Бухгалтерское дело. Учебное пособие
Шрифт:
Поэтому в мероприятиях по организации и планированию учетной работы одним из важных вопросов является установление четких взаимоотношений учетных работников с материально-ответственными и другими работниками, связанными с первичной документацией, учетом и отчетностью. С этой целью необходимо четко определить, кто персонально, где и когда именно должен оформлять те или иные хозяйственные операции соответствующими документами, а также указать, когда и кому эти документы должны быть сданы и когда, кем эти документы затем группируются и записываются в учетные регистры.
Движение документов с
Руководители учета некоторых предприятий не придают должного значения документообороту. Надо признать, что вопросы о документообороте в учетной литературе не получают достаточного освещения. Между тем многие недостатки, имеющие место в документировании хозяйственных операций и в сдаче документов по назначению и в их обработке, зависят от правильно организованного документооборота.
Схемы документооборота целесообразно разрабатывать по учету всех важнейших операций предприятия. Приведем примерную схему документооборота по учету заработной платы рабочих-сдельщиков.
Такие схемы являются достаточно наглядными и вполне доступными для понимания рабочими и служащими предприятий. Каждый из исполнителей легко находит в них свои функции и функции своих смежников, от которых зависит его нормальная и своевременная работа.
Схемы документооборота облегчают организацию контроля за ходом выполнения учетной работы. По ним можно установить, какая операция, когда, кем и каким документом оформляется и в какой срок выполняется та или другая работа, и вовремя принимать меры к устранению причин этих отклонений. Кроме того, разработка таких схем дает возможность обнаружить недостатки в организации документооборота и устранить их.
Правильно организованный документооборот уменьшает число операций и звеньев, через которые проходит документ, позволяет избежать возвратных движений, ускоряет тем самым движение документа.
Разработка схемы документооборота по важнейшим, постоянно повторяющимся операциям предприятия является делом несложным, но тщательно продуманная организация документооборота оказывает значительное влияние на сроки выполнения учетных работ и составления отчетности. Схемами устанавливаются четкие взаимоотношения учетного аппарата с материально-ответственными и другими работниками. Они служат дисциплинирующим и мобилизующим средством в осуществлении плана организации учетной работы предприятия.
Полезность и необходимость составления схем документооборота еще и в том, что по ним осуществляется взаимный контроль за своевременным оформлением и сдачей документов и по ним можно обнаружить наличие встречных и возвратных движений документов, излишних операций, устранение которых сокращает путь движения документа и освобождает исполнителей от излишней и ненужной учетной работы.
Пересмотр и
Правильно организованный документооборот гарантирует своевременное получение учетным аппаратом первичных документов и быстрое отражение хозяйственных операций в учетных регистрах, что усилит контроль за хозяйственной деятельностью предприятия и будет способствовать использованию учетных данных в целях руководства и управления хозяйством.
После обработки все документы, учетные регистры и отчеты сдаются для хранения в архив. Архив учетных документов принято делить на текущий и постоянный. В текущем архиве хранятся отработанные документы текущего отчетного периода. К ним относятся кассовые отчеты и выписки из счетов банков с документами, сменные рапорты, рабочие наряды, требования, приходные ордера, а также журналы-ордера, ведомости к ним, карточки, книги.
Постоянный архив составляет неотъемлемую часть общего архива предприятия, в котором документы, учетные регистры и отчеты прошлых лет хранятся в течение сроков, предусмотренных указаниями архивных органов.
Организация синтетического и аналитического учета осуществляется на основе единого плана счетов бухгалтерского учета, положений и инструкций по учету важнейших хозяйственных операций.
Единый план счетов создает условия для осуществления единства методологии бухгалтерского учета однородных хозяйственных средств, их источников и хозяйственных операций, а также обеспечит применение единой экономической характеристики однородных групп счетов вне зависимости от вида деятельности. Кроме того, единый план счетов облегчит работу по подготовке учетных кадров, по руководству и организации бухгалтерского учета на предприятиях.
Организация аналитического учета зависит от особенностей и конкретных условий работы того или другого предприятия.
В нашей практике построение аналитических регистров, взаимосвязь их с регистрами синтетического учета, а также способы отражения в них записей строго не регламентируются. Это создает широкие возможности для приспособления аналитического учета к условиям работы предприятия и использования новейших и более рациональных приемов техники бухгалтерского учета.
При компьютеризации учета в первую очередь должны быть разработаны программы для наиболее трудоемких бухгалтерских работ.
По учету заработной платы:
• начисление заработка по первичным документам и составление накопительных карт;
• составление платежных и расчетно-платежных ведомостей и расчетных листов;
• составление и подсчет ведомостей – сводные данные по расчетам с рабочими и служащими и заработной плате по ее составу и категориям работающих.
По учету товарно-материальных ценностей:
• таксировка приходных и расходных документов;
• группировка прихода и расхода материалов, предметов в разрезе складов, синтетических счетов, учетных групп, составления ведомостей по их движению и подсчет итогов по этим регистрам;