Быть секретарем руководителя фирмы

Лукаш Юрий Александрович

– собеседник сначала, что называется, «гладит», а потом «кусает». Манипулируя похвалой и критикой, он стремится дезориентировать, подчинить себе эмоционально. Не радуйтесь комплиментам, не печальтесь из-за критики. Задайтесь вопросом о том, чего он хочет этим добиться на самом деле;

– оппонент старается показать, что ваша зависимость от него и от его доброй воли гораздо больше, чем это есть на самом деле. Этим он, возможно, стремится смутить партнера, навязать ему роль «просителя», вызвать неуверенность в позиции. В такой ситуации не спешите задавать критические вопросы, реагируйте демонстративно хладнокровно. Задачей здесь не является соблюдение последовательности. Главное – привести к

последовательному поведению собеседника. Как правило, самыми «трудными» клиентами оказываются люди с совершенно непоследовательным поведением.

Власть руководителя

Власть невозможна без субъекта (оказывающего влияние) и объекта (подверженного влиянию). Власть имеет административные, информационные и социопсихологические основания. Власть руководитель над персоналом – понятие обобщающее, имеющее ряд конкретных проявлений, как то:

– позиционная власть – это ни что иное, как деловой авторитет руководителя. Держится позиционная власть исключительно на лояльности и харизме руководителя;

– власть через вознаграждение. Фундаментом этого вида проявления власти руководителя является синтез убеждения и авторитета руководителя, мотивом служит стремление сотрудников удовлетворить свои потребности и интересы;

– власть через наказание. Это не самый лучший способ обеспечить лояльность персонала, он снижает степень лояльности до критической нулевой отметки. Власть, основанная на страхе перед санкциями, не делает чести руководителю. Сила власти, базирующаяся на страхе, прямо пропорциональна тяжести наказания и обратно пропорциональна вероятности избежать его в случае непослушания;

– власть руководителя как эксперта. Если руководитель не только прирожденный лидер, но ещё и профи высокого класса, персонал фирмы видит в нем эксперта по бизнесу. Данное обстоятельство только стимулирует лояльность персонала к руководителю. Власть руководителя как эксперта имеет нечто общее с позиционной властью, но четко отделяет формального лидера от реального;

– информационная власть. Чтобы управлять людьми, необходимо обладать информацией о них не только как о специалистах, но и как о людях. Есть два вида информации: официальная и неофициальная.

Официальная информация – та, которую предоставляют при поступлении на работу. К неофициальной информации можно отнести данные, полученные в ходе неофициальной беседы о работнике с лицами, знающими его при других обстоятельствах. Методами сбора информации являются:

– беседа (или собеседование) с самим сотрудником;

– анкетирование персонала;

– эксперимент (включенный или невключенный; при включенном вы ставите работника в некие условия, а сами участвуете в эксперименте; при невключенном – наблюдаете за подчиненным со стороны);

– участие в тренингах. Некоторые исследователи рассматривают данный метод как специфическую форму включенного эксперимента. Это верно в том случае, если руководитель (или лицо, заинтересованное в лояльности) присутствует при совместном тренинге;

– власть убеждения. Руководитель использует эту форму в момент сильнейших испытаний, когда требуется нестандартный подход и огромная энергия;

– власть идентификации. Данный вид проявления власти руководителя имеет эмоциональноиррациональную природу. Внешнее проявление: подчиненные стремятся понравиться начальству, желают быть похожими на него, проецируют его стиль поведения на свой.

Основы взаимоотношений секретаря и руководителя

Хороший секретарь может высвободить дополнительное время для творческой работы своего начальника и существенно облегчить его управленческую деятельность. Для этого секретарь должен иметь четкое представление о распорядке дня руководителя и его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал. Задача секретаря – следить за исполнением этих планов, своевременно напоминать руководителю и сотрудникам о предстоящих встречах, совещаниях, конференциях, отчетах и т. д. Секретарю необходимо построить работу таким образом, чтобы руководителю не мешали в неподходящее время ни звонки, ни посетители, чтобы прием посетителей происходил в заранее установленное время, чтобы во время деловых встреч, совещаний ничто постороннее не отвлекало от работы.

Предпосылкой успешного сотрудничества секретаря с руководителем являются чувство ответственности и его инициатива. Умение вникнуть в детали, всегда точно знать, что нужно в данный момент, способность в пределах своей компетенции не бояться принять быстрое и продуманное решение – качества, гарантирующие успех работы секретаря.

Деятельность секретаря на фирме начинается с вводной беседы руководителя, который обычно достаточно подробно рассказывает о стиле и методах своей работы, формулирует основные требования, которые он предъявляет к секретарю. Нередко руководителю и секретарю установить нужный деловой контакт удается не сразу и обоим требуется время и терпение.

При первой встрече с руководителем или должностным лицом высокого ранга секретарь обязан встать и поздороваться (женщина может не подавать руки, если она этого не желает).

Для того, чтобы взаимоотношения руководитель – секретарь успешно складывались, следует координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. При этом должны быть учтены специфические условия работы предприятия, личность руководителя и секретаря.

К руководителю фирмы часто обращаются по конкретным вопросам, требующим при их рассмотрении дополнительной информации. Секретарь имеет возможность и обязан в предварительном разговоре тактично выяснить суть вопроса, с которым пришел посетитель, и в случае необходимости попросить соответствующие подразделения подготовить материалы, которые могут понадобиться руководителю при решении вопроса во время приема посетителя.

Нередко оказывается, что посетитель пришёл к руководству просто потому, что не знает, к кому обратиться. В таких случаях секретарь должен избавить и посетителя, и руководителя от бесплодной беседы и прямо направить его в соответствующий отдел к компетентному сотруднику.

Важное значение имеет сочетание рабочего ритма руководителя (директора) и секретаря. Такой ритм задает администратор. Выработка единого рабочего ритма происходит в процессе взаимного познания и приспособления двух индивидуальностей. Секретарь в силу своего положения должен изучать особенности характера, системы мышления, манеры поведения, разговора, логики принятия решений своего начальника. Без этого он просто не сможет помогать своему руководителю, а, следовательно, не будет соответствовать своему предназначению. Руководитель, исходя из индивидуальных особенностей секретаря, должен помогать ему повышать свой профессиональный уровень, совершенствовать стиль работы, всесторонне развиваться.

Синхронность рабочего ритма секретаря и руководителя подвергается испытанию, когда начальник временно отсутствует, и секретарю приходится работать с его заместителем. Секретарь не может выполнять свою работу эффективно, если не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значении в деятельности всей организации.

Ответственность секретаря велика уже потому, что он является личным организатором руководителя и решает, с кем ему необходимо встретиться, с кем переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения и что можно переадресовать другим сотрудникам.