Бухгалтерское дело. Учебное пособие
Шрифт:
Графики помогают проводить нормирование труда с целью установления действительного объема всей учетной и отчетной работы предприятия и более рационально распределить эту работу как во времени, так и между исполнителями.
Наряду с этим они наталкивают на изыскание новых путей и средств, повышающих производительность труда и улучшающих организацию его. Графики мобилизуют резервы учетного труда и тем самым создают условия для сокращения штатов учетных работников и расходов на их содержание.
Графики в планировании учетной работы позволяют определить объем работы каждого исполнителя, целесообразнее ее распределить
Эффективность графиков в учетной работе как одного из способов устранения ряда недостатков в организации учета и совершенствования и приспособления его к требованиям оперативного руководства была доказана практикой тысяч предприятий различных отраслей промышленности. Эта эффективность выражалась в значительном сокращении сроков представления бухгалтерской отчетности, в улучшении качества учета и отчетности и сокращении штатов учетных аппаратов, а следовательно, уменьшении расходов на их содержание.
При разработке индивидуальных графиков должны быть подготовлены и изучены следующие материалы:
• инструкции и положения по учету и отчетности;
• план документации и документооборота;
• план отчетности;
• описи выполняемой или предполагаемой к выполнению работы каждого исполнителя и схемы документооборота со всеми замечаниями, соображениями и предложениями;
• нормативы времени, потребного на выполнение учетных работ или операций, а также результаты хронометражных наблюдений, фотографий и самофотографий рабочего дня.
Кроме того, при планировании учетного процесса, в частности при разработке графиков, необходимо установить, какие участки работы будут обслуживаться компьютером.
Технически индивидуальные графики составляются следующим порядком:
• в график записываются все виды учетных и отчетных работ, подлежащих выполнению;
• по каждому виду работ планируются наикратчайшие сроки – даты и часы завершения;
• устанавливаются целесообразность работ, способы их выполнения и связи (с кем выполняется работа и кому она передается).
Содержание видов учетных и отчетных работ в графиках сопровождается кратким текстом. Краткость текста не должна быть в ущерб полноте и обстоятельности содержания. Содержание работы не должно включать в себя инструктивных моментов. Такой текст делает неясным содержание работы, а график – громоздким и необозримым по своему объему.
При установлении даты и часов исполнения или завершения той или иной работы необходимо исходить из того, что произведенная сегодня операция сегодня же находит отражение в первичных и сводных документах и не позднее следующего дня – в синтетических и аналитических регистрах.
Кроме того, необходимо предварительно выяснить и устранить причины, мешающие достижению запланированных сроков, а также учесть поточность работы у всех исполнителей и способы доставки и обработки документов.
При выборе способа выполнения той или иной учетной работы следует пользоваться приемами, полученными в результате самофотографии и других способов, а также использовать и рационализаторские предложения.
При установлении соисполнителей, с которыми та или иная работа будет выполняться или которым она будет передаваться, следует исходить из необходимости исключения на пути реализации учетной работы и прохождения документов излишних и промежуточных инстанций. Эта связь должна быть определена по тщательно изученной схеме документооборота. По ней же определяется рациональный учетный процесс по видам работ и исполнителям.
При разработке индивидуальных графиков задания должны составляться с учетом подготовленности работника, которому поручается выполнение учетных и отчетных функций, технических средств учета и полного использования рабочего времени.
В графике вначале заполняется первый раздел «Основная работа», а затем второй раздел «Работа по совместительству».
В обоих разделах графика показываются в первую очередь работы, выполняемые в учетном периоде: ежедневные, пятидневные, десятидневные и т. д., а дальше – в отчетном периоде – по датам осуществления отчетных обязанностей.
В процессе разработки графиков приходится сталкиваться с отдельными моментами, тормозящими нормальный ход учетного процесса или лимитирующими сроки составления и представления отчетности. Например, к этому можно отнести несвоевременное отражение некоторых хозяйственных операций в соответствующих учетных регистрах. Многие хозяйственные операции могут быть пропущены и оказаться не записанными в журналы-ордера и другие регистры (это относится к регистрам не из первичных документов, а из ведомостей и журналов-ордеров).
Чаще всего пропускаются и несвоевременно отражаются в учете следующие операции:
• дебетовые обороты, учтенные в ведомостях по дебету счетов кассы и расчетного счета;
• полученные и начисленные суммы в уменьшение общепроизводственных общехозяйственных расходов;
• материалы, полученные в результате имевшего места брака деталей и изделий;
• расходы будущих периодов, подлежащие ежемесячному списанию на затраты, и т. д.
Подобного рода пропуски и несвоевременное отражение хозяйственных операций в учетных регистрах обнаруживаются только лишь по истечении отчетного месяца, когда уже закончены и подсчитаны все ведомости или журналы-ордера и даже произведены записи в главную книгу. На выявление и исправление ошибок требуется значительное время в период составления отчета, что заметно отодвигает и сроки представления отчетности. Этот недостаток в учетной работе может быть устранен путем включения в графики учетных работников всех возлагаемых на них обязанностей с подробным указанием, в какие сроки и в какие учетные регистры и по каким документам записываются те или другие хозяйственные операции.