощью элементарных действий исправить нереально!
Задачу можно сформулировать иначе, например так: «подготовить форму для пробежки», но это не даст нужного эффекта. Мы взяли неправильную формулировку и сделали правильной, но она все равно не работает. То, что за ней стоит, требует изменения нашего поведения, а не выполнения какого-то небольшого отрезка работы.
Изменить свое поведения можно. Для этого есть специальная технология, которая хорошо изложена в книге «Прокачай себя». Пять этапов, специальная программа, 90 дней – и есть много шансов, что бег по утрам войдет в обиход, а мы выработаем желаемый режим с правильным временем подъема и отбоя.
Это хорошая новость, потому что в таком случае элементарные действия послужат «мостиком» от намерения к средству, которое работает. В нашем случае можно пойти таким путем: поискать центр, где прививают новые шаблоны поведения, формируют полезные привычки. Хотя с курением, например, все гораздо проще. Достаточно сформулировать себе задачу «Купить и прочитать „Легкий способ бросить курить“», как шансы расстаться с этой пагубной привычкой серьезно подрастут. От себя скажу, что читать ее желательно в один присест, чтобы добиться лучшей запоминаемости и максимального эффекта. Тем более что книжка небольшая.
Если программы изменения поведения недоступны, а книжки «Как ходить в тренажерный зал 3 раза в неделю» в магазине нет, можно пойти другим путем. Мы знаем, что опасность – единственный способ мотивации, который действительно работает. Можно использовать элементарные действия, чтобы загнать себя в ситуацию, которая поставит в жесткие рамки – или в тренажерку, или… (что-то сулящее дискомфорт). Управляемая боль – отличная вещь, она всегда хорошо работает. Смотрите, что я имею в виду.
То, что мы купили, вызывает определенную привязанность. Если за что-то заплачены деньги, мы считаем это ценным. В случае с фитнес-клубом можно пойти таким же путем. Элементарное действие «купить абонемент и оплатить год занятий с тренером, занести их в календарь» – отличный способ, чтобы заранее поставить себя в ситуацию, из которой выйти сложнее, чем в ней находиться. Если мы потратили деньги на абонемент, тренера, связали себя социальным обязательством, да еще занесли тренировки в календарь, бросить это все не так-то просто. Попробуйте, работает!