Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление
Шрифт:
Руководство компании должно понимать: можно купить программу для бизнес-моделирования, потратив некоторую сумму, но купить репозиторий нельзя, его нужно создать и поддерживать силами организации. Приведу аналогии: если не делать ремонт, то крыша склада прохудится, а товар испортится. Если не менять изнашивающиеся детали оборудования, то оно встанет. Если не использовать на практике и не актуализировать информацию о бизнес-процессах в репозитории, то он быстро станет ненужным хранилищем мертвого массива данных.
Важно знать основные возможности среды моделирования процессов,
При помощи среды моделирования процессов формируется так называемая объектная модель организации. Она должна постоянно поддерживаться в актуальном состоянии. Ценность модели в том, что она позволяет формировать регламентирующие документы разного типа и другие необходимые отчеты, дающие ответ почти на любой вопрос о деятельности организации. Модель деятельности компании становится прозрачной для руководителей. Сотрудникам доступна информация о процессах (графические схемы, описания входов/выходов, требования к срокам и т. д.).
Потенциал среды моделирования должен быть адекватен поставленным задачам. У более сложных и дорогих систем больше возможностей, но не все они востребованы в организации, в том числе из-за отсутствия подходящих специалистов. Даже в самих компаниях, поставляющих системы моделирования, количество профессионалов, глубоко разбирающихся в функционале системы и умеющих его использовать, весьма ограничено. Найти таких специалистов на рынке непросто. Поэтому мощные функциональные возможности среды моделирования могут оказаться ненужными.
Но и покупка слишком простого или морально устаревшего программного обеспечения для моделирования процессов может привести к снижению эффективности деятельности по описанию и регламентации процессов организации.
В исследовании BPTrends приводится любопытная диаграмма (см. рис. 4.2.2) по свойствам среды моделирования процессов, наиболее важных для пользователей.
На первом месте – «Способность сохранять модели и данные о процессах в репозитории». Речь идет о базе данных, в которой хранится комплексная модель организации. На втором месте упомянута возможность создавать сложные иерархические модели процессов. На третьем – использование стандартной нотации или языка моделирования.
Рис. 4.2.2. Какие три свойства средств моделирования процессов вы считаете самыми важными?
В современных компаниях среда моделирования бизнес-процессов – один из базовых инструментов, обеспечивающих развитие и совершенствование системы управления.
Обратите внимание, что только 10 % опрошенных считают важной способность легко переходить от модели
• простая, но стандартная нотация моделирования;
• надежный инструмент, позволяющий создавать сложные, многоуровневые модели процессов и хранить их в репозитории (базе данных).
4.2.4. Методики описания процессов
Чтобы успешно выполнить проект по созданию системы работы по описанию процессов, нужны нормативно-методические документы (методики, стандарты), среди которых:
• стандарт описания бизнес-процессов («Соглашение о моделировании бизнес-процессов»);
• стандарт управления изменениями модели организации;
• инструкция по администрированию среды моделирования;
• прочее.
К сожалению, вопрос методического обеспечения проекта не всегда учитывается руководителями, принимающими решения о приобретении и внедрении среды моделирования процессов.
4.2.5. Наличие необходимых специалистов
Важнейший фактор успешного внедрения – наличие в организации нескольких специалистов, которые могут:
• разрабатывать и изменять систему процессов организации;
• согласовывать процессы по входам/выходам;
• проводить интервью, получать и структурировать информацию по процессам;
• описывать процессы в нужных нотациях в среде моделирования;
• настраивать среду моделирования, в том числе формировать шаблоны отчетов для выгрузки регламентирующих документов;
• управлять изменениями объектной модели организации;
• обучать сотрудников организации принципам и методам описания процессов;
• прочее.
Разработка и внедрение в организации системы описания процессов – довольно сложный и длительный (3–6 месяцев) проект, для успешного выполнения которого руководители организации должны выделить адекватные человеческие и финансовые ресурсы.
Пример. В торгово-производственной компании среднего размера приняли решение описывать бизнес-процессы. После проведения формального тендера приобрели среду моделирования процессов. Одному из сотрудников организации было поручено ее использовать. На методическое обеспечение, обучение персонала, настройку системы (справочники, отчеты) денег не выделили. В результате уполномоченный сотрудник в течение нескольких месяцев пытался описывать процессы на свой страх и риск. Полученные модели оказались весьма сомнительного качества. Кроме того, попытка документировать процессы окончилась неудачей, поскольку: а) заранее не были продуманы требования к информации, которую следовало использовать в описаниях процессов; б) у сотрудника, работающего со средой моделирования, не хватило квалификации для настройки необходимых шаблонов отчетов.