Автодилер. Торговля техникой: Практическое пособие
Шрифт:
– потребности в компонентах и материалах для планирования производства и доставки потребителям;
– поддержка низких уровней запасов;
– планирование закупочных операций, производственных операций, расписаний доставки.
SCM (Supply Chain Management – управление цепочками поставок) – система управления всеми этапами снабжения предприятия и контроля товародвижения на предприятии, охватывающая весь цикл закупки сырья, производства и распространения товара: производство, поставки, месторасположение, запасы, транспортировка и информация.
В составе SCM-системы две подсистемы:
SCP (Supply Chain Planning – планирование цепочек поставок) – для расширенного планирования и формирования календарных графиков, для разработки прогнозов и стратегического планирования структуры цепочки поставок: разработки планов сетей поставок, моделирования ситуаций, оценки уровня выполнения операций, сравнения плановых и текущих показателей.
SCE (Supply Chain Execution) – исполнение цепочек поставок в режиме реального времени.
Системы класса ERP служат для планирования и автоматизации бизнес процессов предприятия, а WMS-системы – автоматизируют технологические процессы склада. Это совершенно разные классы систем.
WMS разработана для управления движением и хранением материалов внутри склада и ориентирована на главные складские операции: приемку (Receiving), размещение (Putaway), пополнение (Replenishment), отбор (Picking), отгрузку (Shipping).
В ERP все запасы в той или иной мере выступают в виде товаров, в отношении которых производится учет в стоимостном выражении.
В WMS упоминаются не товары, а лишь запасы и грузы. Причем учет запасов осуществляется в материальном измерении – в штуках, тоннах, кубометрах, в виде грузового учета.
Отличия методик учета в этих системах видны при выявлении бракованного товара. Если в процессе
WMS предназначены для реализации оперативного управления складом “здесь и сейчас”.
ERP облегчают планирование деятельности и решение стратегических задач управления фирмой.
WMS-система позволяет управлять складом как физическим и технологическим объектом, а не виртуальной бизнес-единицей, как в ERP.
WMS предназначены для обработки физических грузов, а не условных товаров.
В ERP-системах товары – виртуальные объекты учета, с ними можно производить любые операции без физического воздействия на реальный запас, например “перемещать” между “логическими складами” без влияния на запасы.
WMS оперируют грузами, которые не могут быть виртуальными.
WMS-системы используют грузовой учет в отличие от товарного учета в
ERP.
WMS не могут содержать информацию о ценах, стоимости и себестоимости продукции в бухгалтерском смысле.
Складской товарный учет в ERP регулируется бизнес-процессами и законодательством, а грузовой учет в WMS – технологическими ограничениями и физическим состоянием материальных запасов (количественными и качественными параметрами).
WMS предназначены для автоматизации только технологических процессов и нужно интегрировать их с ERP, чтобы полностью автоматизировать цикл “планирование – исполнение – контроль”.
Необходимо совместное использование WMS и ERP. Важно распределить сферы ответственности между системами, построить модель обмена информационными потоками и реализовать межсистемный интерфейс взаимодействия. Важно определить сферы ответственности ERP и WMS и не пытаться “заставить” каждую такую систему решать несвойственные ей задачи, поскольку обе они включаются на разных этапах производственного цикла и таким образом взаимодействуют друг с другом. Внедрение WMS сопровождается изменением бизнес-процессов, что требует изменений в ERP.
Организационным и технологическим основанием для автоматизации должны быть корпоративные или отраслевые, национальные, международные стандарты, т. е. единые правила организации, технологии и управления. Для компаний, работающих в международных логистических системах, стандарты определяют управленческие и технологические законы, по которым живут все предприятия, задействованные в мировом логистическом процессе: и поставщики, и посредники, и потребители продукции. Используя их, предприятие применяет критерии качества управления, требуемые стандартами, и получает конкурентные преимущества.
Эффективная складская логистика становится определяющим фактором, от которого во многом зависит конкурентоспособность компаний. Это обусловлено не только постоянно растущим ценовым давлением, но и такими явлениями, как глобализация и электронный бизнес. Надежная и эффективная логистическая система современного склада – гарантия успеха при работе с большим потоком разнообразных грузов. Логистическая исполнительная система сочетает в себе стандартные решения и высокую степень оптимизации логистических процессов. Наиболее эффективны автоматизированные системы, позволяющие оптимизировать методы и сроки исполнения складских процессов.
Многие логистические решения, разработанные для таких систем, могут и должны быть использованы и в неавтоматизированных складах для повышения эффективности труда и для подготовки процессов к оптимизации и автоматизации.
Базовые требования. При помощи компьютерной системы необходимо:
♦ автоматизировать все бизнес-процессы предприятия на базе единой системы, избежав при этом необходимости установки разрозненных программ;
♦ построить систему комплексного управления предприятием, начиная от управления продажами, обработкой заказов клиентов, складскими операциями, грузовыми операциями и заканчивая планированием и анализом финансовых результатов деятельности всех подразделений предприятия;
♦ объединить территориально-распределенные подразделения предприятия в единую информационную структуру;
♦ повысить эффективность работы сотрудников за счет обработки большего объема информации в сжатые сроки;
♦ улучшить качество обслуживания клиентов, предоставляя возможности для хранения истории работы с клиентами, а также для оперативного получения актуальной информации по состоянию обработки заказов клиентов, местонахождению грузов и транспортных средств;
♦ создать запас роста предприятия, обеспечив возможность быстрого расширения и донастройки корпоративной информационной системы по мере развития бизнеса;
♦ гибкость системы в настройке должна легко интегрировать систему с другими программами, используемыми подразделениями, такими, как GPS-системы, системы управления складами и т. д.
Важны следующие возможности системы:
♦ идентификация товаров по внутреннему коду, штрихкоду, артикулу поставщика, матч-коду;
♦ поддержка серийных номеров;
♦ поддержка кодировки и наименований товаров поставщиков;
♦ поддержка торгового оборудования (принтеры/сканеры штрихкода, терминалы сбора данных);
♦ многообразие схем ценообразования, доставки, оплаты заказов и закупок;
♦ мониторинг товарных потоков от момента формирования заказа товара поставщику до отгрузки товара клиенту и выставления счета;
♦ мониторинг оплаты;
♦ поддержка полного цикла взаимоотношений с клиентами и поставщиками;
♦ автоматическое формирование закупок под заказы, на базе прогноза продаж, по нормам остатков;
♦ резервирование складских запасов и предстоящих закупок под заказы клиентов;
♦ автоматическое формирование рекламаций;
♦ автоматический импорт данных из прайс-листов поставщиков в различных форматах;
♦ поддержка неограниченного количества единиц складского учета с правилами пересчета;
♦ инвентаризация с использованием терминалов сбора данных с автоматическим разнесением излишков и недостач;
♦ контроль сроков хранения до признания товара неликвидом;
♦ поддержка регулярных (повторяющихся) заявок и заказов;
♦ учет накладных расходов сборов, акцизов, транспортных расходов, амортизации тары;
♦ контроль и анализ оборачиваемости денежных средств в различных разрезах;
♦ планирование платежей;
♦ сквозной просмотр данных.
Управленческая подсистема должна включать:
♦ внешние инструменты построения отчетности;
♦ возможность получения и обработки финансовой информации с помощью любого иного инструмента формирования отчетов;
♦ табличные и моделирующие программные продукты;
♦ графические системы создания отчетности;
♦ интегрированный инструментарий для получения и обработки финансовой информации на высоком уровне обобщения или, напротив, для детального анализа процессов;
♦ графический пользовательский интерфейс для обеспечения графических построений по выбранным данным из модуля “финансовые отчеты”.
Система должна управлять потоком снабжение – сбыт путем интеграции в единый центр управления всех операций с поставщиками, подрядчиками и заказчиками предприятия:
♦ формирование процесса снабжения-сбыта в единый информационный поток на основе методологии MRP, обеспечивая динамическое балансирование производства, продаж и закупок;
♦ управление сквозным планированием снабжения-сбыта, бартерными операциями, множественными взаимозачетами (включая расчеты с комиссионерами);
♦ автоматическое формирование входящих и исходящих платежей в графики оплаты и получение данных об оплате счетов и накладных;
♦ автоматические проводки по приходу материалов, отклонениям, возвратам, браку и рассогласованиям;
♦ поддержка различных товарных операций: приход со стороны, из производства, на комиссию, расход на сторону, в производство, на комиссию, возвраты, оформление порчи и брака, перевод в собственность и списание комиссии, составление актов рассогласования, комплектация/разукомплектация, инвентаризация и внутреннее перемещение;
♦ автоматический перевод количества материалов из одной единицы измерения в другую для каждого материала указываются основная единица измерения и сколько угодно дополнительных единиц, снабженных формулами перевода;
♦ поддержка формирования технологических карт и работы с ними
♦ поддержка учета с автоматическим отслеживанием сроков хранения;
♦ возможности применения при расчете себестоимости товара методов “среднее”, “скользящее среднее”, LIFO, FIFO, MinCost и MaxCost;
♦ распределение товара по партиям вручную;
♦ учет неотфактурованных поставок;
♦ возможность адаптации для торговли и для предоставления услуг.
Предупреждение о наступлении контролируемых событий:
♦ истощение товарных запасов ниже минимального уровня;
♦ наступление точки заказа;
♦ истечение срока хранения без реализации – неликвиды;
♦ отсутствие товара на складе;
♦ продажа отсутствующего товара;
♦ изменение статуса заказа.
Эффективному менеджменту способствует быстрая подготовка ключевых параметров, тенденции изменения которых показывают необходимость принятия управленческих решений, причем на экране тревожные тенденции выделяют ярким цветом, удовлетворительные показывают блеклым цветом.
Некоторые параметры контроля для управленческих решений высшего руководства, которые должны появляться на экране монитора через минуту:
По операциям:
♦ тенденции изменения степени удовлетворения спроса – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;
♦ тенденции изменения доли авиапоставок (срочных поставок) в количестве заказов на пополнение склада – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;
♦ тенденции изменения объема запаса на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;
♦ тенденции изменения объема неликвидов на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;
♦ тенденции изменения доли регионального склада в прибыли и убытках всей компании – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;
♦ тенденции изменения объема продаж товаров на условную потребительскую единицу (например, на 1000 жителей обслуживаемого района) – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;
♦ тенденции изменения объема продаж по себестоимости – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;
♦ тенденции изменения объема валового дохода или прибыли – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом.Реинжиниринг
Предприниматели часто говорят, что предпринимательство дело очень интересное, но к освоению техники менеджмента относятся как к скучному занятию.
Стратегия управления фирмой должна формировать привлекательный образ будущего, в котором есть место для каждого сотрудника. Руководство, которое этого не делает, консервирует иждивенчество персонала. Наряду с хорошими личными взаимоотношениями внутри фирмы, грамотно выстроенные процедуры и правила должны делать максимально комфортным существование сотрудников. Каждая фирма, в зависимости от интеллектуального уровня персонала, строит собственную модель управления. А стратегия позволяет упростить любую управленческую задачу, сделать ее нормально решаемой. Главным фактором успеха является раннее обнаружение симптомов неблагополучия и своевременное устранение его причин.
Предприятие существует для потребителей, и только клиенты, чьи потребности удовлетворяются, дают ему возможность выживать на рынке. Управление сквозным бизнес-процессом должно прийти на замену управлению отдельными службами, а управление суммарными издержками компании – на замену сокращению расходов по подразделениям.
Оптимизация одного участка неизбежно потянет за собой всю цепочку, потребует оптимизации всех бизнес-процессов.
Есть закономерность – на стадии развития или перемен в компании результативность усилий по улучшению логистики не превышает 10 %. Не зная об этой закономерности, менеджеры, обнаружив малую отдачу от своих усилий, делают вывод, что поставлена неверная задача, корректируют ее или ставят другую, но происходит то же самое. Получается замкнутый круг без видимого выхода: формулирование задачи – попытка ее решить – трудности – формулирование новой задачи, и все снова.
Сложность состоит не в том, чтобы решать проблемы, а в том, чтобы увидеть их.
Другая ошибка менеджеров – недостаточные усилия для решения задачи, в результате чего теряются время и деньги, а цель не достигается. Однако концентрация усилий может быть только временной. Если менеджер требует напряжения всех сил сотрудников в течение долгого времени, люди перестают адекватно относиться к задаче, а менеджер теряет авторитет – он либо неправильно поставил задачу, либо не рассчитал силы.
Обычное для реинжиниринга решение – увеличение затрат в одном из направлений – делается для их экономии по фирме в целом. Взаимозависимость затрат порой незаметна и требует тщательного анализа. Например, если сервисная служба начнет снижать расходы на обтирочные материалы, то наверняка быстрее будут пачкаться спецовки, появятся жалобы клиентов на грязные после ремонта руль, рычаги управления и т. п., а это скажется на престиже фирмы и сроках замены спецовок.
Следует выяснять, во что обходится логистика сервиса, логистика торговли запасными частями, логистика других операций. Чтобы эффективно управлять затратами, нужно точно знать, на что и сколько фирма тратит, а для этого – вести статистику расходов по каждому их виду: расходы на закупки помимо стоимости товаров, складирование, транспортировку, распределение и т. д.
Важно сосредоточить свои усилия на упрощении процессов и устранении потерь везде, где это возможно. При сокращении затрат компании часто совершают следующие ошибки:
♦ внимание к очевидным затратам и потеря из виду существенных затрат, скрытых в статье “прочие расходы”;
♦ экономия на подборе и профессиональной подготовке персонала подрывает престиж фирмы и приводит к потере клиентов;
♦ ухудшение отношений с партнерами и сотрудниками из-за “выжимания соков”;
♦ чрезмерное снижение затрат на важных участках – урезая затраты на оплату труда, компания может потерять ключевых сотрудников;
♦ непонимание механизма взаимозависимости затрат компании – иногда общего снижения затрат можно добиться, увеличив их на какой-то отдельный вид деятельности: например, увеличение командировочных расходов может привести к заключению выгодных контрактов с новыми поставщиками или покупателями.
Одно из хороших последствий кризисов 1998 г. и 2009 г. – бизнесмены поняли, нутром и кошельком почувствовали, что:
♦ профессиональное управление – это не блажь заумных спецов, а средство повышения прибыли и спасения от гибели;
♦ реинжиниринг крайне необходим для оптимизации бизнеса на основе современных технологий;
♦ главное в управлении бизнесом – стратегичность, а не порывы энтузиазма.
Основа реинжиниринга – формализованное описание элементов управления при помощи стандартов описания всех управляемых звеньев, в том числе структуры и бизнес-процессов. Применение компьютерных технологий обеспечивает подготовку управленческих решений, возможность осуществлять интегрированный контроль и проводить сквозные изменения в компании.
Реинжиниринг предполагает выработку интегрированных решений примерно следующими этапами:
♦ стратегическое моделирование – выработка целей и путей их достижения с помощью известных методов: swot-анализа, дерева целей, маркетингового анализа; результаты моделирования заносят в стандартные взаимосвязанные блоки;
♦ моделирование организационной структуры, обеспечивающей достижение целей, – проектирование стратегии на функции подразделений путем формулирования взаимосвязей; станет очевидным, что изменения в целях бизнеса должны и будут неизбежно вызывать изменения в организации;
♦ логистика – организация бизнес-процессов – выстраивает функции подразделений в цепочки последовательных действий, направленных на достижение определенной цели;
♦ финансовое моделирование предусматривает подсчет стоимости всех работ и сведение результатов в бюджете доходов и расходов, бюджете движения денежных средств и бюджете по балансу.
В результате получают финансовую модель бизнеса: его задачи отражены в соответствующих статьях бюджета, а также предложения по оптимизации структуры и выполнению бизнес-процессов.
Логистика бизнес процессов . Во многих фирмах просто нет проработки технологии операций и процессов. Но по мере роста компании сообразительность и опыт сотрудников недостаточны для исполнения объемных задач. Необходима формализация всех производственных операций, разработка множества материалов, в том числе:
♦ торговая политика;
♦ ценовая политика;
♦ проект соглашения с корпоративными клиентами;
♦ инструкция о взаимодействии с поставщиками по обеспечению запасными частями с конкретными обязанностями персонала;
♦ инструкция о взаимодействии склада с цехом и магазином по обеспечению запасными частями с конкретными обязанностями персонала;
♦ программа и материалы для обучения персонала работе с запчастями;
♦ перевод правил пользования иностранными каталогами запасных частей и компакт-дисками;
♦ перевод руководства по работе с запчастями иностранного поставщика машин;
♦ перевод руководств по ремонту иномарок;
♦ программа обучения механиков на платных курсах;
♦ перечни функций служб;
♦ постановка задач для доработки программного комплекса для служб запасных частей, для службы сервиса;
♦ постановка задач, подготовка образцов аналитических форм для их еженедельной выдачи компьютерной службой руководству служб и компании и др.