Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению
Шрифт:
• Зачем вы делаете презентацию?
• Чего вы планируете достичь?
• Каких мыслей или действий вы ожидаете от слушателей после презентации?
Изучите свою аудиторию
• Кто имеет полномочия по принятию решений?
• Насколько хорошо они знакомы с предметом презентации?
• Насколько они заинтересованы в предмете?
• Что они получат, если скажут «Да», и что они могут потерять?
• Почему они могут сказать «Нет»?
• Каковы три самых сложных вопроса, которые
Оцените требуемое время
• Можете ли вы достичь своих целей в отведенное время?
Выбор технических средств
• Раздаточные материалы, мольберты и электронные доски — для неформальных встреч с целью предварительного обсуждения результатов.
• Оверхед- и мультимедийные проекторы — для «полуофициальных» обзоров достигнутых результатов.
• Мультимедийные, видео- и диапроекторы — для официальных презентаций с подведением итогов.
Определите основной тезис
Как бы вы резюмировали презентацию, если бы у вас было только 30 секунд?
Напишите сценарий
ВСТУПЛЕНИЕ
Цель.
Важность.
Краткий обзор.
ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
• Для восприимчивой аудитории: выводы и рекомендации сразу.
• Для невосприимчивой аудитории: выводы в конце каждого раздела или (по необходимости) в конце презентации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• Краткое содержание.
• Рекомендации.
• План действий.
• Следующие шаги.
Подготовка материалов
• Разработка слайдов.
ЧТО. Тексты, рисунки, модели.
ГДЕ. Карты, планы.
КТО. Организационные схемы, фотографии.
КОГДА. Календари, диаграммы Гантта.
КАК. Схемы.
СКОЛЬКО. Таблицы, диаграммы.
ПОЧЕМУ. Текст.
• Продумайте последовательность слайдов: разработайте план повествования и логические переходы от слайда к слайду.
• Сделайте слайды и дополнительные раздаточные материалы.
РЕПЕТИЦИЯ 1.
• Внимательно изучите сценарий и слайды.
• Подготовьте заметки.
• Попрактикуйтесь с магнитофоном.
РЕПЕТИЦИЯ 2.
• Поупражняйтесь с коллегами — наблюдательными, конструктивными, объективными и реалистичными.
• Спрогнозируйте вопросы.
• Посмотрите на себя в видеозаписи.
Проверьте комнату и оборудование
• Приходите в зал за 40 минут до выступления и проконтролируйте установку и подключение
Ведите себя естественно
• Дышите, дышите, дышите.
• Установите зрительный контакт.
• Говорите естественно.
• Используйте весь диапазон голоса.
• Распределите вес на обе ноги.
• Держите руки на уровне пояса.
• Стойте рядом с экраном.
Меняйте слайды
• Сделайте логический переход к следующему слайду.
• Покажите слайд.
• Поэтапно объясните слайд зрителям.
• Уберите слайд.
Отвечайте на вопросы
• Установите зрительный контакт.
• Слушайте внимательно.
• Сделайте паузу перед тем, как ответить.
• Ответьте только на заданный вопрос — не больше и не меньше.
• Переходите обратно к презентации.
ВЫ ДОСТИГЛИ СВОЕЙ ЦЕЛИ?
Приложение
Как использовать «настольные» презентации
В этой книге я сосредоточился на презентациях, где докладчик обращается к сравнительно большой аудитории, а слайды проецируются на экран. Однако бывают ситуации, когда докладчик сидит за столом и обращается к небольшой группе слушателей, каждый из которых смотрит во время выступления на свой экземпляр слайдов. Так как популярность этого типа презентации (иногда его называют «настольным») растет, я хотел бы описать его более подробно.
Обычно такие раздаточные материалы состоят из серии диаграмм и текстовых слайдов, скрепленных степлером или сброшюрованных. Они используются для быстрого неформального взаимодействия с группой — свободного обмена мнениями, — поэтому для докладчика слушать и отвечать на комментарии присутствующих так же важно, как и излагать свою точку зрения, что сильно отличает этот вид презентации от обычной презентации. Таким способом лучше всего проводить небольшие совещания — в идеале для 3–4 человек.
Первостепенной целью «настольных» слайдов является достижение консенсуса. Их можно использовать, чтобы опробовать наработки, сделанные на сегодняшний день, проверить точность фактов, полученных в ходе исследований, выявить причины отсутствия данных, обозначить проблемы, убедиться, что программа действий будет приносить результаты. Также можно провести такую презентацию, чтобы придти к согласию в отношении выводов и рекомендаций.
Во время таких интерактивных совещаний участники склонны отступать от основной темы, поэтому важно направить обсуждение к выбранной цели и сосредоточить внимание всех участников на одной и той же идее. Вот несколько советов о том, как играть роль ведущего, как готовить раздаточный материал и как его представлять.