Быть секретарем руководителя фирмы

Известный специалист в области управленческой деятельности Дж. Харрисон сформулировал следующие необходимые секретарю качества:

– секретарь не должен допускать ошибок в документации и тем самым способен освободить шефа от постоянной проверки каждого документа;

– при разговоре по телефону секретарь должен уметь тактично и гибко ответить на любой вопрос, а руководитель должен доверять своему секретарю решение вопросов, которые в деятельности конторы считаются конфиденциальными;

– секретарь

должен уметь выбрать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчётах и журналах, чтобы избавить его от необходимости детально изучать материалы;

– секретарь должен понимать, что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня;

– секретарь должен чётко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствие руководителя, а руководитель должен быть в свою очередь уверен, что секретарь справится с той работой, которая может возникнуть в его отсутствие;

– секретарю необходимо чувство юмора;

– поведение секретаря и эффективность его работы – пример для всех сотрудников;

– секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т. д.

Среди личных качеств секретаря в первую очередь следует выделить: опрятный внешний вид, аккуратность, отзывчивость, приветливость, вежливость, внимательность к окружающим, выдержанность, умение владеть своими чувствами и эмоциями. Высоко оценится тактичность секретаря, ненавязчивость, тонкий юмор, наблюдательность, искренность.

В целом среди личных качеств секретаря важное место занимают следующие:

– любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей;

– чувство юмора;

– готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях;

– стремление к пополнению знаний, любовь к книгам и периодике;

– живой интерес и стремление быть в курсе событий, происходящих в фирме или организации;

– отзывчивость, умение адаптироваться;

– опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки;

– умение быстро переключаться при изменении вида работы;

– умение правильно рассчитывать время, необходимое для работы в период больших загрузок.

В числе деловых качеств секретаря можно выделить нижеследующие:

– хороший уровень самоорганизации, умение организовывать ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов;

– проявления инициативы в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные решения;

– важное значение имеет готовность принимать на себя ответственность по поставленным ее руководителем задачам, которые в своем большинстве касаются повторяющихся конторских операций; умение обеспечить их надежное и эффективное выполнение;

– высокая квалификация в области компьютерного набора; секретарских обязанностей, организационные навыки;

– умение проявлять тактичность, соблюдать конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями. Секретарь также должна быть общительной в отношении с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех своих устремлениях;

– кроме того, для руководителя большое значение имеет пунктуальность его секретаря, это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч, посещению совещаний.

Секретарь должен знать:

– положения и инструкции по документационному обеспечению;

– руководящий состав предприятия, его подразделений;

– машинопись;

– работу на персональном компьютере;

– правила орфографии и пунктуации;

– порядок расположения материала при печатании различных документов;

– правила эксплуатации пишущих машин, персонального компьютера, диктофонов, магнитофонов;

– правила пользования приёмно-переговорными устройствами;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– основы научной организации секретарской службы;

– правила и нормы охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии, противопожарной защиты.

Считается, что секретарь должен пользоваться авторитетом не только у своего начальника, но и обязательно во всем коллективе учреждения. Этот авторитет отчасти создается самим руководителем, когда он показывает сотрудникам, что секретарь в определенной степени делит с ним ответственность, участвуя в управленческой и координационной работе. Но в первую очередь авторитет секретаря зависит от ее преданности делу, принципиальности, профессионального уровня.

Важно не просто поступать правильно, важно создать о себе такое мнение в коллективе, что, выполняя посреднические функции между руководителем и сотрудниками, секретарь в принципе не допускает субъективизма, не поддается минутному настроению, при этом его симпатии и антипатии не распространяются на служебные отношения.

Примерный перечень обязанностей секретаря руководителя организации включает следующие функциональные действия:

– просмотр и надлежащая обработка входящей и исходящей почты;

– ведение телефонных разговоров, организация приемов, включая прием и обслуживание посетителей;

– подшивка документов и ведение дел;

– стенографирование, расшифровка и печатание стенограмм, составление писем, подготовка кратких справок по отчетам и т. д.;

– оформление различных счетов;

– руководство деятельностью подчиненного делопроизводственного персонала;

– учет и регистрация деловой корреспонденции, включая личную переписку руководителя;