Бухгалтерский учет с нуля
Шрифт:
Пример заполненного и уже оплаченного расходного кассового ордера ООО «Белая ромашка» представлен ниже.
Данным документом оформлено следующее хозяйственное событие ООО «Белая ромашка»: его работник Сергеев получил из кассы денежную сумму на хозяйственные расходы в интересах организации на основании приказа № 9 его руководителя.
Документ, подготовленный в бухгалтерии, передан в кассу. Кассир выдал указанную сумму взамен росписи работника в нижней части ордера. Кроме того,
Если бы денежная сумма выдавалась физическому лицу, не являющемуся работником организации, то кассир потребовал бы от него документ, удостоверяющий личность, и вписал сведения о документе в нижней части ордера. Но поскольку получатель денег является работником организации, смысла в подобных действиях нет.
Полностью оформленный и подписанный расходный кассовый ордер остается в кассе организации и в конце того же рабочего дня передается в бухгалтерию. А физическое лицо уходит из кассы лишь с деньгами, от самого расходного ордера у него не остается ничего.
Пример платежной ведомости на выдачу заработной платы, подготовленной бухгалтерией ООО «Белая ромашка» для передачи в кассу, представлен ниже.
На первом листе ведомости ставятся разрешительные подписи главного бухгалтера и руководителя организации. После этого ведомость передается в кассу.
В течение трех рабочих дней после оформления ведомости кассир может выдавать по этой ведомости заработную плату работникам организации. После того как зарплату получат все работники организации или по истечении указанных трех рабочих дней кассир заполняет нижнюю часть последнего листа ведомости (которая в представленном примере показана незаполненной), реестр депонированных сумм (если остались работники, не получившие заработную плату) и возвращает ведомость и реестр депонированных сумм в бухгалтерию.
Реестр депонированных сумм представляет собой список работников организации, не получивших зарплату вовремя, с указанием причитающихся им денежных сумм.
Естественно, при использовании компьютерной бухгалтерской программы предполагается, что кассовые документы, в том числе платежные ведомости, будут распечатываться с помощью компьютера.
Примеры кассовых операций
Рассмотрим на конкретных примерах порядок регистрации кассовых операций в кассе и бухгалтерии организации.
Но начнем с отражения кассовых операций в бухгалтерии организации после их регистрации кассиром в кассовой книге.
В нижней части последней страницы заполняется следующий фрагмент:
Фрагмент страницы журнала проводок по операциям, соответствующим рассмотренным выше кассовым документам, представлен ниже:
Представленный
Фрагмент страницы Главной книги по счету 50 «Касса» с записями движения средств по счету в течение той же даты на основании записей журнала проводок будет выглядеть следующим образом:
Источником информации для бухгалтерии, на основании которой делаются все эти записи, может быть только кассовая книга. Кассовые документы, хотя и оформляются в бухгалтерии, означают, что хозяйственные события только планируются, но могут и не произойти.
Кассовая книга выглядит проще, если она ведется с помощью компьютера. При этом она распечатывается в виде отдельных вкладных листов. Ниже представлен вкладной лист кассовой книги с записями тех же хозяйственных событий:
В кассовой книге зафиксированы три кассовые операции, но кассир сдал в бухгалтерию только два исполненных кассовых документа – один приходный и один расходный. Эта нестыковка связана с тем, что выдача зарплаты по четвертому документу – платежной ведомости еще не закончена. Платежная ведомость будет сдана в бухгалтерию только после завершения процедуры выдачи зарплаты.
Вкладной лист содержит все предусмотренные реквизиты листа кассовой книги. Как уже упоминалось, одновременно с вкладным листом распечатывается его копия – отчет кассира.
Ниже представлен внешний вид лицевой стороны листа кассовой книги при рукописном способе ее ведения. Оборотная сторона листа кассовой книги выглядит так же. Перед заполнением лист следует согнуть и подложить копирку так, чтобы одновременно заполнялись лицевая и оборотная стороны:
Ответственность кассира и организации
Кассир обязательно является материально ответственным лицом. При поступлении на работу с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.
Кассир обязан иметь личную печать. Все наличные деньги должны храниться в помещении кассы в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, причем эти ключи запрещается оставлять в условленных местах, передавать посторонним лицам, изготавливать их неучтенные дубликаты.
Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.